Fundada en 1947 en Cali, Colombia, Recamier es una compañía multilatina que se ha convertido en líder en el sector de la cosmética capilar y corporal. Aunque su sede se encuentra en Colombia, también cuentan con sucursales en Estados Unidos, Ecuador y Perú. Además, distribuyen sus productos a 15 países de Centroamérica y Sudamérica, incluyendo Chile, Bolivia y Venezuela.
En solo Colombia, generan más de 700 empleos de los cuales el 60% está representado en la venta, lo que significaba para la empresa un gran reto y una constante búsqueda para automatizar la gestión de gastos y viajes de empresa.
La problemática
Recamier antes llevaba a cabo su gestión de gastos de empresa y solicitud de anticipos de forma muy tradicional con procesos totalmente manuales que les solían llevar varios días. Teniendo en cuenta que la compañía tiene un gran número de empleados en movilidad, la forma de gestionar este proceso desgastaba la fuerza laboral y generaba procesos mucho más lentos para diferentes departamentos de la compañía como el de ventas, el de contabilidad y el de tesorería.
Antes, si los empleados necesitaban pedir un anticipo debían rellenar manualmente una solicitud, enviarla a su manager, luego este debía enviárselo a contabilidad para su revisión y, posteriormente, pasaba a tesorería para hacer el pago. Todo este proceso se alargaba durante toda una semana.
Además, en cuanto al proceso de reporte de gastos de empresa, cuando los empleados entregaban sus tickets, se debía seguir con un procedimiento parecido al que se llevaba a cabo con el tema de los anticipos, todo esto para verificar manualmente que los gastos realizados estuvieran vinculados y fueran pertinentes a sus funciones profesionales.
Contar con un proceso manual generaba un consumo excesivo de tiempo y recursos que implicaba que los empleados pasasen horas registrando, categorizando y verificando gastos, lo que restaba tiempo en tareas más estratégicas y podía repercutir en errores fruto de la manualidad, lo que aumentaría las oportunidades de comisión de fraude interno.
Cuando se llevan a cabo procesos manuales de esta índole, es más complicado registrar y categorizar los gastos de forma correcta. Además, se puede generar retrasos en el procesamiento y prolongar los reembolsos a los empleados, provocando una frustración colectiva. Por estos motivos, Recamier estaba en la búsqueda de una solución que le facilitara todas estas tareas involucradas en el proceso de gestión de gastos de empresa.
La solución
Recamier encontró en Tickelia un aliado para poder automatizar todos los procesos que implican la gestión de gastos y viajes de empresa.
En primer lugar, Tickelia pudo integrarse fácilmente con el ERP de Recamier, por lo que no tuvieron que empezar desde cero para lograr gestionar de forma automática los gastos y viajes de empresa. Es así como Tickelia logró adaptarse a sus necesidades.
Actualmente Tickelia le ofrece a Recamier la oportunidad de que sus empleados puedan solicitar sus anticipos desde la App, que cuenta con una configuración de un flujo de aprobación multinivel en función del importe solicitado. Además, proporciona la opción de crear un perfil de gestión para el responsable del departamento de Tesorería y también la funcionalidad de gestionar las devoluciones y ajustes automáticos de liquidaciones negativas a devolver.
Por otra parte, gracias a Tickelia, ahora los empleados en movilidad pueden reportar todos los gastos ágilmente, solamente haciendo una fotografía al ticket desde la App, y gracias a la tecnología OCR+ICR con la que cuenta la solución, se extraen los campos del ticket necesarios para que toda la información quede digitalizada y, posteriormente, el manager pueda revisar el reporte del gasto y aprobarlo.
Asimismo, si Recamier tiene que hacer una compra a un No obligado a facturar, Tickelia le facilita la creación automática de archivos financieros, lo cual le permite gestionar los documentos soporte de manera práctica para su posterior transmisión a la DIAN. Además, puede hacer una correcta conciliación con las facturas electrónicas.
Los resultados
Recamier ha utilizado Tickelia desde 2019 como una solución para la gestión de gastos y viajes de empresa, lo que ha permitido transformar procedimientos manuales que tardaban días en un proceso casi instantáneo.
Según Francy Lorena Mora, jefe de Tesorería de Recamier “antes de Tickelia, los procesos tardaban hasta 5 días, y se realizaban manualmente y ahora con Tickelia los vendedores solicitan el anticipo a través de la aplicación en su móvil, esta llega inmediatamente a su jefe, y todo el proceso se completa en el mismo día”.
Como grandes beneficios, Recamier ahora cuenta con unos procesos de gestión de gastos más ágiles, una gestión de anticipos inmediata, ahorro de tiempo, y una mayor eficiencia en general. Además, todos los documentos y procesos quedan guardados en la nube, evitando la necesidad de documentos físicos, y con la integración al ERP se maximiza la automatización de procesos contables y de conciliación financiera.
Stella García, vicepresidenta TICs de Recamier, resalta que “más de 300 empleados en ventas, que se trasladan por todo el país, se han visto muy beneficiados ya que han percibido más agilidad en el proceso de solicitudes y una menor necesidad de hacer copias de papel”.
La implantación de Tickelia ha revolucionado varios aspectos de la gestión de gastos y viajes de empresa de Recamier. La automatización de los procesos ha conducido a importantes ahorros de tiempo para la compañía colombiana, y ha conseguido mejorar la eficiencia en estos procesos, beneficiando, especialmente, a la fuerza de ventas. Tickelia, además, se encuentra en línea con las tendencias y normativas importantes en el país, como la facturación electrónica.
