10 Vantaggi della digitalizzazione di fatture e documenti nelle aziende

Le aziende sono costantemente alla ricerca di modi per ottimizzare le loro operazioni, ridurre i costi e migliorare l’efficienza. Una delle tendenze che ha preso piede negli ultimi anni è la digitalizzazione di fatture e documenti. Ma perché questo processo è così rilevante e quali sono i vantaggi concreti per le organizzazioni? Scopra di più qui.

1. che cos’è la digitalizzazione nelle aziende?

La digitalizzazione nelle aziende si riferisce al processo di conversione delle informazioni analogiche in formato digitale. Ciò comporta la trasformazione di documenti fisici, come la carta, in formati elettronici che possono essere archiviati, gestiti e condivisi attraverso i sistemi informatici. Ma la digitalizzazione va oltre la semplice scansione dei documenti; è una reinvenzione del modo in cui le aziende operano e forniscono valore ai loro clienti, sfruttando le tecnologie digitali.

La digitalizzazione delle fatture e dei documenti aziendali offre numerosi vantaggi che possono incrementare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare la gestione complessiva. Ecco 10 vantaggi chiave di questo processo:

1.1 Riduzione dei costi

Si tratta della riduzione delle spese operative e amministrative che deriva dalla transizione dai sistemi cartacei a quelli digitali. Questa riduzione dei costi può manifestarsi in diversi modi:

• Risparmio di materiale: con la digitalizzazione, le aziende riducono o eliminano la necessità di acquistare carta, inchiostro, cartelle, raccoglitori, schedari e altre forniture legate alla documentazione fisica.
• Riduzione dello spazio di archiviazione: i documenti fisici richiedono spazio per l’archiviazione, sia in schedari, che su scaffali o addirittura in magazzini dedicati. Con la digitalizzazione, questo spazio si libera e può essere riutilizzato o smaltito, il che può tradursi in un risparmio significativo, soprattutto nelle aree in cui i costi di spazio sono elevati.
• Riduzione dei costi di spedizione: l’ invio di fatture e documenti fisici per posta o corriere ha un costo. Con la digitalizzazione e l’invio elettronico di questi documenti, questi costi vengono eliminati.
• Efficienza gestionale: la ricerca, il recupero e la gestione dei documenti digitalizzati sono più rapidi ed efficienti rispetto ai documenti fisici. Questo può ridurre le ore di lavoro necessarie e quindi i costi di manodopera associati.
• Riduzione delle perdite: i documenti fisici possono essere persi, danneggiati o distrutti, con conseguenti costi di sostituzione o addirittura sanzioni legali. I documenti digitali, se gestiti correttamente, presentano un rischio minore di perdita e possono essere sottoposti a backup per una maggiore sicurezza.
• Automazione dei processi: la digitalizzazione consente di automatizzare alcuni processi, come l’approvazione delle fatture o la riconciliazione dei conti. Questo può ridurre la necessità di interventi manuali e quindi i costi associati.
• Risparmio sui costi di conformità: il mantenimento e l’accesso ai documenti digitali può facilitare la conformità alle normative e agli standard, evitando multe o sanzioni e riducendo i costi associati agli audit e alle revisioni.

In breve, i risparmi sui costi derivanti dalla digitalizzazione di fatture e documenti aziendali sono uno dei principali vantaggi che motivano le organizzazioni ad adottare le tecnologie digitali. Questi risparmi, insieme ad altri vantaggi, fanno sì che l’investimento iniziale nei sistemi di digitalizzazione abbia un ritorno positivo sull’investimento nel medio e lungo termine.

1.2 Accesso rapido e facile

La possibilità di individuare, visualizzare e gestire i documenti digitali in modo semplice e immediato, rispetto al processo più lento e laborioso della ricerca di documenti fisici.

Caratteristiche:

• Individuazione immediata: attraverso i sistemi di gestione elettronica dei documenti o i database, gli utenti possono inserire parole chiave, numeri di fattura, date o altri criteri per trovare il documento di cui hanno bisogno in pochi secondi.

• Accesso ovunque: grazie ai sistemi di archiviazione cloud e online, è possibile accedere ai documenti digitalizzati da qualsiasi luogo con una connessione internet, sia dall’ufficio che da casa o persino da un altro Paese.

• Utenti multipli: I documenti digitali possono essere visualizzati da più utenti contemporaneamente. Questo è particolarmente utile per i team che lavorano in collaborazione o per i processi direvisione e approvazione.

• Integrazione con altri sistemi: I documenti digitalizzati possono essere integrati con altri sistemi aziendali, rendendo più facile l’accesso e la gestione delle informazioni insieme. Ad esempio, una fattura digitalizzata può essere collegata automaticamente a un sistema contabile.

• Versioning: alcuni sistemi consentono di mantenere diverse versioni di un documento, facilitando la tracciabilità delle modifiche e delle revisioni.

• Sicurezza e controllo: sebbene l’accesso sia facile e veloce, può anche essere controllato. I sistemi digitali consentono di impostare autorizzazioni e livelli di accesso, assicurando che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare determinati documenti.

• Interfaccia user-friendly: molti sistemi di gestione documentale sono progettati per essere intuitivi e facili da usare, riducendo la curva di apprendimento e consentendo un accesso più agevole alle informazioni.

In breve, questo è uno dei vantaggi più importanti della digitalizzazione dei documenti nelle aziende. Consente una gestione più agile delle informazioni, migliora la produttività e ottimizza i processi decisionali, avendo sempre a portata di mano le informazioni necessarie.

1.3 Sicurezza migliorata

L’insieme di misure, protocolli e strumenti che proteggono le informazioni digitalizzate da accessi non autorizzati, perdite, alterazioni o minacce. La digitalizzazione offre molteplici livelli di sicurezza che spesso superano le capacità di protezione dei documenti fisici. Di seguito viene illustrato in dettaglio ciò che questo concetto comporta:

• Controllo dell’accesso: i sistemi digitali consentono di impostare permessi e livelli di accesso specifici. Ciò significa che solo le persone autorizzate possono accedere, modificare o eliminare determinati documenti.

• Crittografia: i documenti digitali possono essere crittografati per garantire che, anche se qualcuno ottiene un accesso non autorizzato, non possa leggere o utilizzare le informazioni senza la chiave di decrittografia appropriata.

• Backup e ripristino: I documenti digitalizzati possono essere sottoposti a backup in più sedi o nelcloud. In caso di guasti al sistema, disastri naturali o qualsiasi altro incidente, le informazioni possono essere recuperate rapidamente.

• Audit e registrazione: i sistemi di gestione digitale dei documenti spesso dispongono di funzionalità di registrazione che tracciano chi ha avuto accesso a un documento, quando e quali modifiche sono state apportate. Questo è prezioso per la trasparenza e la responsabilità.

• Protezione dai disastri: mentre un incendio, un’inondazione o un altro disastro potrebbero distruggere i documenti fisici, i documenti digitali, soprattutto quelli archiviati nel cloud, sono protetti da questi rischi.

• Aggiornamenti e patch di sicurezza: i sistemi software utilizzati per archiviare i documenti digitalizzati vengono regolarmente aggiornati per risolvere le vulnerabilità e migliorare la sicurezza.

• Integrità dei dati: Gli strumenti digitali possono garantire l’integrità dei documenti, assicurando che non vengano modificati senza autorizzazione e che qualsiasi modifica venga registrata.

• Autenticazione a due fattori: per accedere a sistemi o documenti sensibili, può essere richiesta l’autenticazione a due fattori, che aggiunge un ulteriore livello di sicurezza al processo di login.

• Avvisi e notifiche: I sistemi possono essere configurati per inviare avvisi in caso di attività sospette o non autorizzate, consentendo una risposta rapida alle potenziali minacce.

• Riduzione del rischio di perdita o furto: a differenza dei documenti fisici, che possono essere facilmente rubati, persi o danneggiati, i documenti digitali sono protetti da questi rischi comuni.

Una maggiore sicurezza è un vantaggio cruciale della digitalizzazione dei documenti nelle aziende. Adottando pratiche e strumenti appropriati, le aziende possono garantire che le loro informazioni siano protette, accessibili solo a chi deve accedervi e salvaguardate dalle minacce interne ed esterne.

1.4 Ottimizzazione dello spazio

L’ottimizzazione dello spazio è il processo di riorganizzazione, riconfigurazione o riprogettazione di un’area o di un ambiente per massimizzarne l’utilità, l’efficienza o la capacità. Nel contesto della scansione di fatture e documenti nelle aziende, l’ottimizzazione dello spazio si riferisce direttamente alla riduzione o all’eliminazione della necessità di archiviare documenti fisici, che a sua volta libera spazio prezioso nei locali di un’azienda. Ecco cosa comporta questo concetto:

• Riduzione degli armadietti e dell’archiviazione fisica: digitalizzando i documenti, le aziende possono ridurre o eliminare completamente la necessità di armadietti, scaffali e locali dedicati all’archiviazione della carta.

• Riutilizzo dello spazio liberato: lo spazio precedentemente utilizzato per l’archiviazione dei documenti può essere riutilizzato per altri scopi, come aree di lavoro aggiuntive, sale riunioni, spazi di pausa o qualsiasi altra esigenza aziendale.

• Risparmio economico: nelle aree urbane o negli edifici con affitti elevati, lo spazio è una risorsa costosa. Ottimizzando lo spazio attraverso la digitalizzazione, le aziende possono ridurre i costi non avendo bisogno di aree di stoccaggio aggiuntive o addirittura potendo trasferirsi in strutture più piccole e più economiche.

• Miglioramento dell’estetica e dell’organizzazione: uno spazio libero da pile di carta e schedari può risultare in un ambiente di lavoro più pulito, ordinato ed esteticamente più gradevole, che può avere un impatto positivo sul morale e sulla produttività del team.

• Riduzione del rischio di deterioramento: i documenti fisici possono deteriorarsi nel tempo a causa di fattori ambientali come l’umidità, la polvere o la luce. Con la digitalizzazione e l’ottimizzazione dello spazio, si riduce il rischio associato alla conservazione di documenti importanti in condizioni non ideali.

• Migliore accessibilità: non dovendo cercare i documenti negli schedari o nei magazzini, i dipendenti possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno in modo più rapido ed efficiente dai sistemi digitali.

L’ottimizzazione dello spazio nella digitalizzazione è un vantaggio significativo che consente alle aziende di utilizzare meglio le loro risorse fisiche, migliorare l’efficienza operativa e, in molti casi, generare risparmi finanziari.

1.5 Miglioramento del processo decisionale

Si riferisce al modo in cui l’accessibilità, l’organizzazione e l’analisi delle informazioni digitalizzate migliorano la capacità delle organizzazioni di prendere decisioni più informate, più rapide e più efficaci. Ecco nel dettaglio cosa implica questo concetto:

• Accesso immediato alle informazioni: La digitalizzazione consente ai responsabili delle decisioni di accedere alle informazioni di cui hanno bisognoistantaneamente, eliminando il tempo che verrebbe impiegato nella ricerca di documenti fisici.

• Analisi dei dati: Una volta che le informazioni sono in formato digitale, possono essere analizzate con strumenti e software specializzati. Ciò consente di identificare tendenze, modelli e intuizioni che non sarebbero evidenti esaminando manualmente i documenti fisici.

• Integrazione delle informazioni: I documenti digitalizzati possono essere integrati con altri sistemi aziendali, come i sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o dipianificazione delle risorse aziendali(ERP). Questa integrazione fornisce una visione più completa e olistica della situazione aziendale.

• Storia e conservazione dei record: la digitalizzazione consente di mantenere un registro storico ordinato e facilmente accessibile. Questo è essenziale per valutare le prestazioni passate, confrontare i dati e prendere decisioni basate sulle tendenze nel tempo.

• Collaborazione migliorata: i documenti digitali possono essere condivisi e rivisti da più parti interessate contemporaneamente, facilitando la collaborazione e il processo decisionale collettivo.

• Riduzione degli errori: la digitalizzazione e l’automazione dei processi riducono la possibilità di errore umano, il che significa che le decisioni si basano su dati più precisi e affidabili.

• Risposta rapida: nelle situazioni che richiedono decisioni urgenti, l’accesso immediato a documenti e dati digitalizzati consente alle aziende di rispondere rapidamente alle sfide o di sfruttare le opportunità.

• Visione futura: con strumenti analitici avanzati, le aziende possono fare proiezioni e simulazioni sulla base dei loro dati, il che aiuta la pianificazione strategica e il processo decisionale.

• Trasparenza: la digitalizzazione può migliorare la trasparenza del processo decisionale, in quanto tutti gli stakeholder possono avere accesso alle stesse informazioni e capire come si è giunti a una determinata conclusione.

• Conformità e audit: il processo decisionale implica anche la garanzia di conformità alle normative e agli standard. I documenti digitalizzati facilitano questo processo, consentendo revisioni e audit più semplici.

1.6 Automazione dei processi

L’uso di tecnologie per eseguire procedure e compiti ripetitivi senza l’intervento diretto dell’uomo, o con un intervento minimo. Convertendo i documenti e le fatture in formato digitale, le aziende possono integrarli in flussi di lavoro automatizzati che migliorano l’efficienza e l’accuratezza.

• Flussi di lavoro automatizzati: una volta digitalizzati, i documenti possono essere elaborati automaticamente secondo regole prestabilite. Ad esempio, una fattura in arrivo può essere rivista, approvata ed elaborata per il pagamento senza alcun intervento manuale.

• Riduzione degli errori: l ‘automazione riduce al minimo gli errori umani che possono verificarsi durante l’inserimento dei dati, l’elaborazione dei documenti o l’esecuzione dei calcoli.

• Maggiore efficienza: le attività che in precedenza potevano richiedere ore o giorni per essere completate manualmente, come la riconciliazione delle fatture, possono essere eseguite in pochi minuti o secondi.

• Integrazione dei sistemi: L’automazione consente a diversi sistemi aziendali (come i sistemi di contabilità, CRM o ERP) di comunicare tra loro, condividendo ed elaborando le informazioni senza soluzione di continuità.

• Notifiche e avvisi: i sistemi automatizzati possono inviare notifiche o avvisi in caso di irregolarità, approvazioni in sospeso o qualsiasi altro evento importante.

• Coerenza: seguendo regole e protocolli predefiniti, l’automazione assicura che i processi vengano eseguiti in modo uniforme, con risultati coerenti e prevedibili.

• Risparmio di tempo: eliminando o riducendo la necessità di interventi manuali in determinate attività, i dipendenti possono dedicare il loro tempo ad attività più preziose e strategiche.

• Miglioramento del processo decisionale: Con i processi automatizzati, le informazioni vengono elaborate e presentate in modo più rapido e chiaro, facilitando il processo decisionale basato sui dati.

• Scalabilità: i processi automatizzati sono più facili da scalare. Con la crescita dell’azienda e l’aumento del volume di documenti e fatture, i sistemi possono gestire il carico aggiuntivo senza la necessità di aumentare proporzionalmente i livelli di personale.

• Conformità e audit: l’automazione può garantire il rispetto di protocolli e normative specifiche, e inoltre facilita il processo di audit mantenendo registrazioni chiare e tracciabili di tutte le azioni intraprese.

1.7 Riduzione dell’impatto ambientale

Si tratta della riduzione dell’impronta ecologica e del consumo di risorse naturali attraverso il passaggio da sistemi cartacei a sistemi digitali. La digitalizzazione contribuisce alla sostenibilità e a pratiche aziendali più ecologiche.

• Riduzione del consumo di carta: digitalizzando fatture e documenti, le aziende riducono in modo significativo la necessità di carta. Questo ha un impatto diretto sulla riduzione dell’abbattimento degli alberi e sulla conservazione delle foreste.

• Riduzione dei rifiuti: meno carta significa meno rifiuti. Inoltre, si riduce il consumo di altri materiali associati, come inchiostri, cartucce, cartelline e altre forniture per ufficio.

• Risparmio energetico: la produzione di carta richiede energia, sia nella fase di produzione che nel processo di riciclaggio. Riducendo l’uso della carta, si riduce indirettamente il consumo di energia.

• Riduzione delle emissioni dovute al trasporto: inviando fatture e documenti in formato digitale, si eliminano le emissioni associate al trasporto fisico di questi documenti, sia per posta tradizionale che per corriere o altro.

• Riduzione dell’uso di sostanze chimiche: la produzione di carta spesso comporta l’uso di sostanze chimiche che possono essere dannose per l’ambiente. Riducendo la domanda di carta, si riduce la necessità di questi prodotti chimici.

• Ottimizzazione dello spazio: richiedendo meno spazio fisico per l’archiviazione dei documenti, le aziende possono optare per strutture più piccole, che possono risultare in una costruzione più sostenibile e in un minore consumo di risorse.

• Prolungare la durata di vita delle apparecchiature: riducendo la stampa e la copia dei documenti, si prolunga la durata di vita di stampanti, fotocopiatrici e altre apparecchiature correlate, il che a sua volta riduce la necessità di sostituirle e diminuisce lo smaltimento delle apparecchiature elettroniche.

• Promuovere una cultura sostenibile: adottando le pratiche di digitalizzazione, le aziende inviano un messaggio ai dipendenti, ai clienti e ai partner sul loro impegno per la sostenibilità, che può influenzare altri ad adottare pratiche simili.

• Conformità ambientale: in alcune giurisdizioni, esistono normative che promuovono pratiche commerciali sostenibili. La digitalizzazione può aiutare le aziende a rispettare queste normative.

• Riduzione del consumo di acqua: la produzione di carta richiede anche grandi quantità di acqua. Riducendo la domanda di carta, si contribuisce indirettamente alla conservazione dell’acqua.

1.8 Integrazione con altri sistemi

La capacità di collegare e far interagire diversi sistemi software e piattaforme tecnologiche e di condividere le informazioni senza soluzione di continuità e in modo automatico. Disponendo di documenti in formato digitale, è possibile collegarli con altri sistemi aziendali per migliorare l’efficienza e la coesione dei processi. Ecco cosa comporta questo concetto:

• Flusso continuo di informazioni: L’integrazione consente alle informazioni di spostarsi automaticamente tra i sistemi. Ad esempio, una fattura digitalizzata può essere importata direttamente in un sistema contabile, senza doverla inserire manualmente.

• Eliminazione dei silos informativi: collegando sistemi diversi, si abbattono le barriere tra reparti o funzioni, consentendo una visione più olistica e unificata delle informazioni aziendali.

• Automazione dei processi: l’integrazione può innescare azioni automatiche in altri sistemi. Ad esempio, la ricezione di una fattura digitale in un sistema può attivare automaticamente un processo di approvazione in un altro sistema.

• Riduzione degli errori: riducendo al minimo l’inserimento manuale dei dati e consentendo ai sistemi di condividere direttamente le informazioni, si riduce il rischio di errori umani, duplicazioni o incongruenze.

• Accesso in tempo reale: l ‘integrazione consente che le modifiche o gli aggiornamenti di un sistema si riflettano istantaneamente negli altri sistemi collegati, assicurando che tutti i reparti lavorino con le informazioni più aggiornate.

• Ottimizzazione delle risorse: collegando i sistemi, molti compiti possono essere automatizzati e semplificati, liberando tempo e risorse per concentrarsi su attività più strategiche.

• Miglioramento del processo decisionale: Disponendo di sistemi integrati, i responsabili delle decisioni possono accedere a informazioni più complete e contestualizzate, facilitando decisioni più informate.

• Flessibilità e scalabilità: le moderne soluzioni di integrazione sono spesso modulari e flessibili, consentendo di aggiungere altri sistemi o di modificare le configurazioni in base alla crescita o all’evoluzione dell’azienda.

• Coerenza dei dati: Assicurando che tutti i sistemi siano sincronizzati e condividano le stesse informazioni, la coerenza e l’accuratezza dei dati sono garantite in tutta l’organizzazione.

• Miglioramento dell’esperienza del cliente: Integrando sistemi come CRM, ERP e piattaforme di assistenza clienti, le aziende possono fornire risposte più rapide e personalizzate ai loro clienti, sulla base di informazioni integrate e complete.

1.9 Miglioramento del servizio clienti nella digitalizzazione di fatture e documenti nelle aziende

Si riferisce al modo in cui la trasformazione digitale e la gestione elettronica dei documenti migliorano la capacità delle organizzazioni di offrire un servizio più rapido, efficiente e personalizzato ai propri clienti. La digitalizzazione ha un impatto diretto sull’esperienza del cliente, facilitando l’accesso alle informazioni e snellendo i processi. Ecco cosa comporta questo concetto:

• Risposta più rapida: con le informazioni digitalizzate, le aziende possono accedere e recuperare istantaneamente i dati rilevanti, consentendo loro di rispondere alle domande o ai problemi dei clienti con maggiore agilità.

• Accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7: i sistemi digitali spesso consentono ai clienti di accedere alle fatture, agli estratti conto o ad altri documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, offrendo comodità e flessibilità.

• Personalizzazione del servizio: disponendo di dati strutturati e digitalizzati, le aziende possono segmentare e analizzare le informazioni dei clienti per fornire soluzioni, offerte o comunicazioni più personalizzate.

• Riduzione degli errori: l’automazione e la digitalizzazione riducono al minimo gli errori umani nella gestione dei documenti, il che si traduce in minori disagi o problemi per il cliente.

• Integrazione con le piattaforme di servizio al cliente: La digitalizzazione consente di integrare i documenti e i dati con le piattaforme di assistenza clienti, CRM o chatbot, facilitando l’interazione e fornendo agli agenti del servizio le informazioni necessarie per assistere il cliente.

• Cronologia consolidata: la digitalizzazione consente di avere una cronologia ordinata di tutte le interazioni, gli acquisti, le fatture e le comunicazioni dei clienti, facilitando la comprensione delle loro esigenze e preferenze.

• Trasparenza: i sistemi digitali possono fornire ai clienti una visione chiara e trasparente delle loro transazioni, dello stato della domanda o di qualsiasi altro processo rilevante.

• Facilità dei processi di pagamento: la digitalizzazione delle fatture può essere integrata con i sistemi di pagamento online, offrendo ai clienti metodi di pagamento più semplici e veloci.

• Comunicazione migliorata: con i documenti digitali, le aziende possono inviare notifiche, fatture, estratti conto e altre comunicazioni importanti per via elettronica, garantendo una consegna rapida ed efficiente.

• Feedback e miglioramento continuo: i sistemi digitali facilitano la raccolta di feedback dei clienti, consentendo alle aziende di adattare e migliorare continuamente i loro servizi in base alle opinioni e alle esigenze dei clienti.

1.10 Conformità normativa

La capacità di un’organizzazione di aderire e rispondere ai regolamenti, alle leggi, agli standard e alle linee guida stabilite dagli enti regolatori o dai governi, in particolare per quanto riguarda la gestione, l’archiviazione, l’accesso e la protezione delle informazioni digitalizzate.

La digitalizzazione può facilitare la conformità a queste normative, fornendo strumenti e processi che garantiscono l’integrità, la sicurezza e la tracciabilità delle informazioni.

Archiviazione sicura: i sistemi digitali offrono opzioni di archiviazione crittografata e protetta, assicurando che i documenti siano conservati in modo sicuro e in conformità alle normative vigenti.

• Accesso controllato: la digitalizzazione consente controlli di accesso dettagliati, assicurando che solo le persone autorizzate possano accedere a determinati documenti, come richiesto da molte normative.

• Tracciabilità e audit: i sistemi di gestione digitale dei documenti registrano in genere chi accede a un documento, quando e quali modifiche sono state apportate. Questa tracciabilità è essenziale per rispettare molte normative che richiedono un registro dettagliato delle interazioni con le informazioni.

• Conservazione dei documenti: Molte normative richiedono la conservazione di determinati documenti per un periodo di tempo specifico. I sistemi digitali possono automatizzare questo processo, assicurando che i documenti siano conservati per il tempo necessario e smaltiti in modo sicuro quando non sono più necessari.

• Protezione dei dati: Con le crescenti preoccupazioni sulla privacy dei dati, molte normative richiedono protezioni specifiche per le informazioni personali. La digitalizzazione facilita l’implementazione di queste protezioni.

• Risposta rapida: in caso di audit o ispezioni, i sistemi digitali consentono di recuperare e presentare le informazioni richieste in modo rapido ed efficiente.

• Integrità delle informazioni: La digitalizzazione garantisce che i documenti non vengano alterati senza autorizzazione, mantenendo l’integrità delle informazioni in conformità alle normative.

• Automazione della conformità: alcuni sistemi digitali possono essere programmati per garantire automaticamente la conformità a determinate normative, come l’invio di notifiche all’approssimarsi di una scadenza di conservazione o l’esecuzione di backup regolari.

• Aggiornamenti e adattabilità: quando le normative cambiano, i sistemi digitali possono essere aggiornati o adattati per garantire una conformità continua.

• Trasparenza: la digitalizzazione può migliorare la trasparenza nella gestione dei documenti e dei dati, che può essere un requisito in alcune normative.

Non solo la digitalizzazione facilita questa conformità, ma può anche ridurre i rischi associati a sanzioni, multe o danni alla reputazione che potrebbero derivare dalla mancata osservanza delle normative pertinenti.

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