En el competitivo sector de la cosmética, adaptarse a la innovación tecnológica es clave para agilizar operaciones y mejorar la eficiencia. Tal es el caso de Recamier, una empresa colombiana fundada en 1947, que ha logrado establecerse como líder en productos capilares y corporales en América Latina. Con una sede principal en Cali, Colombia, y presencia en mercados de Estados Unidos, Ecuador y Perú, Recamier enfrentaba el desafío de optimizar sus procesos de gestión de gastos y viajes de negocios, especialmente en un contexto de alta movilidad de su equipo de ventas.
«Recamier es una compañía multilatina dedicada a la satisfacción del cliente en todo lo relacionado con cosmética capilar y corporal,» comenta Stella Cecilia García, vicepresidenta TICs de Recamier. «Actualmente, tenemos operaciones en Colombia, nuestra casa matriz, así como en Estados Unidos, Ecuador y Perú. Además, distribuimos a 15 países en Centroamérica y Suramérica.»
Tabla de contenidos
1. El reto: Procesos lentos y manuales
Recamier contaba con un método tradicional y manual para gestionar los gastos de sus empleados y tramitar solicitudes de anticipos, lo que implicaba múltiples pasos burocráticos. Cada solicitud requería revisión por varios departamentos —desde ventas hasta contabilidad y tesorería— lo cual demoraba hasta una semana. Este sistema no solo generaba frustración y pérdida de tiempo para los empleados, sino que también dejaba abierta la posibilidad de errores y riesgos de fraude.
«En 2019 tuvimos un primer acercamiento con Tickelia, cuando comenzamos a explorar una solución para la gestión de nuestras correrías y viajes de negocios, una necesidad importante para nosotros,» agrega García, resaltando cómo la búsqueda de una herramienta más ágil surgió como respuesta a los desafíos de movilidad y eficiencia de la empresa.
2. La solución: Tickelia como aliado estratégico
En 2019, Recamier implementó Tickelia, una plataforma que ha permitido automatizar el proceso de gestión de gastos y viajes. La integración con el ERP de la empresa fue crucial, facilitando una transición sin contratiempos hacia un sistema automatizado y digitalizado.
«La implementación de Tickelia ha sido de gran ayuda, ya que antes realizábamos todo el proceso de manera manual,» destaca Francy Lorena Mora, jefa de tesorería de Recamier. «Con Tickelia, un proceso que tomaba entre 4 y 5 días se convirtió en algo inmediato. Ahora, los vendedores solicitan el anticipo a través de Tickelia desde sus celulares, y la solicitud llega de inmediato y en orden cronológico a su jefe.»
Este cambio ha supuesto una mejora sustancial en la dinámica operativa de Recamier. Los empleados pueden gestionar sus anticipos y reportar gastos de forma rápida y desde cualquier lugar, sin depender de papeleo ni procesos de validación manuales, lo cual redunda en un entorno de trabajo más ágil y menos propenso a errores.
3. Los resultados: Ahorro de tiempo y eficiencia mejorada
La adopción de Tickelia ha transformado los procesos internos de Recamier. Mora explica que «manejamos los anticipos de manera inmediata y ya no utilizamos los métodos anteriores, sino que gestionamos todo a través de la aplicación de Tickelia.» Este cambio ha permitido a la empresa reducir la cantidad de documentos físicos y simplificar los flujos de trabajo.
«Nuestra gente, que es muy dinámica, ha aceptado y adoptado rápidamente el nuevo proceso, lo que ha facilitado la implementación. En Colombia, estamos en proceso de facturación electrónica, y vemos que esta aplicación nos ayudará mucho en esa transición,» añade Mora, subrayando el alineamiento de la herramienta con las necesidades futuras de Recamier en términos de digitalización y cumplimiento normativo.
Además, Tickelia ha generado un impacto directo en la fuerza de ventas de Recamier. «Nuestra fuerza de ventas es quien realmente ha experimentado el beneficio, pues no necesitan realizar reprocesos, ya que tienen la solución a la mano. En contabilidad y tesorería también vemos beneficios, ya que obtenemos la información de manera inmediata,» concluye Mora, destacando cómo los beneficios de la digitalización se extienden a toda la cadena de valor de la compañía.
4. Un futuro digitalizado para la gestión de recursos
La implementación de Tickelia en Recamier no solo responde a las necesidades de optimización de la empresa, sino que también alinea sus operaciones con las normativas de facturación electrónica y la tendencia hacia procesos digitales en Colombia. Para Recamier, la automatización no es solo una solución temporal, sino una inversión en la eficiencia y transparencia de sus operaciones, apuntalando su compromiso con la innovación en el sector cosmético.
Tickelia ha demostrado ser un aliado estratégico para Recamier, revolucionando la gestión de sus recursos y fortaleciendo su competitividad en el mercado global.
