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Die Agència Catalana de Notícies (ACN) ist eine öffentliche, multimediale Nachrichtenagentur, die 1999 gegründet wurde. Die ACN berichtet aus Katalonien, Brüssel und Madrid, wo sie eigene Büros unterhält.
Das Problem
Die Agència Catalana de Notícies (ACN) besteht aus einem Team von Journalisten mit einem sehr hohen Mobilitätsindex, das durch täglich auftretende unerwartete Nachrichtenereignisse ständig mit neuen Herausforderungen konfrontiert ist. Daher ist ein großer Aufwand nötig, um die angemessene und kontrollierte Verwaltung der monatlich anfallenden hohen Ausgaben sicherzustellen.
Vor der Einführung von Tickelia war die Verwaltung der Spesenabrechnungen ein äußerst aufwändiger und kaum automatisierter Prozess. Eine Person benötigte jeden Monat eine komplette Arbeitswoche, um die Belege zu klassifizieren, Buchungen zu codieren und die physischen Quittungen abzulegen. Die Spesenabrechnungen wurden auf Grundlage der von den Mitarbeiter eingereichten Papierbelege klassifiziert und erfasst, und die Buchungen wurden manuell in eine Excel-Tabelle eingegeben, die anschließend ins ERP hochgeladen wurde. Zudem beanspruchte die physische Ablage der Dokumente viel Platz.
Die Lösung
Im Rahmen des obligatorischen öffentlichen Vergabeverfahrens bei öffentlichen Unternehmen bewertete die ACN die Flexibilität von Tickelia positiv, sich in die Arbeitsabläufe der ACN einzufügen. Als eine der von den Unternehmensverantwortlichen als kritisch bewerteten Funktionen galt die Automatisierung der Spesenabrechnungen. Dies war bei der Entscheidungsfindung ausschlaggebend, da dadurch der Abrechnungsprozess effizienter wurde: Mitarbeitende müssen keine Daten mehr eingeben. Sie müssen lediglich ein Foto ihrer Belege machen, und das System erfasst automatisch alle Informationen auf dem Beleg und speichert diese in einer Datenbank.
Ein weiterer wichtiger Punkt für das Unternehmen war die Fähigkeit von Tickelia, sich in das ERP-System der ACN integrieren zu lassen. Dadurch entstand ein vollständig in die Buchhaltung integrierter Fluss von Speseninformationen.
Ein relevanter Aspekt, den die ACN hervorhob, war die offizielle Zertifizierung von Tickelia durch die Steuerbehörde, da dies die vollständige Abschaffung von Papier bei der Spesenverwaltung und die papierlose Archivierung bedeutete, wobei Belege mit der Tickelia-App digitalisiert werden und als zertifizierte Bilder gespeichert werden, die im Falle einer Prüfung vollumfänglich gültig sind.
Ein weiteres sehr attraktives Element für die ACN war schließlich die Möglichkeit, den Validierungsdialog zu beschleunigen. Früher erfolgte die Ablehnung eines nicht erstattungsfähigen Ausgabentyps monatlich im Nachhinein, nachdem die Nutzer die Belege eingereicht hatten. Heute erfolgt die Ablehnung einer unangemessenen Ausgabe in sehr kurzer Zeit und online, sodass sich die Nutzer schneller und unkomplizierter an die akzeptierten Spesenrichtlinien anpassen können.
Die Ergebnisse
Mit der Einführung von Tickelia bei der ACN hat sich der Prozess der Spesenverwaltung grundlegend verändert. Anstatt eine Person eine vollständige Arbeitswoche ausschließlich mit der Verwaltung der monatlich gemeldeten Ausgaben zu beschäftigen, werden Spesenabrechnungen nun automatisch mit Tickelia erstellt und der Kontroll- und Überprüfungsprozess erfolgt über eine vollständig digitalisierte Plattform.
„Die Verwaltungsbelastung wurde so erheblich reduziert, dass das Personal seine Zeit nun anderen Aufgaben mit höherem Mehrwert widmen kann. Gleichzeitig konnten die Bearbeitungs- und Abrechnungszeiten für Spesen deutlich verkürzt werden“, erklärt Jordi Badal, CFO der Agència Catalana de Notícies (ACN).
Auch die Akzeptanz bei den Mitarbeiter war sehr positiv. Das Wegfallen der Aufbewahrung und Einsendung von Papierdokumenten hat sich als unerwarteter Vorteil für die täglichen Arbeitsabläufe erwiesen, bei denen Zeitersparnis und Verfahrensvereinfachung von erheblicher Bedeutung sind.
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