Carta o fattura elettronica: cosa è meglio?

Non esiste azienda senza fatture. Le tradizionali fatture cartacee sono state recentemente affiancate dalle fatture elettroniche, sempre più utilizzate dalle aziende di tutto il mondo. In questo articolo esploreremo la dualità tra fatture cartacee ed elettroniche: quali sono i loro vantaggi e svantaggi? Qual è l’opzione migliore?

1. Fattura cartacea o elettronica?

La rivoluzione digitale ha trasformato il modo in cui le aziende gestiscono i documenti finanziari. La fattura cartacea, protagonista indiscussa per decenni, sta iniziando a perdere importanza e viene sostituita dalla fattura elettronica, grazie ai suoi numerosi vantaggi.

La scelta tra fattura cartacea ed elettronica dipende dalle sue esigenze e preferenze, oltre che dai requisiti legali e dalle normative fiscali del suo Paese. Anche altri elementi, come le preferenze dei suoi clienti, l’efficienza operativa e l’approccio alla sostenibilità, giocano un ruolo importante. Spesso, le aziende optano per una combinazione di entrambi i formati, al fine di soddisfare le esigenze di clienti diversi e rimanere conformi alla legge.

In Spagna, ad esempio, le aziende della pubblica amministrazione sono obbligate dal 2021 ad emettere tutte le loro fatture in formato elettronico. La Legge Crea y Crece, approvata nel settembre 2022, rende obbligatoria la fatturazione elettronica nei rapporti commerciali tra aziende e lavoratori autonomi in una data ancora da definire.

2. Che cos’è una fattura?

La fattura è un documento commerciale utilizzato per registrare ufficialmente una transazione di acquisto o vendita di beni o servizi tra due parti: il venditore e l’acquirente.

Questa transazione può avvenire tra aziende (B2B), tra aziende e pubblica amministrazione (B2G) o tra un’azienda e un consumatore finale (B2C). La fattura è un elemento chiave nella gestione contabile e finanziaria di qualsiasi azienda.

Le fatture sono documenti legali che supportano la transazione e servono come prova di acquisto o vendita. Inoltre, sono essenziali per la contabilità aziendale e la rendicontazione fiscale. Le aziende di solito conservano le copie delle fatture come parte della loro documentazione finanziaria e devono conservarle per un certo periodo di tempo, in conformità alle normative fiscali locali.

2.1 Dettagli della fattura

Indipendentemente dal fatto che si tratti di una fattura cartacea o elettronica, questo documento deve contenere una serie di dettagli obbligatori per essere legalmente valido. Questi dettagli possono variare a seconda della legislazione di ciascun Paese, ma di solito includono le seguenti informazioni:

• Dati dell’emittente: i dati del venditore o del fornitore di servizi, compresi nome, indirizzo, codice fiscale (numero di partita IVA) e altri dati di contatto.

• Dati deldestinatario: i dati dell’acquirente o del cliente, compresi nome, indirizzo e codice fiscale (se si tratta di una società).

• Data di emissionee di scadenza: la data di emissione della fattura e la data di scadenza del pagamento o la data di scadenza del pagamento.

• Numero di fattura: un numero unico che identifica la fattura, che di solito è consecutivo e facilita la tracciabilità e l’organizzazione delle transazioni.

• Descrizione dei beni o servizi: dettagli chiari e precisi dei beni o servizi venduti, comprese le quantità, i prezzi unitari e i totali.

• Imposte: Imposte applicabili, come l’Imposta sul Valore Aggiunto (IVA) o altre imposte locali, insieme agli importi corrispondenti.

• Totale da pagare: l’importo totale dovuto dall’acquirente, compreso il costo della merce o dei servizi e le imposte.

• Termini dipagamento: i termini di pagamento, compresi i metodi di pagamento accettati e le scadenze concordate.

• Coordinate bancarie: se specificate, le coordinate bancarie del venditore per consentire all’acquirente di effettuare il pagamento.

2.2 Tipi di fattura

Esistono diversi tipi di fattura che sono regolamentati dalla legge. La fattura elettronica è uno di questi tipi ed è caratterizzata dal fatto che viene emessa e ricevuta in formato digitale attraverso un programma approvato dall’Agenzia delle Entrate, seguendo determinati parametri.

I tipi più comuni sono le fatture ordinarie, le fatture semplificate, le fatture correttive e le fatture proforma. La fattura ordinaria o completa (può essere in formato cartaceo o elettronico) è quella più comunemente utilizzata per le transazioni di vendita o di servizi che non sono soggette ad alcun requisito legale.

La fattura semplificata è solitamente utilizzata nelle transazioni di importo inferiore o quando non è richiesta una fattura completa. La fattura correttiva è un tipo speciale di fattura utilizzata per correggere errori o omissioni in una fattura già emessa.

Infine, la fattura proforma è un documento informativo, senza valore fiscale o contabile, che viene utilizzato come preventivo o offerta per effettuare una transazione commerciale.

3. Fatture elettroniche

Una fattura elettronica è una fattura emessa e ricevuta in formato elettronico, conforme a determinati regolamenti e requisiti legali. Una fattura elettronica può essere una fattura semplificata o completa, ma viene presentata in formato digitale e non su carta. In Spagna, la fatturazione elettronica è ampiamente utilizzata ed è regolamentata dall’Agenzia delleEntrate.

3.1 Vantaggi della fatturazione elettronica

La digitalizzazione delle fatture offre una serie di vantaggi che la rendono oggi l’opzione più interessante per molte aziende. L’adozione della fatturazione elettronica migliora significativamente la gestione finanziaria e contribuisce a creare un ambiente aziendale più efficiente e sostenibile.

Ecco i principali vantaggi dell’utilizzo della fatturazione elettronica:

• Efficienza e velocità: le fatture digitali possono essere generate, inviate e ricevute istantaneamente, accelerando il processo di fatturazione e riducendo i tempi di pagamento. Questo migliora la liquidità dell’azienda e aiuta a evitare i ritardi nei pagamenti.

• Risparmio sui costi: la fatturazione digitale elimina la necessità di stampare, inviare e archiviare i documenti cartacei. Questo riduce i costi associati alla stampa, alla carta, alle spese postali e all’archiviazione fisica delle fatture.

• Sostenibilità: eliminando l’uso della carta e la necessità di trasporto fisico, le fatture digitali sono un’opzione ecologica. Contribuiscono a ridurre il consumo di carta e l’impronta di carbonio associata al trasporto dei documenti.

• Riduzione degli errori: le fatture digitali sono spesso generate automaticamente dai dati delle transazioni, il che riduce notevolmente la possibilità di errori umani nei calcoli o nella digitazione. Questo può aiutare a evitare controversie e ritardi nei pagamenti.

• Facilità di archiviazione e accesso: le fatture digitali possono essere archiviate in modo organizzato nei sistemi elettronici, rendendole facili da cercare e recuperare in futuro. Questo è particolarmente utile per gli audit o la conformità fiscale.

• Sicurezza: le fatture digitali sono solitamente dotate di misure di sicurezza avanzate, come la firma elettronica, per garantirne l’autenticità e l’integrità. Inoltre, è possibile creare copie di backup in diversi luoghi per evitare la perdita di dati.

• Facilita la riconciliazione: le aziende possono integrare i sistemi di gestione finanziaria con la fatturazione elettronica per una riconciliazione dei conti più efficiente e una visione in tempo reale della situazione finanziaria.

• Accesso remoto: le fatture digitali possono essere consultate da qualsiasi luogo con una connessione internet, consentendo una gestione finanziaria più flessibile ed efficiente, anche quando si lavora da remoto o si viaggia.

• Conformità normativa: in molti Paesi, l’adozione della fatturazione elettronica soddisfa i requisiti legali e fiscali. Può facilitare la conformità normativa e semplificare la rendicontazione fiscale.

• Miglioramento delle relazioni con i clienti: La velocità e l’efficienza dell’invio delle fatture possono migliorare la soddisfazione dei clienti, che a sua volta può aumentare la fedeltà e la ripetizione del business.

3.2 Svantaggi della fatturazione elettronica

Nonostante i numerosi vantaggi della fatturazione elettronica, essa può presentare anche alcune limitazioni che è importante tenere presenti:

• Requisiti tecnologici: l’ implementazione di sistemi e software di fatturazione elettronica può richiedere un investimento iniziale in tecnologia. Le aziende più piccole possono trovare questo investimento costoso.

• Connessione a Internet: l’ invio e la ricezione di fatture elettroniche richiedono l’accesso a Internet. Sebbene questo problema si stia riducendo, alcune aree con scarsa connettività potrebbero avere difficoltà ad implementare la fatturazione elettronica.

• Sicurezza informatica: la fatturazione elettronica è soggetta a rischi di sicurezza informatica. Tuttavia, le aziende che offrono questo servizio devono fornire misure di protezione dei dati e dei sistemi per essere accreditate come soluzione sicura.

• Formazione del personale: l ‘implementazione dei sistemi di fatturazione elettronica può richiedere la formazione del personale per capire come utilizzarli correttamente. Questo può richiedere tempo e risorse.

• Dipendenza dalla tecnologia: in caso di problemi tecnici o interruzioni del servizio, la capacità di emettere o ricevere fatture elettroniche potrebbe essere compromessa, con ripercussioni sulle operazioni commerciali.

• Adattamento dei clienti: Alcuni clienti potrebbero preferire le fatture cartacee o non essere pronti a ricevere le fatture elettroniche. Convincere i clienti ad adottare la fatturazione elettronica può essere una sfida in alcuni casi.

Nonostante queste limitazioni, la fatturazione elettronica rimane un’opzione molto interessante per molte aziende, grazie ai suoi numerosi vantaggi in termini di efficienza, sostenibilità e agilità. In definitiva, la scelta tra la fatturazione elettronica e quella cartacea dipenderà dalle esigenze e dalle circostanze specifiche di ogni azienda, oltre che dai requisiti legali in vigore.

4. Fatturazione cartacea

4.1 Vantaggi della fatturazione cartacea

Sebbene le fatture digitali siano oggi l’opzione preferita, le fatture cartacee hanno ancora i loro sostenitori. Ecco alcuni motivi per cui alcune aziende si aggrappano alle fatture tradizionali:

• Compatibilità: alcune aziende non hanno ancora implementato i sistemi digitali, quindi le fatture cartacee sono più compatibili con i processi esistenti.

• Requisiti legali: in alcuni luoghi, le normative possono richiedere l’uso di fatture cartacee per alcune transazioni.

4.2 Svantaggi delle fatture cartacee

Rispetto alla fatturazione elettronica, la versione cartacea presenta alcuni svantaggi, il che spiega perché molte aziende stanno optando per la digitalizzazione dei processi contabili. Alcuni degli svantaggi più significativi delle fatture cartacee sono i seguenti:

• Costi più elevati: la produzione di fatture cartacee comporta spese aggiuntive, come l’acquisto di carta, inchiostro per stampanti, spese postali e costi di archiviazione fisica. Ciò può comportare un aumento dei costi operativi per le aziende.

• Scarsa agilità: la creazione, la stampa e l’invio di fatture cartacee può richiedere molto tempo, rallentando il processo di fatturazione e il flusso di cassa. Al contrario, le fatture digitali possono essere inviate istantaneamente.

• Rischio di perdita o danneggiamento: le fatture cartacee sono vulnerabili alla perdita o al danneggiamento fisico, come incendi, inondazioni o deterioramento dovuto alle condizioni atmosferiche. Ciò può comportare la perdita di importanti informazioni finanziarie.

• Difficoltà gestionali e organizzative: l’archiviazione e il recupero delle fatture cartacee possono essere complicati e richiedere molto tempo, soprattutto per le aziende che gestiscono grandi volumi di documenti. Al contrario, le fatture digitali possono essere facilmente archiviate e recuperate nei sistemi elettronici.

• Meno rispettoso dell’ambiente: La produzione e lo smaltimento della carta possono avere un impatto ambientale negativo. Le fatture cartacee contribuiscono al consumo di risorse naturali e all’abbattimento di alberi.

• Limiti di accessibilità: le fatture cartacee non possono essere consultate da remoto, il che può rendere difficile la gestione finanziaria per le aziende con dipendenti che lavorano da remoto o da più sedi.

• Maggiore suscettibilità all’errore umano: le fatture cartacee possono contenere errori tipografici, calcoli errati o informazioni mancanti a causa dell’intervento umano nel processo di creazione e gestione.

• Ridotta sicurezza: le fatture cartacee possono essere più vulnerabili all’accesso non autorizzato o al furto, rispetto alle fatture digitali che possono essere protette con misure di sicurezza elettroniche come la crittografia.

• Mancanza di tracciabilità: la tracciabilità e il monitoraggio delle transazioni possono essere più complicati con le fatture cartacee, in quanto non forniscono un registro elettronico delle attività, come invece fanno le fatture digitali.

5. Vantaggi dell’automazione della gestione delle fatture nella sua azienda

L’utilizzo di un software di gestione delle spese come Tickelia apporta un miglioramento sostanziale alla gestione delle fatture di un’azienda, automatizzando e semplificando molti aspetti del processo. Con Tickelia, tutti i dipendenti possono segnalare le loro spese in modo molto semplice. Basta fotografare qualsiasi ricevuta con un telefono cellulare e il sistema OCR/ICR/QR legge tutti i campi necessari e genera il record. Questo documento digitale soddisfa i requisiti dell’Internal Revenue Service ed è pienamente valido, per cui la ricevuta cartacea può essere eliminata.

Tickelia archivia e memorizza in modo sicuro tutta la documentazione delle spese aziendali, che può essere consultata, riconciliata e liquidata rapidamente. Inoltre, la soluzione consente di utilizzare metodi di pagamento intelligenti, come le carte Tickelia Visa, che aiutano a migliorare il controllo delle spese aziendali. L’uso di queste carte virtuali può essere personalizzato con restrizioni e limiti per garantire la conformità alla politica di spesa dell’azienda.

In breve, il software di gestione delle spese come Tickelia semplifica e ottimizza il processo di gestione delle fatture di un’azienda, con conseguente maggiore efficienza, precisione e controllo nella gestione finanziaria. Questo è particolarmente vantaggioso per le aziende che gestiscono regolarmente un grande volume di fatture e spese.

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