Como ter um melhor controlo da gestão de despesas de empresa?

Ter um controlo rigoroso das despesas de empresa é essencial para ter sucesso e não enfrentar problemas de rentabilidade. Para realizar uma gestão adequada das despesas de empresa, é fundamental compreender as várias tipologias que existem, uma vez que, de acordo com a sua classificação, estas despesas ser tratadas de maneira diferente.

1. ¿O que são despesas de empresa?

As despesas de empresa são definidas como o conjunto de saídas de dinheiro que se originam a partir da atividade do negócio e que têm um impacto direto no orçamento. O volume delas pode variar de acordo com o setor e o tamanho da empresa, pois as despesas podem ser de maior ou menor montante. A seguir, detalharemos e veremos cada uma delas.

1.1 Como classificar as despesas de empresa?

É importante considerar todas as despesas efetuadas em uma empresa. Para facilitar o trabalho, é necessário classificá-las de acordo com a sua tipologia. Saber diferenciar e categorizar cada uma das despesas é essencial para a gestão do negócio porque:

• É indispensável para uma gestão contábil adequada.
• Fornece uma visão detalhada dos custos do negócio.
• Facilita a elaboração de orçamentos.
• Ajuda a identificar quais despesas podem ser dedutíveis.

2. Tipos de despesas de empresa

Existem diferentes tipos de despesas de empresa, que são agrupadas de acordo com sua origem e função. As principais categorias de despesas incluem:

2.1 Despesas gerais

Essas despesas são necessárias para o funcionamento da empresa, independentemente do serviço oferecido ou da produção. São essenciais para que uma empresa continue operando. Alguns exemplos incluem:

• Aluguel do local de trabalho.
• Despesas de viagem.
• Despesas de serviços.
• Manutenção e reparos.
• Logística e transporte.
• Compra de material de escritório.
• Marketing, publicidade e design gráfico.
• Despesas administrativas e financeiras.
• Seguridade social, folha de pagamento e salários.

2.2 Despesas diretas

Ao contrário das anteriores, as despesas deste tipo estão relacionadas à produção do produto, serviço ou projeto. São necessárias para dar continuidade ao negócio e incluem matérias-primas ou recursos humanos utilizados na produção. Exemplos claros dessas despesas incluem:

• Pagamento aos trabalhadores.
• Despesas relacionadas ao controlo de qualidade.
• Aquisição de matérias-primas para a produção de produtos.

2.3 Despesas indiretas

Essas despesas não estão diretamente relacionadas à atividade produtiva da empresa, mas permitem que a empresa continue funcionando normalmente. Exemplos incluem:

• Despesas com móveis.
• Equipamentos tecnológicos.
• Material de escritório.
• Material de limpeza, etc.
• Segurança.
• Despesas administrativas, gerenciais e organizacionais.
• Ferramentas ou materiais.

Despesas indiretas são as mais básicas. Sem elas, a empresa não conseguiria realizar sua atividade produtiva.

2.4 Despesas fixas

Esta categoria inclui despesas que nunca mudam, independentemente do desempenho da empresa. As despesas fixas são determinadas pela data de vencimento, como as mensalidades do aluguel de um escritório. São imutáveis e inevitáveis. Algo que facilita o controlo desses gastos é que eles são previsíveis. Alguns exemplos de despesas fixas incluem:

• Eletricidade.
• Aluguel.
• Pagamento de seguro.
• Pagamento de taxas ou impostos.
• Serviços de especialistas em seu setor, como advogados, economistas, consultores, arquitetos, entre outros.
• Despesas administrativas.

2.5 Despesas variáveis

As despesas variáveis ​​flutuam de acordo com a atividade da organização; ou seja, se houver aumento ou diminuição na produtividade, a quantidade dessas despesas variáveis também será alterada. Exemplos de despesas variáveis incluem:

• Pagamento pela quantidade de matéria-prima: Produtos acabados ou semiacabados, dependendo da quantidade produzida.
• Subcontratação de empresas especializadas em programação, design gráfico, criação de conteúdo audiovisual, etc.
• Embalagem: O material usado na embalagem do produto também varia de acordo com a quantidade de produção e vendas.
• Comissões, como aquelas cobradas pelo banco pelo uso da máquina de cartão nas empresas.

2.6 Despesas extraordinárias

Essas despesas englobam os gastos imprevisíveis, pois não são frequentes e surgem inesperadamente. Os exemplos desses gastos incluem:

• Multas.
• Sanções.
• Incêndios.
• Inundações.

O que esses quatro casos têm em comum é que, quando uma empresa enfrenta esse tipo de situação, sua atividade produtiva é afetada por um período, por isso é útil considerá-los no orçamento para evitar grandes perdas financeiras.

3. Outros tipos de despesas de empresa

Anteriormente, falamos sobre as despesas mais comuns, mas dentro das despesas variáveis, existem outras mais específicas que também são importantes de mencionar para ter um controlo adequado sobre as despesas. Aqui estão algumas delas:

• Despesas de representação: São usadas para estabelecer e manter relacionamentos com clientes e fornecedores, sejam eles novos ou existentes.
  
• Despesas com refeições e viagens: Originam-se de acomodações e refeições para que os funcionários desempenhem suas funções fora do local de trabalho habitual.
  
• Despesas com deslocações: Ocorrem quando uma pessoa da equipa precisa usar seu próprio veículo para se deslocar por motivos profissionais.
  
• Despesas de lazer, entretenimento e bem-estar: Incluem convites para conferências, eventos culturais, esportivos e espetáculos para os trabalhadores.

4. O que são notas de despesas?

Uma nota de despesas (ou relatório de despesas) é o documento no qual cada trabalhador regista suas despesas de empresa. Estas notas são usadas para obter o reembolso do que foi gasto, desde que a despesa efetuada esteja relacionada com sua atividade profissional.

4.1 Fluxo de gestão manual das despesas de empresa

Quando as despesas de empresa são gerenciadas manualmente, existe uma cadeia de etapas a serem seguidas para que tudo seja feito corretamente. Apesar da existência de ferramentas tecnológicas que podem automatizar e digitalizar todo esse processo, ainda existem empresas que preferem o método tradicional:

• O trabalhador deve preencher um formulário (nota de despesas) em Excel, especificando as despesas.
• Anexa os recibos em papel à nota de despesas.
• Assina e entrega a nota de despesas, que é então revisada pelo responsável.
• É feito o registo contábil das despesas.
• Os recibos e as notas de despesas são arquivados.
• O reembolso do dinheiro é processado (caso não tenha efetuado os pagamentos com um cartão da empresa ou tenha recebido um adiantamento).

Trata-se de um processo longo, tedioso e com muitas fases e muito trabalho manual. Por isso, é um método ineficiente para o controlo de despesas.

4.2 Desvantagens da gestão manual das notas de despesas

Arquivar e conservar todos os documentos em papel das notas de despesas de empresa traz desvantagens como:

• Perda de tempo: Especialmente para os funcionários do departamento de contabilidade, tempo que poderia ser gasto em outras responsabilidades. Não se trata de um processo fácil ou particularmente rápido.
• O risco de fraude interna relacionada com as notas de despesas é comum e requer ainda mais tempo e trabalho para ser resolvido.
• Dificuldade em organizar e classificar cada recibo.
• Arquivo em formato físico: como o processo não é digitalizado, o acesso aos documentos fica limitado pela localização, e também é necessário gastar dinheiro para manter esses arquivos com os recibos.
• Perda de comprovantes e recibos: Não digitalizar o processo de gestão de despesas não é favorável no cenário atual, especialmente quando se fala em trabalho remoto ou a possibilidade de trabalhar à distância, pois guardar um recibo em papel pode resultar em perdas, manchas ou rasuras.

5. 10 Dicas para controlar os gastos e despesas de empresa

Manter o controlo das despesas da empresa é de extrema importância, uma vez que as organizações dependem das receitas e lucros gerados por seus serviços ou produtos. Para evitar confusões com perdas e lucros, é fundamental saber diferenciar e gerenciar cada tipo de despesa. Aqui estão algumas dicas sobre como melhorar o controlo das despesas da empresa.

5.1 Crie uma política de despesas

Estabelecer regras gerais e compartilhá-las com a equipa faz com que todos as tenham em mente ao fazer compras necessárias para a empresa. Além disso, esse sistema ajuda a priorizar com base na importância e urgência de cada item, levando em consideração o orçamento acordado.

Uma boa comunicação dessa política é fundamental para que seja conhecida por todos os funcionários que realizam despesas e para evitar confusões e mal-entendidos que podem prejudicar o ambiente de trabalho. Um funcionário que não é reembolsado por uma despesa que adiantou devido a não compreender a política de despesas da organização pode se sentir lesado pela empresa, mesmo que isso não seja verdade.

Portanto, é vital comunicar por escrito e de forma compreensível quais são os critérios, limites e restrições para o reembolso de despesas, especialmente no caso de:

• Ajudas de custo.
• Subsídio de custo por deslocação.
• Alojamento.
• Despesas de representação.

Além disso, a empresa deve estar envolvida na redução e otimização de despesas. Incentivar os funcionários com algum tipo de recompensa por economia também ajuda a conscientizar a equipa.

Por outro lado, se a empresa tiver uma solução abrangente para a gestão de despesas, como a Tickelia, a política de despesas poderá ser integrada na ferramenta de gestão, graças à configuração de limites e restrições.

5.2 Estabeleça um orçamento detalhado

Quando a empresa cria um orçamento, garante saber em que o dinheiro ganho está sendo investido e quanto está sendo gasto. Levando em consideração as despesas que mencionamos, determinar a quantia necessária facilita o controlo e a regulamentação. Para criar um orçamento sólido, é necessário:

• Prever receitas e despesas: Estime cuidadosamente as receitas provenientes das vendas e as despesas.
• Ter um plano estratégico: Estabeleça metas financeiras para a empresa de forma mensurável e realista. Isso pode ser feito por meio de benchmarking, análise de estudos anteriores, etc. Estabelecer objetivos de forma confiável evita decisões às cegas.
• Revisões de acompanhamento: Embora o orçamento geralmente seja anual, revisá-lo periodicamente ajuda a determinar se alguma área ou departamento precisa de um orçamento maior ou onde os aspectos financeiros podem ser melhorados.
• Levar em conta cada área: Relacionado ao ponto anterior, é importante criar o orçamento considerando todas as partes operacionais da empresa para manter um controlo eficaz.

O orçamento geral que a empresa elabora anualmente deve estar vinculado aos orçamentos específicos de cada projeto comercial, para que as despesas possam ser alocadas a um projeto e, assim, ter um melhor controlo sobre os custos.

5.3 Controle a fraude interna

A fraude interna relacionada com a declaração de despesas é uma prática mais comum do que se imagina. Geralmente, trata-se de pequenas fraudes, mas que ao longo do ano podem causar grandes prejuízos ao negócio. Alguns exemplos incluem relatar despesas pessoais como despesas profissionais ou exagerar os quilômetros percorridos numa viagem.

Além de adotar uma política de tolerância zero para essas irregularidades, a automatização da gestão de despesas previne eficazmente a fraude por parte dos próprios funcionários da empresa.

5.4 Negocie com fornecedores

Os fornecedores desempenham um papel fundamental na gestão de despesas da empresa, portanto, é importante revisar os contratos estabelecidos e considerar a possibilidade de melhorá-los. Alguns pontos a serem considerados ao manter e melhorar essas relações profissionais são:

• Desenvolvimento do relacionamento: Dedicar tempo para estabelecer uma boa comunicação e desenvolver o relacionamento comercial da melhor maneira possível. Isso cria relações profissionais com confiança suficiente para negociar e implementar mudanças nos contratos.
• Inovação e gerenciamento: Garantir que haja um software que ajude a administrar fornecedores de acordo com os objetivos e o setor da empresa mantém tudo em ordem e registra as informações necessárias de maneira eficiente.
• Pontualidade no pagamento: Manter os prazos adequados ao pagar aos fornecedores também é importante para manter essa parceria.

Em relação a este último ponto, também é altamente recomendável analisar o período médio de pagamento aos fornecedores (PMP) e implementar as estratégias adequadas para melhorar o retorno sobre o investimento (ROI) e a estabilidade financeira do negócio.

5.5 Integre a Business Intelligence

A análise sistemática de custos é uma tarefa que os responsáveis financeiros ou controllers podem realizar em tempo real, graças à automatização de processos que envolvem o uso da tecnologia na gestão contábil e financeira.

Ferramentas tecnológicas acumulam uma grande quantidade de dados que podem ser transformados em informações úteis para a tomada de decisões empresariais, graças ao uso da inteligência de negócios (ou Business Intelligence).

Criar relatórios sobre os custos empresariais periodicamente e comparar as variáveis mais relevantes é essencial para detectar desvios orçamentários e manter os custos variáveis sob controlo.

5.6 Utilize meios de pagamento inteligentes

Algumas soluções para a gestão de despesas incluem meios de pagamento inteligentes, como os cartões Visa Tickelia, que permitem configurar limites e restrições com base na política de despesas e eliminam preocupações e tarefas manuais, como o rastreamento e a conciliação bancária. Além disso, esses cartões contam com a função Smart AutoBlock, que permite bloquear o cartão em caso de uso indevido.

Além disso, para compras indiretas da empresa, o Tickelia oferece cartões virtuais para pagamentos online, que permitem a autorização prévia das despesas pelo responsável e aumentam a segurança dos pagamentos na Internet. No caso das assinaturas, os cartões virtuais recorrentes desempenham a mesma função, como veremos na próxima dica.

5.7 Gerencie corretamente as assinaturas

As assinaturas de empresa estão tornando-se cada vez mais comuns: ferramentas como Zoom, Microsoft Teams, publicidade online, hospedagem de blogs, serviços SEO, as tradicionais atualizações de software e antivírus… Sem dúvida, o modelo de compra por assinatura está em alta.

Gerenciar adequadamente as assinaturas tem a vantagem de prevenir o caos que pode ocorrer ao compartilhar os cartões corporativos para pagar as assinaturas de vários departamentos. Também é importante manter o controlo das ferramentas e serviços que estão sendo pagos, pois frequentemente são feitos pagamentos de assinaturas esquecidas que ninguém mais utiliza.

Mais uma vez, o uso da tecnologia fornece uma visão de 360º sobre o conjunto de assinaturas, dando autonomia aos funcionários sem que o responsável perca o controlo. Soluções como o Tickelia gerenciam as assinaturas gerando um cartão virtual para cada assinatura mensal ou anual aprovada. Com essa ferramenta, pode pausar ou cancelar uma assinatura com um único clique e controlar esses gastos por meio de limites e restrições de uso.

5.8 Automatize o pagamento na folha de pagamento

Para uma completa digitalização do processo de gestão de despesas da empresa, também é conveniente contar com uma automação abrangente do departamento de RH Nesse caso, a implementação de uma solução completa de folha de pagamento e RH, integrada a soluções especializadas em gestão de despesas, como Tickelia, permite que as empresas automatizem todo o processo de gestão, desde a apresentação até a contabilização desses valores, bem como o pagamento subsequente na folha de pagamento dos funcionários.

5.9 Digitalize as faturas

A digitalização certificada de faturas permite converter faturas impressas em formato eletrónico por meio do uso de um software homologado. Os documentos digitalizados dessa forma são aceitos pela Autoridade Tributária, tornando desnecessária a entrada manual de seus dados ou a manutenção do original em papel.

Isso nos leva à última e mais importante dica:

5.10 Automatize os processos de gestão de despesas

Depois de utilizar ferramentas inteligentes para pagamento de despesas e digitalização de documentos, a automatização de processos de gestão é o próximo passo lógico.

Automatizar todo o processo que envolve pagamento, aprovação, apresentação, contabilização, reconciliação e dedução de despesas empresariais aumenta significativamente o controlo de custos e economiza até 75% do tempo dedicado à sua gestão, ajudando os trabalhadores a não se sentirem desmotivados por tarefas monótonas e repetitivas que não agregam valor real à empresa.

Tickelia é a solução para digitalização e gestão abrangente de despesas empresariais, tornando o processo rápido, fácil e eficiente:

• Apresentação de despesas: Com a Tickelia, é fácil apresentar despesas sem se preocupar com recibos em papel A solução facilita a apresentação de despesas de diferentes tipos e formatos, permitindo o envio de recibos por e-mail, por exemplo.
• Digitalização e tecnologia OCR / QR Code: Tickelia captura e digitaliza até 18 campos das despesas com uma simples fotografia do comprovativo de pagamento, em conformidade com os requisitos da AT.
• Gestão financeira: Tickelia simplifica e agiliza os processos do departamento contábil, com liquidação e contabilização automáticas.

Portanto, a Tickelia permite uma gestão e controlo de custos com uma visão de 360º, aumenta a produtividade e reduz a fraude interna e erros manuais por meio da deteção de anomalias nas despesas apresentadas.