Taurus, empresa multinacional española fundada en 1962, ha consolidado su posición como líder en el sector de los electrodomésticos a lo largo de los años. Con su expansión global, surgió la necesidad de gestionar de manera eficiente los gastos de la empresa. ¡Descubre cómo han logrado agilizar estos procesos de gestión gracias a Tickelia!
1. La gestión manual de tickets y los problemas que esto conllevaba
La gestión de gastos en Taurus se realizaba de forma manual, lo cual implicaba un proceso laborioso y propenso a errores. Magda Odén, Responsable de Administración de Taurus Group, explica: “Antes era una gran pérdida de tiempo, sobre todo para los comerciales o los empleados que estaban fuera de la oficina. Debían reportar escaneados todas sus liquidaciones y los tickets correspondientes, lo que era un enorme desperdicio de tiempo tanto para ellos como para el departamento de administración“.
Con el crecimiento de la empresa y su presencia global, se volvió esencial contar con una herramienta que permitiera automatizar y optimizar esta gestión.
2. Solución: Implementación de Tickelia
Uno de los factores clave en la elección de Tickelia fue su capacidad para la parametrización de solicitud y aprobación multinivel de gastos y anticipos. Esta herramienta otorga autonomía a los empleados para reportar sus gastos y decidir cuándo realizar sus liquidaciones.
Por otra parte, Magda Odén, Responsable de Administración de Taurus Group, comenta que, “la integración de Tickelia con nuestro ERP fue uno de los puntos principales debido a que nos ayuda a la automatización de la contabilización de tickets, dicha integración nos permite que la contabilización sea automática, podemos reportar y cumplir con nuestras obligaciones de una forma ágil y fácil, además el análisis de los gastos generados de la empresa también es una ventaja que nos ha traído Tickelia”.
3. Funcionalidades que Taurus destaca de Tickelia
3.1 Conciliaciones de Tarjetas Corporativas
Gracias a Tickelia, las conciliaciones se realizan automáticamente. Antes, este proceso tomaba al departamento de administración entre una hora y hora y media. Ahora, se puede realizar en solo 5 a 15 minutos.
Conciliar automáticamente todos los pagos efectuados con tarjetas de empresa con los tickets y facturas subidos a una plataforma como Tickelia es fundamental para mantener una gestión financiera precisa y eficiente. Esta automatización elimina la necesidad de realizar seguimientos manuales, reduciendo significativamente el riesgo de errores humanos que pueden derivar en discrepancias contables y problemas de auditoría. Al sincronizar automáticamente los datos financieros, las empresas pueden asegurarse de que cada gasto registrado en la tarjeta tiene su correspondiente comprobante, lo que facilita la revisión y verificación de los gastos.
La correcta conciliación de gastos también contribuye a una mayor transparencia y control dentro de la organización. Con todos los pagos y comprobantes debidamente emparejados y registrados en una plataforma centralizada, los departamentos de contabilidad y finanzas pueden acceder a información actualizada y precisa en tiempo real. Esto no solo facilita la generación de informes financieros precisos, sino que también permite una supervisión más efectiva de los gastos, ayudando a identificar y abordar posibles irregularidades de manera oportuna. Además, tener un sistema automatizado de conciliación asegura que se cumplan todas las normativas fiscales y contables, reduciendo el riesgo de sanciones y multas.
Finalmente, la automatización de la conciliación de gastos libera tiempo y recursos valiosos para el personal administrativo, permitiéndoles enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor añadido. La eliminación de procesos manuales tediosos y repetitivos no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también aumenta la satisfacción y productividad de los empleados. Con menos tiempo dedicado a la conciliación de gastos, los equipos pueden centrar sus esfuerzos en análisis financieros más profundos y en la planificación estratégica, contribuyendo al crecimiento y éxito a largo plazo de la empresa. En resumen, la automatización de la conciliación de gastos es un componente esencial para la gestión financiera moderna, ofreciendo precisión, control y eficiencia mejorada.
3.2 Aprobación de Anticipos
Tickelia permite un flujo de aprobación directo al departamento de administración, facilitando la transferencia automática mediante SEPA al empleado correspondiente.
Además, la implementación de una herramienta como Tickelia para la solicitud de anticipos ofrece un control más riguroso y transparente sobre los fondos adelantados. Las plataformas digitales permiten establecer flujos de aprobación multinivel, asegurando que cada solicitud sea revisada y aprobada de acuerdo con las políticas de la empresa antes de la liberación de fondos. Esta estructura de control no solo previene abusos y fraudes, sino que también facilita un seguimiento detallado de cada anticipo, desde la solicitud hasta la liquidación final. Los responsables de finanzas y administración pueden acceder a informes detallados y análisis en tiempo real, lo que mejora la capacidad de supervisión y toma de decisiones.
Finalmente, la automatización de la solicitud y aprobación de anticipos mediante herramientas como Tickelia libera tiempo y recursos valiosos dentro de la organización. Los procesos manuales tradicionales son a menudo lentos y propensos a errores, lo que puede generar frustración y pérdida de tiempo tanto para los empleados como para el personal administrativo. Al digitalizar y automatizar estos procesos, las empresas pueden reducir significativamente la carga administrativa, permitiendo que el personal se concentre en actividades más estratégicas y de alto valor. En resumen, el uso de herramientas como Tickelia no solo optimiza la eficiencia operativa, sino que también mejora el control financiero y la satisfacción de los empleados, contribuyendo al éxito y crecimiento sostenible de la empresa.
3.3 Gestión de Kilometrajes
La herramienta permite ingresar rutas predefinidas o kilómetros recorridos de manera ágil, adaptándose a las necesidades específicas de la empresa.
Tickelia demuestra una notable adaptabilidad a las necesidades del mercado al ofrecer múltiples formas de reportar gastos, lo que resulta especialmente útil en áreas como el kilometraje y las dietas. Por ejemplo, para el registro del kilometraje, Tickelia permite a los usuarios utilizar Google Maps para calcular automáticamente las distancias recorridas. Esta funcionalidad no solo asegura precisión en los cálculos, sino que también ahorra tiempo a los empleados, quienes ya no necesitan realizar estos cálculos manualmente. Además, la opción de ingresar rutas predefinidas proporciona flexibilidad para aquellos que frecuentemente viajan por rutas establecidas, simplificando aún más el proceso de reporte.
En cuanto al reporte de dietas, Tickelia se adapta a las normativas y convenios específicos de cada empresa o sector. Esto significa que los empleados pueden reportar sus dietas de acuerdo con los límites y condiciones establecidos por los convenios colectivos aplicables. Esta personalización asegura que los reportes sean conformes a las políticas internas y legales, reduciendo el riesgo de errores y fraudes. La capacidad de adaptarse a diversas formas de reporte no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también proporciona un mayor control y transparencia en la gestión de gastos, beneficiando tanto a los empleados como a la administración de la empresa.
4. ¿Cómo fue la implementación de Tickelia?
Según Magda Odén, Responsable de Administración de Taurus Group, “la implementación de Tickelia fue rápida y operativa. Se realizó una formación para parametrizar todas las casuísticas encontradas en el departamento de finanzas y administración. La herramienta resultó ser muy intuitiva”.
El cambio de una gestión manual a una casi totalmente automatizada ha supuesto un cambio radical para Taurus. Algunos de los beneficios más destacados incluyen:
- Mayor Agilidad en la Conciliación de Tarjetas: El proceso se ha vuelto mucho más rápido y eficiente.
- Integración SAP: Ha permitido un mayor control de gastos duplicados, días festivos, y límites máximos de dietas.
- Ahorro de Tiempo: Los empleados pueden dedicar su jornada a tareas de mayor valor añadido para la empresa.
La digitalización y automatización de procesos en la gestión de gastos empresariales se ha convertido en una necesidad crítica en el mundo empresarial actual. Estas tecnologías no solo optimizan la eficiencia operativa, sino que también reducen significativamente los errores humanos, proporcionando una mayor precisión y control en la contabilidad. Al automatizar tareas repetitivas como la introducción de datos y la conciliación de transacciones, las empresas pueden liberar recursos valiosos que pueden ser redirigidos a actividades estratégicas que promuevan el crecimiento y la innovación.
La adopción de tecnologías de digitalización y automatización promueve una cultura empresarial más ágil y adaptable. En un entorno de negocio en constante cambio, la capacidad de responder rápidamente a las nuevas necesidades y tendencias del mercado es crucial. Las soluciones automatizadas no solo mejoran la eficiencia interna, sino que también potencian la satisfacción y productividad de los empleados, al eliminar cargas administrativas y simplificar procesos.
En resumen, la implementación de Tickelia ha representado un ahorro significativo de tiempo y recursos para Taurus, optimizando la gestión de gastos y mejorando la eficiencia operativa de la empresa.
