Haya Real Estate, es una de las compañías españolas líderes en la oferta de servicios de servicing inmobiliario y la compañía no bancaria más importante en la gestión del crédito promotor y de activos inmobiliarios adjudicados en España. Gestiona activos en representación de sus clientes institucionales financieros y por valor de aproximadamente 40.000 millones de euros.
La problemática
La plantilla de Haya Real Estate está formada por más de 680 profesionales, expertos en el sector inmobiliario, con un índice de movilidad muy alta. La empresa cuenta con un gran equipo y gestionar los gastos de viaje que se generan cada mes requiere trabajo, esfuerzo y comporta una carga de trabajo administrativa importante. La gestión de gastos de este gran equipo humano era muy complicada, e implicaba la dedicación plena de varias personas del departamento de administración: había que revisar, validar, liquidar y archivar cada uno de los gastos originados por los empleados. Por ello, la compañía decidió buscar una solución en el mercado que le permitiera agilizar, mejorar y optimizar este proceso.
La solución
Dado que en Haya Real Estate eran conscientes de que su proceso de gestión de gastos tenía que mejorar, decidieron realizar un estudio de mercado, analizando distintas soluciones y la propuesta de Tickelia fue la que mejor encajó, tanto a nivel tecnológico como a nivel funcional.
Haya Real Estate valoró positivamente la flexibilidad de Tickelia para encajar en sus flujos de trabajo. Una de las funcionalidades que llamó más la atención a los responsables de la compañía a la hora de decidirse por Tickelia fue la facilidad con la que se realizaba el reconocimiento automático de la información. Esta funcionalidad fue clave a la hora de tomar la decisión, ya que suponía la automatización total del proceso de reporte: el trabajador no necesitaba introducir ningún dato, sino únicamente realizar una fotografía de sus tiques y el sistema, de forma automática, capturaba toda la información del mismo y la almacenaba en una base de datos. Además, les permitía traspasar todos estos datos a su sistema contable financiero de forma automática, para su contabilización, y realizar la presentación de los datos requeridos en plazo y forma al SII (Sistema Inmediato de Información).
Otra funcionalidad de Tickelia que motivó a Haya Real Estate a decidirse por nuestra solución fue que el flujo de aprobación de gastos se implementara mediante workflows de Tickelia, ya que la normativa interna de la compañía exige que las notas de gastos sean aprobadas por varias personas, contemplando varios niveles de aprobación.
Además, las políticas de gastos de Haya Real Estate se implementaron en Tickelia para que los gastos que se enviaban pasaran una aprobación previa, permitiendo que los responsables que tenían que aprobar los gastos de los empleados pudieran validarlos directamente desde el móvil, sin necesidad de hacerlo a través de un ordenador. Gracias a esta funcionalidad, la aprobación desde el móvil, se ha logrado agilizar el proceso de validación y las liquidaciones son mucho más rápidas.
Un factor relevante que destacó Haya Real Estate fue su homologación por la Agencia Tributaria, ya que esto suponía una eliminación total del papel en la gestión de los gastos sin necesidad de archivarlos, digitalizando los tiques mediante la App de Tickelia, que se almacenan como imágenes certificadas y totalmente válidas frente a una inspección.
Por otro lado, no podemos obviar otro proceso que la empresa quería mejorar: la conciliación bancaria. Con respecto a ello, Tickelia permitía importar, a través de un fichero del banco, todos los movimientos de las tarjetas de crédito corporativas para realizar la conciliación de todos los gastos de forma automática, consiguiendo que un proceso considerado muy crítico en muchas compañías se resolviera de forma inmediata.
Un último elemento muy atractivo para Haya Real Estate fue la gestión del IVA que proporcionaba Tickelia, ya que es la única solución en el mercado que se encarga del 100% de la reclamación de facturas a los establecimientos para que las empresas puedan deducirse el IVA de los gastos. Tickelia realiza todo el proceso de reclamación de facturas y una vez se obtiene la factura, se realiza un traspaso automático al ERP de la compañía.
Los resultados
Con la implantación de Tickelia en Haya Real Estate el proceso de gestión de gastos ha cambiado completamente. De tener a una persona que dedicaba su jornada laboral íntegramente al proceso de administración, y donde los gastos se reportaban manualmente con los justificantes grapados, han pasado a contar con notas de gastos generadas automáticamente con Tickelia, y el proceso de control y revisión ha pasado a realizarse a través de una plataforma totalmente digitalizada.
Por otro lado, la eliminación del papel ha supuesto un ahorro en costes importantes en mensajería y en gestión de almacenaje, ya que la compañía ha dejado de enviar los justificantes mensualmente a las oficinas centrales y ya no tiene necesidad de almacenarlos.
“Lo que antes era una tarea muy manual y costosa, ahora se ha convertido en un proceso totalmente automatizado” declara Pablo Badía López, Director de Compras y Gestión de Proveedores de Haya Real Estate.
El principal beneficio que ha obtenido Haya Real Estate con Tickelia ha sido el descenso considerable del tiempo dedicado de su personal a la gestión de los gastos de toda la compañía. Se ha calculado que el tiempo consumido por todas las tareas relacionadas con este reporte de gastos ha descendido cerca del 70%, lo que equivale a un ahorro económico importante para la entidad.
