Tras el parón de la pandemia, los viajes de empresa han vuelto con fuerza. El coche de alquiler continúa siendo una opción muy usada para acudir a reuniones, ferias y congresos profesionales. Contar con un medio de transporte seguro y confiable es fundamental para garantizar una movilidad eficiente y sin contratiempos. Te contamos qué criterios tener en cuenta para encontrar tu compañía ideal de rent a car.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué tener en cuenta al alquilar un coche?
En España, un país con una gran actividad empresarial y una amplia red de carreteras, las compañías de alquiler de coches desempeñan un papel crucial en el sector de los viajes de negocios. Recurrir a una empresa de rent a car es algo habitual en las firmas que no cuentan con una flota propia de vehículos para sus trabajadores. Alquilar un coche brinda flexibilidad y autonomía al viajero para moverse según sus requisitos, gestionando su agenda y pudiendo programar diferentes visitas a clientes o asistir a reuniones en diferentes ubicaciones.
Obviamente, no es lo mismo alquilar un coche para disfrutar de unas vacaciones, que para hacer un viaje de trabajo. Las necesidades y las prioridades del viajero de negocios son diferentes y estarán orientadas a optimizar recursos y obtener el máximo provecho posible del viaje. Veamos algunas de ellas:
- La ubicación de las oficinas en las que recoger o entregar el vehículo es un factor primordial: Una localización adecuada evitará perder tiempo en traslados innecesarios. Verifica la cobertura de la compañía y los horarios de sus oficinas en los destinos que necesitas. Asegúrate de que haya una oficina en el aeropuerto o en una ubicación conveniente para facilitar la recogida y la devolución del vehículo.
- Flota de vehículos: Comprueba la variedad de vehículos que se ofrece. Asegúrate de que tengan opciones que se adapten a tus necesidades y preferencias, desde coches compactos hasta vehículos de lujo o furgonetas, si es necesario. Consulta también si la flota es renovada regularmente y el estado de los vehículos para asegurarte de que se encuentren en buenas condiciones.
- Tarifas y políticas claras: Compara las tarifas de alquiler de coches entre diferentes compañías para obtener la mejor relación calidad-precio. Asegúrate de entender completamente las políticas de la compañía, como las políticas de cancelación, las tasas adicionales, los franquicias y seguros incluidos o cualquier requisito especial.
- Servicio al cliente y asistencia: Valora qué ofrece la compañía: ¿Tienen un equipo de atención al cliente disponible 24/7 para resolver consultas o problemas? ¿Proporcionan asistencia en carretera las 24 horas en caso de cualquier contratiempo? La disponibilidad y la calidad del servicio al cliente pueden marcar la diferencia durante tu experiencia de alquiler.
- Programas de fidelidad o beneficios adicionales: Algunas compañías de alquiler de coches ofrecen programas de fidelidad o beneficios adicionales para clientes frecuentes. Estos programas pueden brindar descuentos, upgrades gratuitos o servicios exclusivos. Si eres un viajero de negocios habitual, considera elegir una compañía que ofrezca este tipo de programas para aprovechar las ventajas adicionales.
- Reputación y confiabilidad: Verifica la reputación de la compañía de alquiler de coches y su confiabilidad en el mercado. Consulta opiniones de otros clientes y busca información sobre la trayectoria y la calidad del servicio. Una empresa con una sólida reputación es más probable que brinde un servicio confiable y satisfactorio.
2. Coche de alquiler en España, las compañías más importantes
Avis, Sixt, Hertz o Europcar son algunas de las compañías de alquiler de coches favoritas para viajes de negocios en el país. Estas compañías ofrecen una amplia variedad de vehículos, servicios adicionales y una sólida reputación en la atención al cliente, lo que las convierte en opciones populares para los profesionales en movimiento.
2.1 Avis
Avis es una compañía de alquiler de coches internacionalmente reconocida con una amplia presencia en España. Cuenta con oficinas en los principales aeropuertos y ciudades del país, lo que facilita la recogida y devolución de los vehículos.
Avis dispone de una vasta gama de coches que incluye, desde modelos económicos hasta vehículos de lujo. La compañía brinda servicios adicionales muy interesantes para el viajero de empresa como asistencia en carretera las 24 horas, acceso a Wi-Fi y programas de fidelidad y descuentos para clientes frecuentes.
El programa Avis Empresas, ofrece servicios y condiciones especiales para varios perfiles de empresa: pymes, organismos oficiales, agencias de viaje, etc.
2.2 Europcar
Europcar es otra firma líder en el mercado de alquiler de coches en España. Con una amplia flota de vehículos, Europcar ofrece opciones para todo tipo de necesidades, desde coches compactos hasta furgonetas comerciales.
Sus oficinas se encuentran en ubicaciones estratégicas en todo el país, lo que facilita el acceso a los vehículos. Europcar se destaca por su servicio al cliente y su enfoque en la comodidad y la satisfacción del viajero de negocios.
2.3 Hertz
Hertz es una empresa de alquiler de coches reconocida a nivel mundial, además de una opción muy popular para los viajeros de negocios en España. Sus oficinas están ubicadas en aeropuertos y ciudades importantes, lo que facilita la recogida y devolución del coche de alquiler.
Hertz ofrece una amplia flota de coches, desde modelos compactos hasta vehículos de lujo, y brinda servicios adicionales como asistencia en carretera y programas de fidelidad.
2.4 Budget
Fundada en California en 1958, Budget es otra de las empresas más reconocidas a nivel mundial en el sector rent a car. Cuenta con una gran flota de coches, furgonetas y camiones de diferentes tamaños y prestaciones, que se adaptan a las necesidades del cliente. Sus más de 3400 oficinas están situadas en localizaciones convenientes para el viajero de negocios, que puede recoger y entregar su coche de alquiler cómodamente.
Servicios como QuickPass, pueden resultar muy útiles para quien viaja por negocios, ya que permite ahorrar tiempo en el mostrador y acelerar la recogida y entrega del vehículo, registrando previamente online toda la documentación necesaria para el contrato.
La compañía cuenta con un departamento dedicado especialmente a atender a empresas: Budget Pymes.
2.5 BudgetAir
Más que una compañía de alquiler de coches, BudgetAir es un buscador que rastrea las mejores tarifas de otras empresas rent a car como Europcar, National, Hertz o Avis, entre otros.
Además de buscar un coche de alquiler, la plataforma permite buscar hoteles, vuelos y traslados específicos, siendo una herramienta muy práctica que ofrece, de un solo vistazo, todas las opciones disponibles para la preparación del viaje con tarifas actualizadas.
2.6 Sixt
Sixt es una empresa de alquiler de coches alemana con una sólida presencia en España y presente en más de 100 países. Su enfoque en el servicio al cliente y la disponibilidad de vehículos en todo el país hacen que sea una opción popular para los viajeros de negocios.
Sixt ofrece todo tipo de vehículos, incluyendo coches económicos, todoterrenos, monovolúmenes, furgonetas y camiones. Además, Sixt dispone de una gama premium muy apreciada en viajes ejecutivos con vehículos de marcas como Jaguar, Maserati, Porsche, Range Rover, Mercedes, etc.
Otro rasgo distintivo de la compañía es el servicio SixtRide, para alquiler de coche con chófer privado.
2.7 Auto Europe
Auto Europe es otra de las compañías internacionales más reconocidas del sector rent a car. Su flota de vehículos es muy variada y es uno de sus puntos fuertes, ya que ofrece coches que se adaptan a todo tipo de clientes: vehículos compactos, coches de lujo, SUV, etc.
La transparencia de los costes es otro de sus factores diferenciadores. Su web compara y muestra las tarifas de otros proveedores de coche de alquiler y permite seleccionar la opción más conveniente y ajustada al presupuesto del viajero. Además, los seguros y tasas suelen estar incluídos en el precio final, lo que evita sorpresas desagradables de última hora.
Por último, Auto Europe ofrece un trato más flexible a los viajeros de empresa, que pueden modificar horarios de recogida y devolución del vehículo si fuera necesario.
Estas son solo algunas de las compañías de alquiler de coches favoritas para viajes de negocios en España. Cabe mencionar que, además de las compañías mencionadas, existen otras opciones en el mercado, incluyendo compañías locales y regionales que pueden ofrecer servicios competitivos e igualmentey adaptados a las necesidades de los viajeros de negocios.
3. Gestionar kilometraje de los viajes de empresa
Calcular el kilometraje es una tarea fundamental tras cada viaje de empresa. Llevar un control exhaustivo y actualizado de estos aspectos, es la única forma de asegurar que se cumplen las políticas de gastos de la empresa, evitando así errores y fraudes.
No obstante, reunir y gestionar todo ese volumen de información puede ser complicado en empresas en las que sus trabajadores viajan con cierta frecuencia. Utilizar un software de gestión de gastos como Tickelia, simplifica y optimiza esta tarea, facilitando el día a día del trabajador y de los responsables de la empresa, que ahorran tiempo y consiguen tener una visión global y en tiempo real de los gastos de cada viaje.
En el caso de los viajeros que utilizan su propio vehículo, el cálculo del kilometraje puede ser aún más engorroso si la empresa no cuenta con una política clara. La utilización de softwares como Tickelia, hace que los cálculos y reembolsos por este concepto sean más ágiles y totalmente transparentes.
Otros gastos asociados a los viajes de empresa que pueden administrarse a través de Tickelia son los relacionados con el alojamiento o la alimentación. Con Tickelia, el trabajador gestionar dietas y capturar y digitalizar cada gasto haciendo una fotografía del recibo o factura correspondiente. La tecnología OCR ICR, lee y transforma cada foto en un documento digital que contiene toda la información necesaria para justificar el gasto y solicitar su reembolso.
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