Haya Real Estate est l’une des compagnies espagnoles leader dans l’offre de services de servicing immobilier et la société non bancaire la plus importante dans la gestion du crédit et des actifs immobiliers attribués en Espagne. Elle gère des actifs pour le compte de ses clients institutionnels financiers d’une valeur de 40 milliards d’euros environ.
La problématique
Le personnel d’Haya Real Estate est composé de plus de 680 professionnels experts du secteur immobilier ayant un taux de mobilité très élevé. Le personnel d’Haya Real Estate est composé de plus de 680 professionnels experts du secteur immobilier ayant un volume de mobilité très élevé. L’entreprise compte sur une grande équipe et la gestion des frais de déplacement demande chaque mois du travail, des efforts et une charge de travail administrative importante. La gestion des frais de cette grande équipe humaine est très complexe, et exige que plusieurs personnes du Département administratif se consacrent entièrement aux tâches suivantes : réviser, valider, liquider et archiver chaque dépense réalisée par les employés. C’est la raison pour laquelle la société a décidé de chercher une solution proposée sur le marché qui lui permettrait de flexibiliser, d’améliorer et d’optimiser ce processus.
La solution
Les responsables d’Haya Real Estate étaient conscients que leur processus de gestion des frais devait être amélioré, et ils ont décidé de réaliser une étude de marché afin d’analyser différentes solutions. La proposition de Tickelia s’est révélée être la mieux adaptée, tant au niveau technologique que fonctionnel.
Haya Real Estate a évalué de manière positive la flexibilité de Tickelia pour s’intégrer dans ses flux de travail. L’une des fonctionnalités qui a le plus attiré l’attention des responsables de la société lorsqu’ils ont choisi Tickelia était la facilité avec laquelle la reconnaissance automatique de l’information était réalisée. Cette fonctionnalité a été essentielle lors de la prise de décision, puisqu’elle permettait l’automatisation totale du processus des rapports : l’employé ne doit introduire aucune donnée mais seulement prendre une photographie de ses tickets. Le système capture ensuite de manière automatique toute l’information contenue dans ces derniers et les stocke dans une base de données. En outre, ils pouvaient transférer automatiquement toutes les données à leur système comptable financier en vue de leur comptabilisation, et déposer les données requises dans les délais et selon les formalités prévues par la loi au SII.
Une autre fonctionnalité de Tickelia qui a également plu à Haya Real Estate et qui l’a convaincue de choisir notre solution est que le flux de validation des dépenses sera implémenté par des workflows de Tickelia. En effet, la réglementation interne de la société exige que les notes de frais soient validées par plusieurs personnes, en prévoyant plusieurs niveaux de validation.
En outre, les politiques de dépenses d’Haya Real Estate ont été implémentées dans Tickelia pour que les dépenses envoyées passent par une validation préalable, en permettant que les responsables qui devaient valider les dépenses des employés puissent les valider directement avec le portable, sans avoir à utiliser un ordinateur. Grâce à cette fonctionnalité, la validation sur portable, le processus de validation est devenu plus flexible et les liquidations beaucoup plus rapides.
Le fait que cette solution soit homologuée par l’Administration fiscale était un facteur important pour Haya Real Estate, puisque le papier a été totalement supprimé dans la gestion des frais, ces derniers ne devant plus être archivés. Les tickets ont été dématérialisés grâce à l’App de Tickelia et stockés comme des images certifiées totalement valables en cas d’inspection.
Par ailleurs, il convient de rappeler un autre processus que l’entreprise souhaitait améliorer: le rapprochement bancaire. À cet égard, Tickelia permettait d’importer au moyen d’un fichier de la banque tous les mouvements des cartes de crédit d’entreprise afin de réaliser le rapprochement de toutes les dépenses de manière automatique, en obtenant qu’un processus considéré comme étant très difficile dans de nombreuses compagnies soit réalisé immédiatement.
Un dernier point fort pour Haya Real Estate était la gestion de la TVA dans Tickelia. En effet, elle est la seule solution existant sur le marché qui s’occupe à 100 % de la réclamation des factures auprès des établissements pour que les entreprises puissent déduire la TVA des frais. Tickelia effectue tout le processus de réclamation des factures, et il est procédé à un transfert automatique à l’ERP de la société après l’obtention de la facture.
Les résultats
Grâce à l’implémentation de Tickelia chez Haya Real Estate, le processus de gestion des dépenses a complètement changé. Avant Tickelia, une personne consacrait tous les mois une semaine entière de travail au processus d’administration et à l’élaboration manuelle du rapport des dépenses exclusivement. Aujourd’hui, les notes de frais sont générées automatiquement et le processus de contrôle et de révision est réalisé au travers d’une plate-forme totalement numérisée.
Par ailleurs, l’élimination du papier a permis de faire des économies sur les coûts importants relatifs à la messagerie et la gestion du stockage, puisque la société n’envoie plus les justificatifs mensuellement aux bureaux centraux et qu’elle n’a plus besoin de les stocker.
« Ce qui représentait avant une tâche très manuelle et laborieuse est devenu aujourd’hui un processus totalement automatisé », déclare Pablo Badía López, Directeur des Achats et de la Gestion des Fournisseurs d’Haya Real Estate.
Haya Real Estate a obtenu comme principal avantage grâce à Tickelia une baisse considérable du temps consacré par son personnel à la gestion des dépenses de toute la société. Le temps passé à la réalisation de toutes les tâches liées à ce rapport des dépenses a été réduit de près de 70 %, ce qui équivaut à une économie financière considérable pour la société.
