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Metrovacesa ist ein spanisches Unternehmen, das 1918 gegründet wurde und im Immobiliengeschäft tätig ist. Seine Geschäftstätigkeit konzentriert sich auf Großstädte wie Madrid, Barcelona und Valencia sowie auf die Costa del Sol. Außerdem übernimmt es Aufgaben im Bereich Landmanagement, die von der Stadtentwicklung über die Erschließung und den Verkauf von Grundstücken bis hin zu hochwertigen Wohnimmobilien in nachgefragten Regionen Spaniens reichen.
Das Problem
Metrovacesa besteht aus einem Team mit sehr hoher Mobilität, was einen erheblichen Aufwand für eine angemessene und kontrollierte Verwaltung des großen monatlich anfallenden Ausgabenvolumens erfordert.
Vor der Einführung von Tickelia wurden die Spesenabrechnungen über ein Reisemodul von SAP verwaltet. Ein Teil der Genehmigung der Abrechnungen erfolgte auf Papier und wurde anschließend über das Reisemodul validiert. Auch der Buchungs- und Zahlungsprozess war über SAP automatisiert. Die Sekretärinnen der jeweiligen Bereiche waren für die Autorisierung der Abrechnungen zuständig, und in der Finanzabteilung erstellte eine Buchhaltungskraft den Buchungssatz und die Datei für die Zahlung durch das Cash Management. Sie benötigten jeden Monat 2 bis 3 Arbeitstage, um die Spesenabrechnungen aller Mitarbeiter zu bearbeiten.
Irgendwann war das Limit erreicht, und es wurde deutlich, dass Alternativen gefunden werden mussten, um den gesamten Prozess neu zu organisieren.
Die Lösung
Bei Metrovacesa war man sich bewusst, dass der Prozess der Spesenverwaltung verbesserungswürdig war: Es musste die Erstellung der Spesenabrechnung durch die Mitarbeiter beschleunigt und vereinfacht werden. Daher erregte der Vorschlag zur Automatisierung mit Tickelia schnell ihre Aufmerksamkeit.
Eine der Funktionen, die bei der Bewertung von Tickelia besonders auffiel, war die automatische Erkennung von Informationen. Das bedeutete die vollständige Automatisierung des Abrechnungsprozesses, da die Mitarbeiter keine Daten mehr eingeben mussten, sondern einfach ein Foto ihrer Belege aufnehmen konnten.
Ein weiterer entscheidender Punkt war die offizielle Anerkennung von Tickelia durch die Steuerbehörde. Das ermöglichte die vollständige Abschaffung von Papier bei der Spesenverwaltung, da digitalisierte Belege bei Prüfungen anerkannt werden.
Eine weitere Tickelia-Funktion, die Metrovacesa zur Entscheidung für unsere Lösung bewegte, war die mehrstufige Validierung, wodurch alle Ausgaben über einen effizienten, mehrstufigen und nahezu automatischen Workflow dank der in Tickelia programmierten Benachrichtigungen überwacht werden. Eine Lösung für mehr Kontrolle dank vorheriger Validierung durch Vorgesetzte oder andere am Prozess beteiligte Personen.
Ein letzter – für die Nutzer weniger attraktiver, für das Unternehmen aber essenzieller – Faktor war die Fähigkeit, Tickelia in das SAP-System von Metrovacesa zu integrieren. Dadurch war ein vollständig integrierter Fluss der Spesendaten mit der Buchhaltung des Unternehmens möglich.
Die Ergebnisse
Mit der Einführung von Tickelia hat sich der Spesenverwaltungsprozess bei Metrovacesa grundlegend verändert. Statt wie zuvor 2 bis 3 Arbeitstage für die Bearbeitung der Spesenabrechnungen aller Mitarbeiter aufzuwenden, ist der Prozess jetzt vollständig automatisiert – die Spesenabrechnungen werden automatisch mit Tickelia erstellt, und die Kontrolle sowie Überprüfung erfolgen nun über eine komplett digitale Plattform.
Aus Sicht der Mitarbeiter bestand der größte Vorteil in der deutlichen Reduzierung der Zeit, die sie für die Verwaltung ihrer Spesen aufwenden mussten. Zusätzlich verfügen sie jetzt über ein Tool, das ihre Abrechnung automatisiert und sie in Echtzeit über den Stand ihres Budgets informiert.
Schließlich haben Vorgesetzte jetzt die Ausgaben eines Teams oder einer Einzelperson in Echtzeit im Blick und können direkt diejenigen benachrichtigen, die die Bedingungen nicht erfüllen.
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