A Dachser Iberia, pertencente ao Grupo Dachser, possui uma vasta gama de soluções logísticas que a posicionaram como um dos operadores mais importantes a nível mundial. Dado o setor em que atua, a Dachser conta com um grande número de colaboradores em constante movimento, o que, nos últimos anos e devido ao crescimento da empresa, tem tornado a gestão das despesas mais desafiadora.
O problema
A Dachser Iberia possuia uma gestão tradicional das despesas da empresa, utilizando um método de gestão manual para apresentação de despesas. Este processo não só prejudicava os colaboradores que geravam as despesas, mas também tornava a tarefa mais complexa para o departamento administrativo e contábil.
Como é que a Dachser Iberia tratava as despesas da empresa? A companhia estabeleceu um protocolo pelo qual cada viagem de negócios deveria ser atribuída a um código específico. O relatório de despesas era feito em formato Excel e estava vinculado a essa numeração.
Entretanto, este processo manual tornou-se finamente insustentável devido ao grande número de funcionários gerando um volume enorme de despesas comerciais todos os meses. Como resultado, a Dachser Iberia optou por adotar a solução Tickelia para poder automatizar e digitalizar completamente toda o processo de gestão de despesas.
A solução
A Dachser Iberia confiou na sua empresa de consultoria informatica Consultia IT, especializada na transformação da gestão empresarial, para desenvolver a integração com a Tickelia.
Atualmente, a Dachser Iberia trata as despesas com a Tickelia duma forma muito simples: seus colaboradores registam cada despesa através da App da Tickelia. Em seguida, é criado um relatório que passa por um processo de aprovação ou rejeição pelos responsáveis designados. Após a aprovação, os relatórios são liquidados e todas as informações são integradas diretamente no sistema ERP (SAP).
Para manter o formato de identificação dos relatórios de despesas da Dachser Iberia (um código interno para cada viagem), a Tickelia adaptou o sistema para respeitar o mesmo formato de identificação. Além disso, foram adicionadas novas funcionalidades que melhoraram o controlo das despesas, incluindo avisos e notificações para garantir que a política de gasto da companhia é respeitada.
A parceria entre a Consultia IT e a Tickelia possibilitou a digitalização de todos os processo contábeis, integrando a Tickelia com o sistema SAP ECC. Isto reduziu significativamente o tempo administrativo dedicado, permitindo que a empresa investisse mais em atividades mais lucrativas. A integração com o SAP ECC permite ainda automatizar o lançamento dos relatórios de despesas e incorporar a imagem de cada uma das facturas no próprio sistema SAP.
Como parte da integração, a equipa de Administração e Sistemas da Dachser recebeu treinamentos para garantir que todos os envolvidos soubessem como proceder na aprovação e liquidação de despesas da Tickelia. A interface intuitiva facilitou a adaptação dos usuários à solução, sem a necessidade de uma formação extensiva.
Os resultados
Ter um processo automatizado de gestão de despesas de negócios permitiu à Dachser Iberia não só simplificar totalmente este processo, mas também ter maior controlo e visibilidade das despesas incorridas pelos colaboradores em movimento. Com a gestão automática das despesas da empresa, a Dachser Iberia pode finalmente deixar para trás os processos manuais que consumiam muito tempo de todos os colaboradores envolvidos. Os tempos das planilhas Excel e da acumulação de faturas para contabilização após as viagens, acabaram.
Com a ajuda da Tickelia, a Dachser Iberia agora dispõe dum processo de gestão de despesas mais transparente, totalmente integrado com seu sistema SAP e com informações em tempo real, o que também permite melhorar a tomada de decisão interna.
