A Sport TV é a rede de canais de televisão por assinatura especializada em desporto mais importante em Portugal. Fundada em 1988, a companhia oferece uma ampla variedade de conteúdo desportivo, incluindo transmissões ao vivo de eventos, programas de análise, notícias e muito mais. Os canais da Sport TV transmitem competições nacionais e internacionais, como jogos de futebol, tênis, basquete e ciclismo, entre outros desportos.
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O problema
A gestão de despesas corporativas numa organização como a Sport TV, enfrentava desafios significativos devido à necessidade constante de deslocação de jornalistas, técnicos e equipas de reportagem para cobrir todo o tipo de eventos desportivos em qualquer lugar do mundo. A empresa realizava a gestão das despesas por meio dum processo predominantemente manual e baseado em documentos em papel. Esta forma de submeter, verificar e aprovar centenas de despesas por mês, significava dedicar muitas horas a tarefas manuais e aumentava a possibilidade da ocorrência de erros involuntários durante o processo.
Embora necessário, este processo de gestão não acrescentava valor substancial à empresa, requerendo, no entanto, um controlo rigoroso.
A solução
A digitalização do processo de gestão das despesas da Sport TV, emergiu como uma necessidade e tem significado um avanço crucial, permitindo a eliminação de ineficiências, a redução drástica do uso de papel e a garantia de que os dados estivessem sempre prontamente disponíveis. A aprovação e o acompanhamento do fluxo de despesas corporativas agora ocorrem de forma totalmente digital, simplificando significativamente todo o procedimento.
A implementação da Tickelia na SportTV foi surpreendentemente ágil. O desafio principal residia na introdução da contabilidade analítica, incorporando todas as dimensões específicas requeridas pela organização. Era crucial que todas essas dimensões fossem preenchidas de forma imediata para garantir um processo contínuo, sem necessidade de intervenção manual durante o registo.
Inicialmente, alguns trabalhadores demonstraram alguma resistência ao novo sistema. No entanto, rapidamente perceberam que a Tickelia simplificava consideravelmente os seus procedimentos e ajudava-os a poupar muito tempo e esforço na hora de submeter despesas e receber o reembolso. A eliminação da necessidade de guardar as faturas foi particularmente bem recebida. Atualmente, todos os colaboradores utilizam a aplicação sem hesitação, reconhecendo o valor que a Tickelia adicionou ao seu dia a dia.
Uma das melhorias mais destacadas após a implementação da Tickelia na Sport TV é a eliminação dos problemas relacionados à submissão de despesas que ultrapassavam o limite aprovado sem justificação. Nesse sentido, o sistema de alertas desempenha um papel crucial, fornecendo aos responsáveis informações essenciais para tomar as decisões pertinentes.
Estas alertas não só chamam a atenção para despesas que excedem o valor aprovado, mas também, comprovam o numero de contribuinte da empresa e o cumprimento de prazos específicos para a apresentação de despesas. Dessa forma, os aprovadores são imediatamente alertados por meio de indicadores visuais, o que lhes permite ter uma compreensão completa do documento em processo de aprovação.
