Vantaggi della contabilità digitalizzata

L’era digitale ha trasformato il modo in cui le aziende e i professionisti gestiscono le loro finanze, lasciandosi alle spalle noiose scartoffie e pile infinite di cartelle. La contabilità digitalizzata non è solo una tendenza passeggera, è il futuro. Ma quali sono i reali vantaggi di questo cambiamento? Scopra di più qui.

1. che cos’è la contabilità digitalizzata?

La contabilità digitalizzata si riferisce alla trasformazione e all’adattamento dei processi contabili tradizionali alle piattaforme e agli strumenti digitali. Invece di registrare manualmente le transazioni in registri cartacei o di utilizzare metodi fisici per archiviare e analizzare le informazioni finanziarie, la contabilità digitalizzata sfrutta la tecnologia per automatizzare, semplificare e migliorare questi processi. Alcune caratteristiche e aspetti chiave della contabilità digitalizzata sono:

1.1 Software e piattaforme contabili

I software e le piattaforme di contabilità sono strumenti digitali progettati specificamente per gestire ed elaborare le informazioni finanziarie e contabili per individui, aziende o organizzazioni. Questi strumenti facilitano il compito di registrare, analizzare, interpretare e presentare le transazioni e i dati finanziari. Ecco alcune delle caratteristiche e delle funzioni che offrono in genere:

• Registrazione delle transazioni: Consentono di inserire i dati relativi a vendite, acquisti, spese, entrate, tra gli altri, in modo organizzato.

• Riconciliazione bancaria: automatizza o facilita il compito di confrontare i registri contabili con gli estratti conto bancari, per assicurarne la corrispondenza.

• Reporting: produrre report finanziari come bilanci, conti economici, flussi di cassa e altri documenti contabili essenziali.

• Gestione dei crediti e dei debiti: aiuta a tenere traccia dei debiti e dei crediti dell’azienda.

• Controllo dell’inventario: alcuni software di contabilità includono funzioni per gestire l’inventario, controllando le entrate, le uscite e le scorte.

• Integrazione con altri sistemi: possono essere collegati ad altri strumenti, come sistemi di punti vendita, piattaforme di pagamento, programmi di buste paga, ecc.

• Automazione: molti processi ripetitivi, come la categorizzazione delle spese o la generazione di fatture ricorrenti, possono essere automatizzati.

• Sicurezza: queste piattaforme dispongono solitamente disolide misure di sicurezza per proteggere le informazioni finanziarie.

• Accesso multiutente: consentono a più utenti di accedere al sistema con diversi livelli di autorizzazione, facilitando la collaborazione tra, ad esempio, contabili, manager e altri dipendenti.

• Aggiornamenti e conformità: il software di contabilità viene spesso aggiornato regolarmente per adattarsi alle modifiche delle normative contabili o fiscali.

La scelta di una piattaforma contabile dipenderà dalle esigenze specifiche dell’azienda o del professionista, dalle dimensioni dell’organizzazione, dal volume delle transazioni e da altri fattori rilevanti.

1.2 Archiviazione in cloud

L’archiviazione in cloud si riferisce all’archiviazione dei dati su server remoti, anziché sul disco rigido di un computer locale o su altri supporti di archiviazione fisici. Questi server remoti sono gestiti da società di servizi cloud, e i dati archiviati su di essi possono essere accessibili e gestiti via internet.

Alcune caratteristiche:

• Accessibilità: uno dei vantaggi principali è che può accedere ai suoi file da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, purché disponga di una connessione internet. Questo è particolarmente utile per la collaborazione e il lavoro a distanza.

• Sicurezza: molti fornitori di servizi cloud offrono solide misure di sicurezza, come la crittografia dei dati, l’autenticazione a due fattori e la protezione da malware. Inoltre, archiviando i dati nel cloud, i rischi associati a danni fisici, come incendi o inondazioni, sono ridotti.

• Backup e ripristino: La maggior parte dei servizi cloud esegue automaticamente il backup dei suoi dati, facilitando il recupero in caso di perdita o danneggiamento dei dati.

• Economia di scala: L’archiviazione in cloud può essere più conveniente per molte aziende, in quanto elimina la necessità di investire in hardware costoso e nella sua manutenzione. Inoltre, molti servizi offrono piani flessibili in cui si paga solo lo spazio utilizzato.

• Sincronizzazione: I servizi di archiviazione cloud offrono spesso la possibilità di sincronizzare i file tra più dispositivi, assicurando che abbia sempre la versione più recente di un documento, sia che lo visualizzi sul telefono, sul tablet o sul computer.

• Collaborazione: molti servizi cloud le consentono di condividere file e collaborare in tempo reale con altri utenti, facilitando il lavoro di squadra.

• Scalabilità: quando le sue esigenze di archiviazione crescono, può facilmente acquistare più spazio nel cloud senza doversi preoccupare dei limiti fisici.

È importante ricordare che, sebbene l’archiviazione nel cloud offra molti vantaggi, è anche essenziale considerare le questioni relative alla privacy e assicurarsi di scegliere fornitori affidabili che offrano garanzie di sicurezza e protezione dei dati.

1.3 Automazione dei processi

L’automazione dei processi nella contabilità digitalizzata si riferisce all’uso della tecnologia per eseguire compiti contabili in modo automatico o semi-automatico, riducendo l’intervento umano e quindi il margine di errore e il tempo dedicato a tali compiti. Questa automazione può spaziare da semplici calcoli a processi più complessi, come le riconciliazioni bancarie e la generazione di report.

Caratteristiche:

• Maggiore efficienza: l ‘automazione accelera molte attività che, manualmente, potrebbero richiedere ore o addirittura giorni. Ad esempio, la riconciliazione dei conti, che comporta il confronto tra i registri contabili e gli estratti conto bancari, può essere eseguita in pochi minuti.

• Riduzione degli errori: riducendo al minimo l’intervento umano, si riduce il rischio di errori manuali, il che può portare a decisioni finanziarie più accurate e affidabili.

• Risparmio sui costi: Meno tempo dedicato a compiti ripetitivi significa meno ore di manodopera retribuita e quindi un risparmio sul costo del lavoro.

• Integrazione con altri sistemi: L’automazione va spesso di pari passo con l’integrazione. Ad esempio, il software di contabilità può essere integrato con un sistema di punti vendita per registrare automaticamente le vendite del giorno.

• Coerenza: l’automazione dei processi assicura che vengano seguiti ogni volta gli stessi passaggi e criteri, portando a risultati coerenti.

• Accesso alle informazioni in tempo reale: molti processi automatizzati possono fornire risultati in tempo reale, consentendo alle aziende di avere una visione aggiornata della loro situazione finanziaria in qualsiasi momento.

• Miglioramento della conformità: alcuni software di contabilità aggiornano automaticamente le normative fiscali e contabili, assicurando che i processi e i calcoli siano eseguiti in conformità alle normative vigenti.

Esempi di compiti che possono essere automatizzati nella contabilità digitalizzata sono:

• Categorizzazione e registrazione delle transazioni.
• Riconciliazione bancaria.
• Generazione di fatture ricorrenti.
• Calcoli di ammortamento delle attività.
• Rendicontazione finanziaria.
• Elaborazione delle buste paga.
• Calcoli fiscali e compilazione delle dichiarazioni dei redditi.

L’automazione della contabilità digitalizzata non solo migliora l’efficienza e l’accuratezza, ma consente anche ai contabili e ai professionisti della finanza di concentrarsi su compiti a maggior valore aggiunto, come l’analisi finanziaria e la pianificazione strategica.

1.4 Integrazione con altri sistemi

L’integrazione con altri sistemi nella contabilità digitalizzata si riferisce alla capacità del software contabile di connettersi, comunicare e lavorare insieme ad altre applicazioni o piattaforme digitali. Questa integrazione consente alle informazioni di fluire automaticamente tra i sistemi, eliminando la necessità di inserire manualmente i dati e facilitando una visione più coerente e unificata delle informazioni aziendali.

Alcune caratteristiche e vantaggi dell’integrazione con altri sistemi nella contabilità digitalizzata:

• Flusso automatico di informazioni: quando i sistemi sono integrati, le transazioni o gli eventi registrati in un sistema (ad esempio, una vendita in un sistema di punti vendita) si riflettono automaticamente nel software di contabilità.

• Riduzione degli errori: riducendo al minimo l’inserimento manuale dei dati, si riduce il rischio di errori umani, come duplicazioni o omissioni.

• Risparmio di tempo: l’ integrazione elimina la necessità di inserire le stesse informazioni in più sistemi, risparmiando tempo e fatica.

• Informazioni aggiornate: poiché i dati vengono sincronizzati in tempo reale o a intervalli regolari tra i sistemi, le informazioni del software contabile sono sempre aggiornate.

• Decisioni più informate: disponendo di una visione più completa e aggiornata della situazione finanziaria e operativa, gli imprenditori e i contabili possono prendere decisioni più informate.

• Ottimizzazione dei processi: l’integrazione può portare all’automazione di alcuni processi, come la fatturazione, la gestione del magazzino o l’elaborazione delle buste paga.

Esempi di sistemi che spesso si integrano con il software di contabilità sono:

• Sistemi POS (Point of Sale): per registrare automaticamente le vendite e le entrate nel software di contabilità.

• Sistemi di Customer Relationship Management (CRM): per sincronizzare le informazioni sui clienti e sulle vendite.

• Piattaforme di e-commerce: per riflettere le vendite online e gestire gli inventari.

• Sistemi di buste paga: per elaborare stipendi, detrazioni e altri aspetti della retribuzione dei dipendenti.

• Sistemi di gestione dell’inventario: per mantenere un registro aggiornato dell’inventario e dei costi associati.

• Piattaforme di pagamento: per registrare automaticamente le transazioni e i movimenti bancari.

L’integrazione con altri sistemi è una caratteristica essenziale della moderna contabilità digitalizzata, in quanto consente alle aziende di operare in modo più coeso ed efficiente e garantisce che le informazioni contabili siano accurate e aggiornate.

1.5 Sicurezza avanzata

La sicurezza avanzata nella contabilità digitalizzata si riferisce all’insieme di misure, protocolli e strumenti tecnologici implementati per proteggere le informazioni finanziarie e contabili da minacce, accessi non autorizzati, perdita di dati e altri rischi associati alla gestione digitale delle informazioni. Poiché la contabilità digitalizzata comporta l’archiviazione e la gestione di dati sensibili su piattaforme digitali, sono essenziali sistemi di sicurezza solidi.

Alcune caratteristiche e aspetti chiave di una maggiore sicurezza nella contabilità digitalizzata:

• Crittografia: La crittografia converte le informazioni in un codice per impedire l’accesso non autorizzato. I dati, sia in transito che a riposo, vengono crittografati per garantire che solo le persone con la chiave giusta possano decifrarli.

• Autenticazione a due fattori (2FA): si tratta di un ulteriore livello di sicurezza che richiede agli utenti di fornire due forme di identificazione prima di accedere al sistema. In genere, si tratta di qualcosa che l’utente conosce (una password) e di qualcosa che l’utente possiede (un codice inviato al suo telefono, ad esempio).

• Backup automatici: I sistemi di contabilità digitale di solito eseguono backup regolari e automatici dei dati, consentendo un recupero rapido in caso di perdita o corruzione dei dati.

• Protezione da malware e virus: i buoni fornitori di software di contabilità implementano misure di protezione da software dannosi che potrebbero compromettere l’integrità dei dati o la privacy.

• Controllo degli accessi: i sistemi consentono di impostare diversi livelli di autorizzazioni, assicurando che solo il personale autorizzato possa accedere a determinate informazioni o eseguire determinate azioni.

• Aggiornamenti di sicurezza: i fornitori di software di contabilità rilasciano spesso aggiornamenti regolari per risolvere le vulnerabilità e rafforzare la sicurezza del sistema.

• Monitoraggio e avvisi: alcuni sistemi avanzati monitorano costantemente l’attività e inviano avvisi in caso di comportamenti insoliti o sospetti, come tentativi di accesso da luoghi sconosciuti.

• Infrastruttura sicura: quando si utilizza il cloud storage, i fornitori dispongono spesso di centri dati con misure di sicurezza fisica, come sorveglianza 24/7, controlli biometrici degli accessi e sistemi antincendio.

• Piani di risposta agli incidenti: In caso di violazione della sicurezza o di incidente, è essenziale disporre di un piano prestabilito per affrontare il problema, notificare le parti interessate e intraprendere azioni correttive.

Una maggiore sicurezza nella contabilità digitalizzata non solo protegge le informazioni finanziarie, ma garantisce anche fiducia e tranquillità alle aziende e ai loro stakeholder. È essenziale scegliere fornitori di software e di servizi cloud che abbiano un impegno comprovato per la sicurezza e che offrano gli strumenti e i protocolli necessari per proteggere i dati sensibili.

2. qual è l’importanza della contabilità digitalizzata?

La contabilità digitalizzata ha trasformato il modo in cui le aziende e i professionisti gestiscono e analizzano le loro informazioni finanziarie. La sua importanza risiede in una serie di benefici e vantaggi rispetto ai metodi contabili tradizionali. Ecco alcuni dei principali motivi per cui la contabilità digitalizzata è essenziale nel mondo di oggi:

• Efficienza operativa: l’ automazione dei compiti ripetitivi e l’integrazione con altri sistemi riducono il tempo necessario per eseguire i processi contabili, consentendo alle aziende di essere più agili e reattive.

• Riduzione degli errori: l’intervento manuale nella contabilità tradizionale può portare a degli errori. La contabilità digitalizzata, automatizzando molti processi, riduce al minimo questi errori, garantendo una maggiore accuratezza dei record.

• Accesso in tempo reale: la contabilità digitalizzata consente alle aziende di accedere alle informazioni finanziarie in tempo reale, facilitando decisioni rapide basate su dati aggiornati.

• Risparmio sui costi: Riducendo la necessità di risorse fisiche (come carta e spazio di archiviazione) e ottimizzando il tempo del personale, le aziende possono ottenere risparmi significativi.

• Maggiore sicurezza: le soluzioni contabili digitalizzate offrono in genere misure di sicurezza avanzate, come la crittografia, l’autenticazione a due fattori e i backup automatici, proteggendo le informazioni dalla perdita o dall’accesso non autorizzato.

• Facilita la conformità: il software di contabilità viene regolarmente aggiornato per adattarsi alle modifiche delle normative fiscali e contabili, aiutando le aziende a rimanere conformi.

• Mobilità e flessibilità: con la contabilità in cloud, i professionisti possono accedere ai dati da qualsiasi luogo e dispositivo dotato di connessione internet, il che è particolarmente utile in un mondo sempre più globalizzato, con una tendenza crescente al lavoro a distanza.

• Collaborazione migliorata: le piattaforme digitali facilitano la collaborazione tra i team, i reparti e persino tra l’azienda e i suoi consulenti esterni, come i contabili o i revisori.

• Analisi e proiezioni: molti sistemi di contabilità digitale offrono strumenti analitici che consentono alle aziende di ottenere preziose informazioni sulle loro prestazioni finanziarie e di fare proiezioni future basate su dati storici.

• Sostenibilità: riducendo la dipendenza dalla carta e da altre risorse fisiche, la contabilità digitalizzata è più rispettosa dell’ambiente.

In breve, la contabilità digitalizzata non solo modernizza e snellisce i processi contabili, ma fornisce alle aziende strumenti e dati che possono essere fondamentali per il loro successo e la loro crescita in un mercato competitivo. In un mondo sempre più digitale, adattarsi a queste tecnologie non è solo un vantaggio, ma una necessità.

3. Tickelia: il suo ponte verso la contabilità digitalizzata

Nell’era della digitalizzazione, le aziende sono alla costante ricerca di strumenti che consentano loro di ottimizzare le operazioni, ridurre gli errori e migliorare l’efficienza. Uno di questi strumenti è Tickelia, una soluzione completa progettata per gestire le spese aziendali in modo efficiente e moderno.

3.1 Perché Tickelia è essenziale per la transizione alla contabilità digitalizzata?

• Riduzione del tempo amministrativo: Tickelia si occupa di ridurre al minimo le attività di gestione delle spese aziendali manuali, noiose e soggette a errori. Tickelia digitalizza le ricevute e i supporti di pagamento con la sua tecnologia OCR ICR, che aiuta poi a ottenere un maggiore controllo attraverso la digitalizzazione.

• Automazione della riconciliazione bancaria: uno dei compiti più complessi della contabilità è la riconciliazione bancaria. Tickelia semplifica questo processo, assicurando che i registri contabili corrispondano agli estratti conto bancari, senza la necessità di rivedere manualmente ogni transazione.

• Liquidazione e contabilità efficienti: Con Tickelia, il processo di liquidazione delle spese e la loro registrazione diventano più fluidi. Inoltre, facilita il trasferimento della contabilità all’ERP e consente i pagamenti SEPA, ottimizzando ulteriormente la gestione finanziaria.

• Flussi di approvazione multilivello: Tickelia non solo gestisce la gestione delle spese, ma consente anche di impostare flussi di approvazione multilivello. Questo assicura che ogni spesa venga sottoposta alle revisioni e alle approvazioni necessarie, garantendo un maggiore controllo e trasparenza.

• Integrazione con altri software: uno dei grandi vantaggi di Tickelia è la sua capacità di integrarsi con altri sistemi di gestione, siano essi ERP, CRM, sistemi di buste paga, strumenti HR o agenzie di viaggio. Sia tramite scambio di file che tramite API Rest, Tickelia comunica in modo bidirezionale con questi sistemi, massimizzando l’automazione e garantendo la sincronizzazione e l’aggiornamento delle informazioni su tutte le piattaforme.