Dachser Iberia, perteneciente al Grupo Dachser, cuenta con una amplia gama de soluciones logísticas que lo han posicionado como uno de los operadores más importantes a nivel mundial. Dado el sector en el que opera, Dachser tiene en su plantilla a un gran número de empleados en movilidad, algo que, durante los últimos años y gracias al crecimiento de la empresa, ha ido complicando cada vez más la gestión de los gastos de empresa como fruto de sus viajes de negocios.
La problemática
Dachser Iberia contaba con una gestión de los gastos de empresa tradicional y manual, algo que no solo perjudicaba a los trabajadores en movilidad sino también al departamento administrativo y contable.
¿Cómo gestionaba Dachser Iberia los gastos de empresa? La compañía tenía establecido un protocolo por el que se tenía que asignar un código a cada viaje de negocios y la nota de gastos realizada en Excel tenía que estar vinculada a dicha numeración.
Con un gran volumen de empleados en movilidad y una gran cantidad de gastos de empresa que procesar mensualmente, finalmente este proceso manual se hizo insostenible, obligando a Dachser Iberia a decantarse por Tickelia para poder automatizar y digitalizar íntegramente toda la gestión de gastos.
La solución
Dachser Iberia confió en Consultia IT, empresa de servicios creada en 2001 especializada en la transformación de la gestión empresarial, para que desarrollase la integración con Tickelia, lo que le permitiría a la empresa operadora de logística y transporte simplificar y automatizar su gestión de gastos de empresa.
¿Cómo gestiona Dachser Iberia la gestión de gastos de empresa con Tickelia? De forma muy sencilla: sus trabajadores en movilidad, cuando efectúan un gasto, lo reportan mediante la App de Tickelia. A partir de este reporte, los responsables pueden denegar, aprobar y liquidar las notas de gastos que se envían directamente a SAP para que se contabilicen.
Para poder seguir con el modelo que tenía Dachser Iberia de un código asignado a cada viaje de negocios, Tickelia ha hecho posible poder realizar una única nota de gastos por cada viaje con los controles y avisos requeridos para el cumplimiento de la regla implementada por la compañía.
Además, Consultia IT y Tickelia han permitido que Dachser Iberia pueda digitalizar todos los procesos contables, integrando Tickelia con su sistema SAP ECC, lo que ha logrado reducir considerablemente el tiempo administrativo dedicado a estas cuestiones e invertirlo en acciones más importantes para la empresa. Además, esta integración con SAP ECC permite a Dachser Iberia no solamente automatizar la contabilización de las notas de gasto de los trabajadores viajeros, sino que también se incorpora la imagen de cada uno de los tiques, visibles desde el propio sistema SAP.
Como parte de esta integración, se llevaron a cabo una serie de formaciones a todo el equipo de Administración y Sistemas de la empresa de logística para poder enseñarles con todo detalle cómo proceder a la aprobación y liquidación de los gastos desde Tickelia, así como en temas de arquitectura técnica aplicada. Sin embargo, Tickelia tiene una interfaz tan intuitiva que, de cara al usuario final, en este caso los empleados en movilidad, no se requirieron grandes formaciones.
Dachser Iberia ahora cuenta con una contabilización de las notas de gasto automatizada, lo que le da la oportunidad de trabajar en la recuperación de IVA y, en el caso de que la empresa así lo deseé, Tickelia cuenta con un departamento que se encarga exclusivamente de ello.
Los resultados
Contar con un proceso automatizado de la gestión de los gastos de empresa ha permitido a Dachser Iberia no solo simplificar íntegramente este proceso, sino tener un mayor control y visibilidad de los gastos efectuados por los empleados en movilidad. Además, con una contabilización automática de los gastos de empresa, Dachser Iberia por fin puede dejar atrás procesos manuales y tediosos, además de las notas de gastos hechas en Excel.
Gracias a Tickelia, ahora Dachser Iberia tiene un proceso de gestión de gastos de empresa más transparente, integrado en su totalidad con su sistema SAP y con información en tiempo real, lo que le permite, además, mejorar su toma interna de decisiones.
