L’Agència Catalana de Notícies (ACN) est une agence de presse publique et multimédia fondée en 1999. L’ACN couvre l’actualité de la Catalogne, Bruxelles et Madrid, où elle dispose de délégations.
La problématique
L’Agència Catalana de Notícies (ACN) est formée d’une équipe de journalistes extrêmement mobile, qui fait face à des contingences continues lors d’informations imprévues survenant tous les jours, et qui exige un effort considérable de gestion adaptée et contrôlée du volume très élevé de frais générés chaque mois.
Avant l’implémentation de Tickelia, la gestion des notes de frais était un processus extraordinairement coûteux et peu automatisé. Tous les mois, une personne passait une semaine de travail complète à classer, codifier d’un point de vue comptable les mouvements et archiver les justificatifs en papier. La classification et l’enregistrement des notes de frais étaient effectués à partir des justificatifs en papier remis par les employés. Il était ensuite procédé à l’enregistrement comptable par introduction manuelle des données sur une feuille Excel postérieurement téléchargée dans l’ERP. En outre, les archives matérielles des documents occupaient beaucoup d’espace.
La solution
Dans le cadre de l’appel d’offres obligatoire pour les entreprises publiques, l’ACN a apprécié la flexibilité d’adaptation de Tickelia à ses flux de travail. L’automatisation des notes de frais constitue l’une des fonctionnalités de Tickelia les plus appréciées par les responsables de l’entreprise, en ce sens qu’elle représente une étape difficile du fonctionnement. Cette fonctionnalité a été essentielle lors de la prise de décision, puisqu’elle permettait l’automatisation totale du processus des rapports: l’employé ne doit introduire aucune donnée mais seulement prendre une photographie de ses tickets. Le système capture ensuite de manière automatique toute l’information contenue dans ces derniers et les stocke dans une base de données.
Un autre facteur important pour la société était la capacité de Tickelia de s’intégrer au système ERP de l’ACN. Cela permettait d’obtenir un flux d’informations des dépenses totalement intégré à la comptabilité de l’entreprise.
L’ACN accordait beaucoup d’importance à l’homologation octroyée par l’Administration fiscale, puisqu’elle impliquait une suppression totale du papier dans la gestion des frais sans nécessité de les archiver, avec une dématérialisation des tickets au travers de l’App de Tickelia et un stockage en tant qu’images certifiées entièrement valables en cas d’inspection.
Enfin, le fait de pouvoir flexibiliser le dialogue de validation constituait pour l’ACN un élément très convaincant. Par le passé, le refus d’un type de frais non admis était effectué à la fin du mois, après que les utilisateurs aient envoyé les justificatifs de dépenses. Aujourd’hui, le refus d’une dépense inadaptée est réalisé très rapidement et en ligne. Ainsi, l’utilisateur s’adapte plus rapidement et d’une manière plus agréable aux conditions de dépenses admises.
Les résultats
Grâce à l’implémentation de Tickelia dans l’ACN, le processus de gestion des dépenses a complètement changé. Avant Tickelia, une personne consacrait une semaine entière de travail chaque mois au processus d’administration exclusivement et élaborait le rapport des dépenses manuellement. Aujourd’hui, les notes de frais sont générées automatiquement et le processus de contrôle et de révision est réalisé au travers d’une plate-forme totalement numérisée.
« La charge administrative s’est tellement flexibilisée que cela permet de consacrer du temps de travail à d’autres tâches à valeur ajoutée plus élevée, et de pouvoir en même temps raccourcir les délais de processus et de liquidation des dépenses », déclare Jordi Badal, CFO (Chief Financial Officer) de l’Agència Catalana de Notícies (ACN).
De même, l’acceptation des employés a été très positive. Le fait de ne plus procéder à la conservation et à l’envoi des documents matériaux a facilité le travail quotidien, pour lequel l’économie de temps et la simplicité des procédures ont une grande importance.
