Como fazer um plano financeiro

Plano financeiro: um guia completo para o sucesso financeiro empresarial

Ter um plano financeiro sólido e bem definido é essencial para o sucesso de qualquer empresa. O plano económico financeiro desempenha um papel fundamental na gestão das finanças e na tomada de decisões estratégicas. Neste artigo, discutiremos a importância de ter um plano financeiro e veremos quais são as diferenças em relação ao planeamento financeiro, outra peça fulcral para o sucesso empresarial. Além disso, exploraremos alguns dos métodos mais populares utilizados para elaborar um plano financeiro eficaz, como o SWOT, o 5W2H e o ciclo PDCA.

1. O que é o plano financeiro

Um plano financeiro é um documento estratégico que estabelece metas, estratégias e ações específicas relacionadas às finanças duma empresa. É um componente crucial do planeamento empresarial, permitindo uma visão clara e organizada das finanças e direcionando as atividades financeiras de curto e longo prazo. A figura do CFO (Chief Financial Officer) desempenha um papel central no desenvolvimento, execução e monitoramento do plano financeiro da empresa.

O plano financeiro é um documento específico que resulta do processo de planeamento financeiro. O plano representa uma descrição detalhada das estratégias, ações e projeções financeiras da empresa para um período de tempo específico, geralmente um ano. O plano financeiro inclui informações como a estrutura de custos, receitas projetadas, fluxo de caixa, investimentos planeados, políticas de crédito, projeções de vendas e outras métricas financeiras relevantes. O objetivo do plano financeiro é fornecer um roteiro detalhado para a implementação das estratégias financeiras estabelecidas durante o planeamento financeiro.

2. Plano financeiro e planeamento financeiro, qual é a diferença?

O plano financeiro e o planeamento financeiro são termos frequentemente usados no contexto empresarial para se referir a diferentes aspetos do gerenciamento das finanças duma empresa. Embora possam ser usados ​​de forma intercambiável em algumas situações, eles têm significados distintos. Vamos analisar as diferenças entre eles:

O planeamento financeiro é um processo contínuo e abrangente que envolve a definição de metas financeiras e o desenvolvimento de estratégias para alcançá-las. Ele abrange várias etapas, incluindo análise da situação financeira atual da empresa, previsão de receitas e despesas futuras, elaboração de orçamentos, definição de metas de investimento, avaliação de riscos e criação dum plano de ação para atingir os objetivos financeiros estabelecidos. O planeamento financeiro considera tanto o curto prazo (geralmente dum ano) quanto o longo prazo (geralmente de três a cinco anos) e é fundamental para orientar as decisões financeiras estratégicas da empresa.

Em resumo, o planeamento financeiro é um processo contínuo de estabelecimento de metas e estratégias financeiras, enquanto o plano financeiro é um documento específico que detalha as ações e projeções financeiras para um determinado período de tempo. O planeamento financeiro é mais amplo e abrangente. Em contrapartida, o plano financeiro é mais específico e detalhado. Ambos são importantes para uma gestão financeira eficaz e devem ser revisados e atualizados regularmente para garantir a sustentabilidade financeira e o sucesso da empresa.

3. Como elaborar o plano financeiro duma empresa em 10 passos

O processo para elaborar um plano financeiro é complexo e exige um trabalho sério de análise e definição de objetivos. Aqui estão os passos mais importantes:

  • Passo 1: Definir os objetivos financeiros. Identifique os objetivos financeiros específicos que deseja alcançar. Isso pode incluir aumento da receita, redução de custos, aumento da margem de lucro, aumento do retorno sobre o investimento, entre outros. Certifique-se de que seus objetivos sejam realistas e alinhados com a estratégia geral da empresa.
  • Passo 2: Analise a situação financeira atual. Realize uma análise completa da situação financeira atual da empresa. Verifique os balanços patrimoniais, demonstrativos de resultados, fluxos de caixa e outros relatórios financeiros relevantes. Identifique os pontos fortes e fracos financeiros da empresa, bem como as áreas que precisam de melhorias.
  • Passo 3: Faça projeções financeiras. Com base nas informações coletadas, realize projeções financeiras para o período abrangido pelo plano. Isso envolve estimar receitas, despesas, fluxo de caixa e outras métricas financeiras relevantes. Utilize dados históricos, análise de mercado e outras informações para embasar suas projeções.
  • Passo 4: Estabeleça um orçamento. Desenvolva um orçamento detalhado que alinhe as projeções financeiras com os objetivos estabelecidos. Determine quanto pretende gastar em cada categoria de despesa e defina limites claros para cada uma delas. O orçamento deve ser realista, prático e flexível para acomodar mudanças e imprevistos.
  • Passo 5: Procure fontes de financiamento. Avalie as diferentes fontes de financiamento disponíveis para sua empresa. Isso pode incluir capital próprio, empréstimos bancários, investidores, crowdfunding ou outras opções de financiamento. Determine quais fontes são mais adequadas para atender às necessidades financeiras da empresa e planeje como obter esses recursos.
  • Passo 6: Desenvolva estratégias de receita. Analise suas estratégias de receita e identifique maneiras de aumentar a geração de receitas. Isso pode envolver o desenvolvimento de novos produtos ou serviços, a expansão para novos mercados, a melhoria do relacionamento com os clientes existentes ou a otimização dos preços.
  • Passo 7: Gerencie os riscos financeiros. Identifique e avalie os riscos financeiros que sua empresa pode enfrentar. Isso pode incluir flutuações econômicas, instabilidade do mercado, inadimplência de clientes, mudanças regulatórias, entre outros. Desenvolva estratégias para mitigar esses riscos e crie planos de contingência para lidar com possíveis adversidades.
  • Passo 8: Monitore e faça os ajustes necessários. Uma vez que o plano financeiro esteja em vigor, monitore regularmente o desempenho financeiro real em relação ao planeado. Faça ajustes conforme necessário para manter o plano atualizado e alinhado com as condições e metas em constante mudança.
  • Passo 9: Comunique e envolva a equipe. Compartilhe o plano financeiro com sua equipe e garanta o envolvimento e a compreensão de todos os colaboradores. Explique os objetivos financeiros, as estratégias e as ações planeadas. Mostre como cada membro da equipe pode contribuir para o cumprimento do plano financeiro. Promova a transparência e a comunicação aberta, permita que os trabalhadores compartilhem ideias, sugestões e preocupações relacionadas ao plano financeiro. Estabeleça metas individuais e coletivas alinhadas ao plano financeiro e forneça feedback regular sobre o desempenho.
  • Passo 10: Por último, mas não menos importante: avalie e revise periodicamente o plano. Um plano financeiro não deve ser estático, pois as condições e circunstâncias podem mudar ao longo do tempo. Realize avaliações regulares do desempenho financeiro e compare os resultados alcançados com as metas estabelecidas. Identifique áreas que precisam de ajustes e atualize o plano de acordo.
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Esteja atento a mudanças no ambiente econômico, regulatório e de mercado que possam impactar o plano financeiro. Faça ajustes conforme necessário para garantir que o plano permaneça relevante e alinhado aos objetivos da empresa.

Análise do plano financeiro

4. Quando deve ser elaborado um plano financeiro empresarial

Uma empresa deve fazer um plano financeiro em diferentes momentos de sua existência e operação. Aqui estão alguns momentos-chave em que a elaboração dum plano financeiro é essencial:

  • Fase de criação ou lançamento da empresa: logo no início, ao criar ou lançar uma empresa, é importante desenvolver um plano financeiro para estabelecer metas financeiras, estratégias de financiamento, estimativas de custos iniciais, projeções de receitas e despesas, entre outros. Esse plano ajudará a empresa a ter uma visão clara de suas necessidades financeiras e a criar uma estrutura sólida para suas operações futuras.
  • Expansão ou crescimento: quando uma empresa está em fase de expansão ou crescimento, é crucial elaborar um plano financeiro para sustentar e gerenciar esse crescimento. Isso inclui a identificação de fontes de financiamento, estimativas de investimentos necessários, projeções de fluxo de caixa, avaliação de riscos financeiros e desenvolvimento de estratégias de gerenciamento financeiro para garantir que a expansão seja viável e sustentável.
  • Mudanças significativas no ambiente de negócios: se uma empresa enfrentar mudanças importantes, como flutuações econômicas, avanços tecnológicos, mudanças regulatórias ou nas preferências do consumidor, um plano financeiro atualizado se torna essencial. Isso permitirá que a empresa avalie o impacto dessas mudanças em suas finanças, ajuste suas estratégias financeiras e tome decisões informadas para se adaptar ao novo cenário.
  • Planeamento anual: no início de cada ano fiscal, é recomendável elaborar um plano financeiro para o próximo período. Esse plano abordará metas financeiras, orçamentos, projeções de vendas, planos de investimento, análise de riscos e estratégias financeiras para o ano em questão. O plano financeiro anual ajuda a empresa a definir prioridades, alocar recursos adequadamente e monitorar o desempenho ao longo do ano.
  • Situações financeiras complicadas: em momentos de dificuldades financeiras, como crises econômicas, flutuações no mercado ou problemas financeiros internos, a elaboração dum plano financeiro é crucial para reverter a situação. Esse plano pode envolver estratégias de redução de custos, reestruturação de dívidas, aumento de eficiência operacional, captação de recursos adicionais ou outras medidas para restaurar a saúde financeira da empresa.

5. Métodos utilizados para elaborar o plano financeiro

Existem diversos métodos e técnicas que podem ser empregados na elaboração dum plano financeiro eficaz. Alguns dos mais populares são:

5.1 Método SWOT

O método SWOT é uma técnica de análise estratégica que ajuda as empresas a avaliarem sua situação atual, identificar pontos fortes e fracos internos, além de oportunidades e ameaças externas. A sigla SWOT vem das iniciais das palavras em inglês Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Também é conhecido como método de análise FOFA, pela tradução em português (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças).

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A análise SWOT é amplamente utilizada em diversos campos, como planeamento estratégico, marketing, gestão de projetos e gestão empresarial. A análise oferece uma visão abrangente e estruturada do ambiente interno e externo duma organização, permitindo que os gestores identifiquem fatores críticos que podem impactar o desempenho e a competitividade.

Aqui está uma descrição mais detalhada de cada componente da análise SWOT:

  • Strengths (Forças): são as características e recursos internos que dão à empresa uma vantagem competitiva. Isso pode incluir competências distintivas, patentes, qualidade dos produtos, reputação da marca, liderança de mercado, capacidades da equipe, entre outros.
  • Weaknesses (Fraquezas): são as limitações e deficiências internas da empresa que podem prejudicar seu desempenho. Isso pode incluir falta de recursos, deficiências em processos internos, dependência excessiva dum cliente ou fornecedor, falta de experiência em determinada área, entre outros.
  • Opportunities (Oportunidades): fatores externos favoráveis ​​que a empresa pode aproveitar para impulsionar seu crescimento e sucesso. Isso pode incluir novos mercados, mudanças nas tendências do mercado, avanços tecnológicos, mudanças regulatórias favoráveis, entre outros.
  • Threats (Ameaças): são fatores externos que representam riscos e desafios para a empresa. Isso pode incluir concorrentes fortes, mudanças nas preferências do consumidor, instabilidade econômica, mudanças nas regulamentações, entre outros.

Ao realizar uma análise SWOT, a empresa pode identificar os pontos fortes que podem ser alavancados, as fraquezas que precisam ser mitigadas, as oportunidades que podem ser exploradas e as ameaças que devem ser enfrentadas. Com base nessas informações, os gestores podem tomar decisões estratégicas informadas, como desenvolver estratégias de marketing, aprimorar processos internos, explorar novos mercados ou mitigar riscos.

A análise SWOT é uma ferramenta flexível e adaptável que pode ser aplicada a diferentes níveis duma organização, desde a análise da empresa como um todo até análises mais específicas de projetos, produtos ou departamentos. Ela oferece uma visão holística da situação da empresa, auxiliando no desenvolvimento de estratégias eficazes para maximizar as oportunidades e minimizar as ameaças.

5.2 Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é um método estruturado de gestão que visa a melhoria contínua dos processos e resultados duma organização. É composto pelas iniciais das palavras em inglês Plan, Do, Check e Act (Planear, Executar, Verificar e Agir, respectivamente). O Ciclo PDCA é frequentemente utilizado em diversas áreas, como gestão da qualidade, gestão de projetos e gestão de processos.

Vamos explorar cada etapa do Ciclo PDCA:

  • Plan (Planear): nesta etapa, estabelecem-se objetivos claros e definem-se as estratégias e ações necessárias para alcançá-los. É importante identificar os problemas ou oportunidades de melhoria, coletar dados relevantes, analisar informações e desenvolver um plano detalhado.
  • Do (Executar): após o planeamento, parte-se para a implementação do plano. As atividades planeadas são executadas, os processos são colocados em prática e os recursos são alocados conforme planeado. É essencial que haja uma comunicação eficaz e que todas as partes envolvidas estejam cientes de suas responsabilidades.
  • Check (Verificar): nesta fase, é feita uma avaliação cuidadosa dos resultados obtidos. São coletados dados e informações relevantes para verificar se os resultados alcançados estão de acordo com o planeado. É importante comparar os resultados reais com as metas estabelecidas, identificar desvios e analisar as possíveis causas desses desvios.
  • Act (Agir): com base nas informações obtidas na etapa de verificação, toma-se a ação adequada. Se os resultados estão de acordo com o planeado, o foco é na padronização e na manutenção dos processos. Caso haja desvios ou oportunidades de melhoria identificadas, são implementadas ações corretivas ou de ajuste para resolver os problemas e aprimorar os processos.

O Ciclo PDCA é um processo contínuo, em que a etapa “Agir” se torna o novo ponto de partida para um novo ciclo, refinando e aperfeiçoando progressivamente os processos da organização. O PDCA Ele incentiva a aprendizagem organizacional e a melhoria contínua, proporcionando uma abordagem sistemática e estruturada para a gestão eficaz e eficiente dos processos empresariais.

5.3 Método 5W2H

O método 5W2H é uma técnica que visa fornecer respostas claras e objetivas para o planeamento e execução de atividades. Ele é chamado 5W2H porque cada letra representa uma pergunta em inglês que deve ser respondida:

  • What (O que será feito?): define claramente qual é a atividade ou tarefa a ser realizada. É importante descrever de forma precisa e concisa o que precisa ser feito.
  • Why (Por que será feito?): explica as razões e os objetivos da atividade. É fundamental compreender a finalidade e o propósito da ação, para garantir que esteja alinhada com as metas e estratégias da organização.
  • Who (Quem será responsável?): determina quem será o responsável pela execução da atividade. É importante identificar uma pessoa ou uma equipe que assumirá a responsabilidade e a autoridade para realizar a tarefa.
  • When (Quando será feito?): define o prazo ou a data limite para a conclusão da atividade. Estabelecer uma linha do tempo ajuda a manter a organização e a garantir que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo.
  • Where (Onde será feito?): especifica o local onde a atividade será realizada. Em alguns casos, pode ser necessário indicar o local físico, enquanto em outros casos pode se referir a uma plataforma digital ou um ambiente de trabalho específico.
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Além dessas cinco perguntas, o método 5W2H também inclui mais duas perguntas adicionais:

  • How (Como será feito?): detalha os métodos, processos e recursos necessários para executar a atividade. É importante descrever os passos e as estratégias que serão adotados para alcançar os objetivos.
  • How much (Quanto custará?): avalia os custos envolvidos na execução da atividade. Isso inclui os recursos financeiros, materiais e humanos necessários, bem como qualquer outro investimento ou despesa relacionada.

O método 5W2H é uma ferramenta simples e eficaz que ajuda a esclarecer o planeamento e a execução das atividades, garantindo que todos os aspetos importantes sejam considerados. Ele é amplamente utilizado em gerenciamento de projetos, gestão de processos e planeamento estratégico para promover a clareza e a organização nas tarefas e projetos.

6. Exemplos e Dicas para um Plano Financeiro Eficaz

Aqui estão alguns exemplos e dicas para a elaboração dum plano financeiro eficaz:

  • Defina metas financeiras claras e mensuráveis. Estabeleça metas específicas para o crescimento da receita, redução de custos, margem de lucro, retorno sobre o investimento, entre outros indicadores financeiros relevantes. Certifique-se de que suas metas sejam realistas e alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa.
  • Realize projeções financeiras realistas. Use dados históricos e informações relevantes para projetar receitas e despesas futuras. Leve em consideração fatores externos, como tendências do mercado, regulamentações e concorrência.
  • Monitore e avalie regularmente. Acompanhe o desempenho financeiro real em relação ao plano e faça ajustes quando necessário. Avalie regularmente as projeções e compare-as com os resultados reais para identificar desvios e tomar medidas corretivas.
  • Esteja preparado para cenários alternativos. Considere diferentes cenários e faça análises de sensibilidade para entender como mudanças nas variáveis-chave podem afetar suas projeções financeiras. Desenvolva planos de contingência para lidar com incertezas e riscos.
  • Utilize soluções informáticas. Existem diversas soluções informáticas disponíveis que podem auxiliar na elaboração e acompanhamento do plano financeiro. Ferramentas de contabilidade, planilhas eletrônicas, softwares de gestão de despesas e aplicativos de monitoramento de desempenho podem ser utilizados para facilitar a coleta e análise de dados, além de oferecer recursos de visualização e relatórios.

7. Automatização dos processos financeiros

Ter um plano financeiro sólido é indispensável para o sucesso duma empresa. O plano fornece uma estrutura clara e organizada para o gerenciamento das finanças, auxiliando na tomada de decisões estratégicas e na conquista de metas financeiras.

Os softwares ERP (Enterprise Resource Planning) e os de gestão de despesas corporativas desempenham um papel muito importante no cumprimento do plano financeiro duma empresa. Essas soluções oferecem recursos e funcionalidades que auxiliam no gerenciamento financeiro e na tomada de decisões estratégicas. Vejamos como esses softwares podem ajudar:

7.1 Sistemas ERP

Os sistemas ERP integram e centralizam informações financeiras e operacionais num único sistema. Isso proporciona uma visão abrangente e em tempo real das finanças da empresa. Os recursos financeiros dos softwares ERP incluem contabilidade, gestão de estoque, de compras e de projetos.

Ao ter acesso a informações financeiras precisas e atualizadas por meio dum ERP, os gestores podem tomar decisões informadas e alinhadas com o plano financeiro, garantindo o cumprimento das metas estabelecidas.

7.2 Softwares de gestão de despesas corporativas

Simplificam e automatizam o processo de gestão de despesas, desde a captura de recibos até o reembolso dos colaboradores. A utilização de soluções como a Tickelia reduz erros, fornece insights valiosos e permite uma gestão financeira mais eficaz, impulsionando o sucesso financeiro da empresa.

  • Submissão de despesas: os trabalhadores podem enviar digitalmente recibos e despesas relacionadas por meio de aplicativos móveis ou plataformas online, eliminando a necessidade de processos manuais.
  • Políticas de despesas: os softwares permitem configurar políticas de despesas para garantir que estejam de acordo com as diretrizes da empresa, evitando gastos excessivos ou não autorizados e minimizando a fraude.
  • Fluxo de aprovação: permitem criar fluxos de aprovação para despesas, garantindo que elas sejam revisadas e aprovadas pelos responsáveis antes do reembolso.
  • Relatórios e análises: os softwares fornecem relatórios e análises detalhados sobre as despesas, permitindo que os gestores acompanhem os gastos, identifiquem padrões e façam ajustes conforme necessário.

Ao otimizar o processo de gestão de despesas, esses softwares ajudam a controlar os custos, melhorar a conformidade com as políticas internas e maximizar a eficiência operacional, contribuindo para a execução adequada do plano financeiro.

Em conjunto, os softwares ERP e de gestão de despesas corporativas proporcionam uma visão integrada e precisa das finanças da empresa, ajudando no monitoramento, controlo e execução do plano financeiro.

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David Moya
Gestor de conteúdos na Inology. Licenciado em Comunicação pela Universidade de Sevilha.
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