La contabilidad en las empresas es uno de los aspectos claves. Tanto por el propio beneficio de las compañías como por cuestiones de legalidad, cada movimiento financiero debería estar correctamente justificado. En este artículo, hablaremos sobre uno de los elementos clave para llevar a cabo el control de los gastos. Se trata del justificante de pago. Veremos qué es, para qué sirve y qué información debe aportar. Sigue leyendo.
1. ¿Qué es un justificante de pago?
Son muchos los trabajadores que, a causa de sus obligaciones laborales, deben realizar compras y efectuar pagos. En muchas ocasiones, son los propios trabajadores los que adelantan el dinero del pago y cuando lo reportan a la empresa, se les reembolsa el dinero.
Para que este hecho se pueda realizar bajo un control por parte del departamento financiero de la compañía, se debe justificar el pago y este proceso es posible, gracias al justificante de pago.
En resumen, el justificante de pago es la prueba fehaciente de que se ha efectuado un pago por parte de un trabajador de la empresa y poder reclamar la devolución del dinero que se ha gastado, siempre que se trata de un adelante por parte del trabajador, o simplemente que ese gasto quede correctamente justificado en las cuentas de la compañía.
2. ¿Para qué sirve un justificante de pago?
Tal y como hemos podido comprobar anteriormente, un justificante de pago sirve para dar valor y credibilidad a un pago.
Pese a que nos centramos en el ámbito profesional, a diario, fuera de nuestro puesto de trabajo, también efectuamos pagos y recibimos un justificante de pago, el cual, por lo general, lo desechamos sin más.
Por el contrario, las empresas deben llevar un control más exhausto de todos los pagos que se realizan. Así lo indica la ley 58/2003 de 17 de diciembre, donde la Agencia Tributaria indica la obligación de emitir facturas y conservar los justificantes de pagos que se precisen para el correcto cumplimiento de las obligaciones tributarias. Por lo tanto, las empresas están obligadas a guardar todos los justificantes para poder demostrar, ante la administración competente, que se está realizando un correcto uso del dinero de la compañía.
3. ¿Cómo se gestiona un justificante de pago?
Todas las empresas deben tener un buen sistema de control de gastos. Este proceso es imprescindible para cuadrar las cuentas ante la administración pública y ante la misma compañía.
La transparencia en las cuentas debería ser una prioridad para las compañías, pero en ocasiones es difícil conseguirla, sobre todo, cuando dependes de tanta información. Por cada pago, se debe mantener su justificante de pago correspondiente, esto implica a tener una gran cantidad de documentos.
Por otro lado, pese a ser una obligación por ley, la gestión de los justificantes de pago sirve para evitar posibles problemas. Más adelante, hablaremos sobre las soluciones tecnológicas que permiten poder almacenar cualquier justificante de pago de manera digital y automatizar su proceso, ya que, si se realiza la gestión de manera manual, además de ser susceptible de cometer errores, puede ser una tarea muy tediosa.
4. ¿Qué información contiene un justificante de pago?
Por lo general, un justificante de pago debe contener una información imprescindible para que se considere válido. Antiguamente, un justificante de pago se entregaba en papel. Actualmente, este procedimiento ha cambiado y pueden presentarse en formato electrónico, conservando su validez, siempre que esté homologado por la Agencia Tributaria.
La información que debe contener un justificante de pago es la siguiente:
- El nombre de la empresa que vende el producto o servicio.
- La fecha en que se ha realizado el pago.
- El concepto por el que se ha realizado el pago.
- El importe del pago sin impuestos.
- El importe con el IVA aplicado.
- En ocasiones, aparece el nombre de la empresa y del trabajador que realiza el pago.
5. Diferencia entre justificante de pago y factura
Anteriormente, hemos mencionado la importancia de una buena gestión de los gastos por parte de las empresas. Nos hemos centrado en la figura del justificante de pago, pero hay otros medios que se deben tener en cuenta. Uno de ellos son las facturas, las cuales se suelen confundir con el justificante de pago. Veamos cual es la diferencia entre ambos conceptos.
Una factura se trata de un documento donde se indica la compra o la venta de un producto o servicio por parte de una empresa a otra. Pese a que aparecen la gran mayoría de conceptos para ser justificada, en las facturas no se indica si se ha realizado el pago. Es por ello por lo que es necesario que las facturas estén correctamente anotadas como pagadas, pagadas parcialmente o no pagadas.
El justificante de pago, tal y como hemos podido ver hasta ahora, es el elemento que complementa la factura y que justifica el pago. Además, aporta toda la información necesaria para que el gasto sea reembolsado al trabajador, si así procede.
Por último, existe otro elemento que, en ocasiones, se puede aceptar como justificante de pago y es el recibo que se emite tras un pago con tarjeta. El principal problema es que en estos tiques no aparece toda la información sobre el gasto, así que debe ir acompañada del recibo de la empresa que ha ofrecido sus productos o servicios.
6. Digitalizar el justificante de pago
Anteriormente, hemos comentado la importancia de conservar todos los justificantes de pago. También hemos indicado las diferentes maneras de conservar dichos justificantes. La forma más habitual, hasta ahora, es la de conservar los documentos, como tiques o facturas, en papel. Aunque, como en muchos otros aspectos, la tecnología está adquiriendo un papel más protagonista.
Con el objetivo de evitar perder documentos, ya sea por error o por el deterioro de estos, cada vez más, las empresas están invirtiendo en la implantación de soluciones y herramientas tecnológicas que impulsan la digitalización y la automatización de los procesos en la gestión de gastos, entre ellos la gestión de los justificantes de pagos.
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Gracias a la tecnología OCR+ICR, capaz de reconocer hasta 18 campos de información, se pueden digitalizar los tiques y deshacerse de los tiques en papel.
Tickelia está homologado por la Agencia Tributaria, por lo que las fotografías de los tiques mantienen la validez legal del propio documento físico.
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