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Haya Real Estate ist ein führendes spanisches Unternehmen, das Immobiliendienstleistungen anbietet und das bedeutendste Nicht-Banken-Unternehmen in der Verwaltung von Krediten an Bauträger sowie in der Verwaltung von Immobilienvermögen in Spanien ist. Es verwaltet Vermögenswerte in Höhe von etwa 40 Milliarden Euro im Auftrag seiner Kunden aus dem Finanzsektor.
Das Problem
Das Team von Haya Real Estate besteht aus über 680 Fachleuten, die Experten im Immobiliensektor sind, mit einem sehr hohen Mobilitätsindex. Das Team von Haya Real Estate besteht aus über 680 Experten im Immobilienbereich mit einem sehr hohen Maß an Mobilität. Das Unternehmen verfügt über ein großes Team, und die Verwaltung der jeden Monat anfallenden Reisekosten, erfordert erheblichen Arbeits- und Verwaltungsaufwand. Die Verwaltung der Ausgaben dieses großen Teams war sehr kompliziert und erforderte die volle Arbeitszeit mehrerer Mitarbeiter in der Verwaltungsabteilung: Jede Ausgabe der Mitarbeiter musste überprüft, validiert, abgerechnet und archiviert werden. Das Unternehmen entschied sich daher, nach einer Lösung auf dem Markt zu suchen, um diesen Prozess zu vereinfachen, zu verbessern und zu optimieren.
Die Lösung
Da Haya Real Estate erkannte, dass der Prozess der Spesenverwaltung verbessert werden musste, entschied man sich, eine Marktanalyse durchzuführen und verschiedene Lösungen zu vergleichen. Der Vorschlag von Tickelia passte sowohl technologisch als auch funktionell am besten.
Haya Real Estate bewertete die Flexibilität von Tickelia, sich in bestehende Arbeitsabläufe einzufügen, sehr positiv. Eine der Funktionen, die die Entscheidungsträger des Unternehmens besonders überzeugte, war die einfache und automatische Erkennung von Informationen. Diese Funktion war entscheidend, da sie die vollständige Automatisierung des Abrechnungsprozesses ermöglichte: Die Mitarbeiter müssen keine Daten eingeben. Sie brauchen nur ein Foto ihrer Belege zu machen, und das System erfasst automatisch alle Informationen vom Beleg und speichert sie in einer Datenbank. Außerdem können alle diese Daten automatisch an das Finanzbuchhaltungssystem zur Verbuchung und zur fristgerechten und korrekten Übermittlung an das SII (Sofortiges Informationssystem) übertragen werden.
Eine weitere Funktion von Tickelia, die Haya Real Estate zur Wahl unserer Lösung bewog, war die Implementierung des Freigabeprozesses für Ausgaben über Tickelia-Workflows, da die internen Vorschriften des Unternehmens die Genehmigung von Spesenabrechnungen durch mehrere Personen und somit mehrere Genehmigungsstufen vorsahen.
Zudem wurden die Ausgabenrichtlinien von Haya Real Estate in Tickelia integriert, sodass jede eingereichte Ausgabe vorab genehmigt werden muss und eine direkte Freigabe per Mobiltelefon durch die verantwortlichen Vorgesetzten möglich ist, ohne dass dies über einen Computer erfolgen muss. Dank dieser Funktion (Freigabe per Handy) wurde der Genehmigungsprozess erheblich beschleunigt und die Abrechnung erfolgt deutlich schneller.
Ein relevanter Aspekt, den Haya Real Estate hervorhob, war die offizielle Zulassung von Tickelia durch die Steuerbehörde, was die vollständige Abschaffung von Papier in der Spesenverwaltung bedeutete: Belege werden mit der Tickelia-App digitalisiert und als zertifizierte, bei Prüfungen vollständig gültige Images gespeichert.
Außerdem wollte das Unternehmen einen weiteren Prozess verbessern: die Bankabstimmung. In diesem Zusammenhang ermöglicht Tickelia das Importieren aller Bewegungen von Firmenkreditkarten per Bankdatei, sodass alle Ausgaben automatisch abgeglichen werden können – eine unmittelbare Lösung für einen in vielen Unternehmen als kritisch eingestuften Prozess.
Ein weiteres attraktives Element für Haya Real Estate war das Umsatzsteuer-Management, das Tickelia bietet. Es ist die einzige Lösung am Markt, die sich zu 100 % um die Anforderung von Rechnungen bei den Ausstellern kümmert, damit Unternehmen die Mehrwertsteuer aus den Ausgaben abziehen können. Tickelia übernimmt den gesamten Rechnungsanfrageprozess und überträgt die erhaltene Rechnung automatisch an das ERP des Unternehmens.
Die Ergebnisse
Mit der Einführung von Tickelia bei Haya Real Estate hat sich der Prozess der Ausgabenverwaltung grundlegend verändert. Früher war eine Person einen ganzen Arbeitstag mit der Administration beschäftigt und die Ausgaben wurden monatlich mit angehefteten Belegen eingereicht. Jetzt werden Spesenabrechnungen automatisch mit Tickelia erstellt und die Kontrolle und Überprüfung erfolgt über eine vollständig digitale Plattform.
Darüber hinaus brachte die Abschaffung von Papier erhebliche Kosteneinsparungen im Kurier- und Lagerwesen, da das Unternehmen die Belege nicht mehr monatlich an die Zentrale senden und nicht mehr aufbewahren muss.
„Was früher eine sehr manuelle und kostspielige Aufgabe war, ist jetzt ein komplett automatisierter Prozess“, sagt Pablo Badía López, Leiter Einkauf und Lieferantenmanagement bei Haya Real Estate.
Der wichtigste Vorteil, den Haya Real Estate mit Tickelia erzielt hat, ist die deutliche Reduzierung der für die Verwaltung der Ausgaben des gesamten Unternehmens aufgewendeten Zeit. Es wurde berechnet, dass der Zeitaufwand für alle Aufgaben rund um die Spesenabrechnung um fast 70 % gesunken ist – das bedeutet eine erhebliche finanzielle Ersparnis für das Unternehmen.
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