La Agència Catalana de Notícies (ACN), fundada en 1999, es una agencia de noticias de carácter público que cubre informativamente Cataluña, Bruselas y Madrid, donde posee delegaciones. Con un equipo de periodistas altamente móviles, ACN se enfrenta a desafíos diarios para gestionar los gastos generados por la actividad laboral de sus empleados en movilidad. El volumen de estos gastos, unido a la naturaleza impredecible de los trabajos periodísticos, requiere una gestión eficaz y ágil.
1. Optimizar el control de gastos frente a los métodos tradicionales
Antes de la implementación de Tickelia, ACN gestionaba las notas de gasto de manera manual. Un miembro del equipo dedicaba toda una semana laboral cada mes a clasificar, codificar contablemente y archivar los comprobantes físicos de los gastos. Los empleados presentaban los tiquets y se introducían manualmente en hojas de Excel, las cuales posteriormente se cargaban en el ERP. Esta metodología no solo era ineficiente, sino que también implicaba una gran cantidad de espacio para almacenar documentos físicos. La compañía necesitaba una solución que automatizara este proceso y mejorara la precisión en la gestión.
2. Digitalización completa de los tiquets y cumplimiento fiscal con Tickelia
Durante el proceso de adjudicación pública, ACN valoró positivamente la flexibilidad de Tickelia, que se adaptaba a sus flujos de trabajo específicos. Un aspecto clave que destacó fue la funcionalidad de automatización de las notas de gasto, que eliminaba la necesidad de que los empleados ingresaran los datos manualmente. En lugar de esto, los empleados solo necesitaban tomar una fotografía de sus tiquets y el sistema capturaba automáticamente toda la información, almacenándola en una base de datos. Esta automatización simplificó enormemente el proceso de reporte y mejoró la eficiencia operativa.
Otro factor importante fue la capacidad de Tickelia para integrarse con el sistema ERP de ACN, lo que permitió una sincronización total de los gastos con la contabilidad, asegurando que la información fuera precisa y fácil de consultar. Además, la homologación de Tickelia por parte de la Agencia Tributaria permitió a la ACN digitalizar por completo los tiquets, eliminando la necesidad de archivar documentos físicos y garantizando la validez fiscal de los mismos ante inspecciones.

“Ahorro de tiempo, agilidad en el proceso y menos cantidad de copias. Tickelia nos ha ayudado a agilizar procesos”
3. Agilidad en el proceso de validación y aprobación
Una mejora significativa con Tickelia fue la agilización del proceso de validación. Anteriormente, los rechazos de gastos inapropiados se realizaban al final del mes, cuando los empleados ya habían enviado los tiquets. Con Tickelia, el rechazo de gastos no conforme se realiza de forma inmediata y online, lo que permite una respuesta más rápida y una mayor facilidad para que los empleados se ajusten a las pautas de gastos establecidas.
4. Agilidad administrativa y reducción de carga laboral
La implementación de Tickelia ha transformado por completo la gestión de los gastos en ACN. El proceso que antes requería una semana laboral completa para ser gestionado manualmente, ahora se realiza de manera automatizada y digitalizada, lo que ha reducido enormemente la carga administrativa. Jordi Badal, CFO de la Agència Catalana de Notícies, resalta que «la carga administrativa se ha agilizado de forma tan significativa que esto permite dedicar trabajo personal a otras tareas de mayor valor añadido y, al mismo tiempo, abreviar plazos de proceso y liquidación de gastos.»
La aceptación por parte de los empleados ha sido muy positiva. La eliminación de la necesidad de conservar y enviar documentos físicos ha facilitado el día a día profesional, permitiendo ahorrar tiempo y simplificar procedimientos. La digitalización ha mejorado no solo la eficiencia, sino también la transparencia y el control sobre los gastos.

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La implementación de Tickelia ha permitido a la ACN optimizar su gestión de gastos, reducir costos y mejorar la agilidad del proceso, todo mientras asegura el cumplimiento con las normativas fiscales y administrativas.
