A Haya Real Estate é uma das empresas espanholas líderes na oferta de serviços de servicing imobiliário e a empresa não bancária mais importante na gestão do crédito promotor e de ativos imobiliários adjudicados em Espanha. Gere ativos em representação dos seus clientes institucionais financeiros e por um valor de cerca de 40 000 milhões de euros.
A problemática
Os quadros da Haya Real Estate são compostos por mais de 680 profissionais, especialistas no setor imobiliário, com um índice de mobilidade muito alto. A empresa conta com uma grande equipa e gerir as despesas de viagem que se geram a cada mês requer trabalho e esforço e implica uma significativa carga de trabalho administrativa. A gestão de despesas desta grande equipa humana era muito complicada e implicava a plena dedicação de várias pessoas do departamento de administração: era necessário rever, validar, liquidar e arquivar cada uma das despesas geradas pelos trabalhadores. Por isso, a empresa decidiu procurar uma solução no mercado que lhe permitisse agilizar, melhorar e otimizar este processo.
A solução
Uma vez que na Haya Real Estate eram conscientes de que o seu processo de gestão de despesas tinha de melhorar, decidiram realizar um estudo de mercado, analisando distintas soluções, e a proposta da Tickelia foi a que melhor se adaptou, tanto a nível tecnológico como a nível funcional.
A Haya Real Estate avaliou positivamente a flexibilidade da Tickelia para se adaptar aos seus fluxos de trabalho. Uma das funcionalidades que mais chamou a atenção dos responsáveis da empresa no momento de se decidirem pela Tickelia foi a facilidade com a qual se realizava o reconhecimento automático da informação. Esta funcionalidade foi fundamental no momento da tomada de decisão, pois representava a total automatização do processo de declaração: o trabalhador não precisava de introduzir nenhum dado, somente de tirar uma fotografia aos seus talões e o sistema, de forma automática, capturava toda a informação dos mesmos e armazenava-a numa base de dados. Além disso, permitia-lhes transferir todos estes dados para o seu sistema contabilístico financeiro de forma automática, para sua contabilização, e realizar a apresentação dos dados requeridos em prazo e forma ao SII (Sistema Imediato de Informação).
Outra funcionalidade da Tickelia que motivou a Haya Real Estate a se decidir pela nossa solução foi o facto de o fluxo de aprovação de despesas ser implementado através de workflows da Tickelia, pois a normativa interna da empresa exige que as notas de despesas sejam aprovadas por várias pessoas, contemplando vários níveis de aprovação.
Além disso, as políticas de despesas da Haya Real Estate foram implementadas na Tickelia para que as despesas que se enviassem fossem sujeitas a uma aprovação prévia, permitindo que os responsáveis pela aprovação das despesas dos trabalhadores pudessem validá-las diretamente a partir do telemóvel, sem a necessidade de o fazer através de um computador. Graças a esta funcionalidade, a aprovação a partir do telemóvel, conseguiu-se agilizar o processo de validação e as liquidações são muito mais rápidas.
Um fator relevante destacado pela Haya Real Estate foi a sua homologação por parte da Agencia Tributaria espanhola, pois tal representava uma total eliminação do papel na gestão das despesas sem a necessidade de arquivá-las, digitalizando os talões através da aplicação da Tickelia, que se armazenam como imagens certificadas e totalmente válidas face a uma inspeção.
Por outro lado, não podemos obviar outro processo que a empresa queria melhorar: a conciliação bancária. Relativamente a isto, a Tickelia permitia importar, através de um ficheiro do banco, todos os movimentos dos cartões de crédito corporativos para realizar a conciliação de todas as despesas de forma automática, conseguindo fazer com que um processo considerado muito crítico em muitas empresas se resolvesse de forma imediata.
Um último elemento muito atrativo para a Haya Real Estate foi a gestão do IVA proporcionada pela Tickelia, pois é a única solução no mercado que se encarrega a 100% da reclamação de faturas aos estabelecimentos para que as empresas possam deduzir o IVA das despesas. A Tickelia realiza todo o processo de reclamação de faturas e, após obtida a fatura, realiza-se uma transferência automática para o ERP da empresa.
Os resultados
Com a implementação da Tickelia na Haya Real Estate, o processo de gestão de despesas mudou completamente. De ter uma pessoa que dedicava o seu dia de trabalho integralmente ao processo de administração, e onde as despesas eram declaradas manualmente com os comprovativos agrafados, passaram a contar com notas de despesas geradas automaticamente com a Tickelia e o processo de controlo e revisão passou a ser realizado através de uma plataforma totalmente digitalizada.
Por outro lado, a eliminação do papel representou uma poupança em custos significativos em serviços de entrega e em gestão de armazenamento, pois a empresa deixou de enviar mensalmente os comprovativos para os escritórios centrais e já não tem a necessidade de armazená-los.
“O que antes era uma tarefa muito manual e custosa, agora converteu-se num processo totalmente automatizado […]”, declara Pablo Badía López, Diretor de Compras e Gestão de Fornecedores da Haya Real Estate.
A principal vantagem obtida pela Haya Real Estate com a Tickelia foi a considerável diminuição do tempo dedicado por parte do seu pessoal à gestão das despesas de toda a empresa. Calculou-se que o tempo consumido por todas as tarefas relacionadas com esta declaração de despesas diminuiu cerca de 70%, o que equivale a uma significativa poupança económica para a entidade.
