Dentro del Plan General de Contabilidad, las cuentas contables son una herramienta muy útil para las empresas en cuanto a registrar y llevar un control de todos los ingresos y gastos de la compañía, así como lo que tiene y lo que debe. Pero de entre todas las cuentas contables, hay una que genera muchas dudas: la cuenta contable 629. En este artículo, haremos un repaso general sobre el Plan General de Contabilidad y entraremos en detalle para hablar de esta cuenta en concreto.
Tabla de contenidos
1. El Plan General de Contabilidad
Antes de que se utilizara el actual Plan General de Contabilidad, los departamentos financieros utilizaban el que se conocía como Plan de Contabilidad de 1990. Es por ello que, el Plan va precedido por una introducción en la que se detallan sus características principales, así como sus diferencias respecto al plan anterior.
La estructura del Plan General es bastante similar a la del Plan anterior y está formado por 5 partes:
- Primera parte: Marco Conceptual de la Contabilidad.
- Segunda parte: Normas de registro y valoración.
- Tercera parte: Cuentas anuales.
- Cuarta parte: Cuadro de cuentas.
- Quinta parte: Definiciones y relaciones contables.
Únicamente se cambia el orden de sus contenidos para ubicar en las tres primeras partes, de aplicación obligatoria, la materia de mayor contenido.
2. Cuadro de cuentas
Como decíamos al principio de este post, en esta ocasión vamos a centrarnos en la cuenta contable 629. Pero para llegar a ella, hablaremos un poco del cuadro de cuentas para entenderlo un poco mejor.
El cuadro de cuentas contiene los distintos grupos, subgrupos y cuentas necesarias para representar la actividad laboral de una empresa, y aunque no es de carácter obligatorio, es una buena guía para lograr la conciliación bancaria y realizar correctamente las partidas de las cuentas anuales.
Las cuentas contables están numeradas y cada una de ellas tiene un nombre específico. De esta forma, cuando se deban ir añadiendo elementos en cada cuenta contable, como compras de material o gastos en combustible, los asientos contables que se hagan para cada caso en concreto, se hará en base al esquema establecido de las cuentas contables.
Por lo tanto, cuando se acerca el final de año, y con él, el final del ejercicio fiscal de la empresa, gracias a la organización que se consigue del uso de las cuentas contables, sumar el total de asientos contables de cada una de ellas facilita una visión realista y fiable de la situación en la que se encuentra la compañía respecto a lo que tiene, lo que debe, sus gastos y sus ingresos.
3. Tipos de cuentas contables
En total, existen 195 cuentas contables, pero para facilitar su uso, se dividen en 9 grupos en los que cada uno de ellos hace referencia a un aspecto concreto de las finanzas de una empresa.
Los grupos de cuentas contables son los siguientes:
- Grupo 1: Financiación básica.
- Grupo 2: Activo no corriente.
- Grupo 3: Existencias.
- Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones comerciales.
- Grupo 5: Cuentas financieras.
- Grupo 6: Compras y gastos.
- Grupo 7: Ventas e ingresos.
- Grupo 8: Gastos imputados al patrimonio neto.
- Grupo 9: Ingresos imputados al patrimonio neto.
4. Grupo 6: Compras y gastos
Como su propio nombre indica, en este grupo se contemplan todos aquellos servicios de naturaleza diversa adquiridos por la empresa, pero solamente cuandono están incluidos en el subgrupo 60 “Compras” o no forman parte del precio de adquisición del inmovilizado o de las inversiones financieras a corto plazo.
Dentro de este grupo, está el subgrupo 62 “Servicios exteriores”, que es donde se encuentra la cuenta contable 629 que hace referencia a “Otros servicios”.
Veamos un poco más sobre ello:
Como dato, los cargos en las cuentas 620/629 se harán normalmente con abono a la cuenta 410, a cuentas del subgrupo 57, a provisiones del subgrupo 14 o de la cuenta 529 o, en su caso, a la cuenta 475.
Pero, ¿qué cargos deben indicarse en cada cuenta contable?
- Cuenta contable 620. Gastos en investigación y desarrollo del ejercicio: Gastos de investigación y desarrollo por servicios encargados a otras empresas.
- Cuenta contable 621.Arrendamientos y cánones:
- Arrendamientos: Los devengados por el alquiler o arrendamiento operativo de bienes muebles e inmuebles en uso o a disposición de la empresa.
- Cánones: Cantidades fijas o variables que se satisfacen por el derecho al uso o a la concesión de uso de las distintas manifestaciones de la propiedad industrial.
- Cuenta contable 622. Reparaciones y conservación: Los de sostenimiento de los bienes comprendidos en el grupo 2.
- Cuenta contable 623. Servicios de profesionales independientes: Importe que se satisface a los profesionales por los servicios prestados a la empresa. Comprende los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, etc., así como las comisiones de agentes mediadores independientes.
- Cuenta contable 624. Transportes: Transportes a cargo de la empresa realizados por terceros, cuando no proceda incluirlos en el precio de adquisición del inmovilizado o de las existencias. En esta cuenta se registrarán, entre otros, los transportes de ventas.
- Cuenta contable 625. Primas de seguros: Cantidades satisfechas en concepto de primas de seguros, excepto las que se refieren al personal de la empresa y las de naturaleza financiera.
- Cuenta contable 626. Servicios bancarios y similares: Cantidades satisfechas en concepto de servicios bancarios y similares, que no tengan la consideración de gastos financieros.
- Cuenta contable 627. Publicidad, propaganda y relaciones públicas: Importe de los gastos satisfechos por los conceptos que indica la denominación de esta cuenta.
- Cuenta contable 628. Suministros: Electricidad y cualquier otro abastecimiento que no tuviere la cualidad de almacenable.
- Cuenta contable 629. Otros servicios: Los no comprendidos en las cuentas anteriores.
4.1 ¿Cuándo se utiliza la cuenta contable 629?
A pesar de la gran cantidad de gastos que se pueden imputar en este subgrupo, hoy nos centraremos solamente en la cuenta contable 629, “Otros servicios”.
Al tratarse de una cuenta en la que se añaden todos los gastos “sobrantes” que no encajan en ninguna de las cuentas contables anteriores, se pueden crear tantas subcuentas como la empresa necesite. Por eso es muy frecuente que se creen varias subcuentas por partida, aunque siempre deben llevar el 629 delante para poder identificarlas correctamente.
4.1.1 ¿Qué gastos se contabilizan en la cuenta contable 629?
La cuenta contable 629 recoge gastos que no corresponden a otras cuentas contables. Los gastos más habituales son los gastos de viaje del personal de la empresa y los gastos de materiales de oficina que no se incluyan en otras cuentas y/o que no comporten un nivel de gasto muy alto, pero hay más.
Ejemplos de gastos de viajes que se contabilizan en la cuenta 629:
- Peajes.
- Kilometraje.
- Alojamiento.
- Dietas.
- Billetes de transporte.
- Gastos de teléfono.
Ejemplos de gastos de material de oficina que se contabilizan en la cuenta 629:
- Folios.
- Sellos.
- Tóner.
- Grapadoras y grapas.
- Carpetas.
- Archivadores.
- Libretas.
- Material de escritura (lápices, bolis, rotuladores, etc.).
4.1.2 Qué gastos no se contabilizan en la cuenta contable 629
Una de las estrategias más utilizadas por parte de las empresas para mantener relación con otras organizaciones y mejorar su imagen es llevar a cabo actividades que permitan aumentar su visibilidad. Estas acciones comportan unos gastos, llamados gastos de representación.
En este caso, aunque los empelados tengan que desplazarse para reunirse con un cliente, por ejemplo, si los gastos generados se tratan de gastos de representación, no se incluirán en la cuenta 629, sino en la cuenta 627, que es la cuenta dedicada a todos los gastos relacionados con publicidad, propaganda y relaciones públicas.
5. Herramientas para mejorar la gestión de los gastos corporativos
A pesar de no ser obligatorias, como hemos visto al comienzo de este artículo, las cuentas contables son utilizadas en el día a día de todas las organizaciones para llevar un mejor control y gestión de los gastos corporativos.
Pero ¿y si te decimos que hay otras formas de mejorar este control y gestión de los gastos de empresa, complementarias al control de las cuentas contables?
Por ejemplo, todos los gastos referentes a cualquier viaje que haga un empleado en movilidad, van asociados a la cuenta contable 629.
Por lo tanto, con Tickelia, solución de gestión integral de gastos corporativos, todos los gastos reportados en cada trayecto y que deben ir a la cuenta contable 629 estarán siempre registrados y almacenados en la nube para que el departamento financiero pueda revisar todos los gastos aprobados por parte de los responsables de cada departamento.
De la misma forma, cualquier gasto aprobado asociado a la compra de material de oficina, también quedará registrado y servirá de guía para que el departamento financiero tenga un control de todos los gastos realizados en la empresa.
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