“El tiempo consumido por todas las tareas relacionadas con el proceso de gestión de gastos ha descendido cerca del 70%”

Haya Real Estate es una de las compañías españolas líderes en la oferta de servicios de servicing inmobiliario y la compañía no bancaria más importante en la gestión del crédito promotor y de activos inmobiliarios adjudicados en España: la compañía gestiona activos en representación de sus clientes institucionales financieros y por valor de, aproximadamente, 40.000 millones de euros.

Y toda gran compañía la lidera un gran equipo. La plantilla de Haya Real Estate está formada por más de 680 trabajadores con un índice de movilidad muy alta, por lo que los viajes de empresa en esta compañía son algo habitual y casi una tarea más a desempeñar por sus empleados. Pablo Badía López, Director de Compras y Gestión de Proveedores de la compañía, es testigo de que gestionar los gastos de viaje que se generan cada mes es un proceso que requiere trabajo, esfuerzo y que, además, comporta una carga de trabajo administrativo bastante importante: “cuando teníamos que gestionar de manera manual los gastos de este gran equipo humano, era muy complicado e implicaba la dedicación plena de varias personas del departamento administrativo: había que revisar, validar, liquidar y archivar cada uno de los gastos originados por los empleados.”

Dado el exponencial crecimiento de la compañía y las complicaciones que se encontraban en la gestión de todo este proceso, Haya Real Estate decidió buscar una solución en el mercado que le permitiera agilizar, mejorar y optimizar su gestión de gastos.

1. De la manualidad a la automatización de procesos

En Haya Real Estate sabía que su proceso de gestión de gastos tenía que mejorar y, por mejorar, queremos decir optar por una herramienta que les permitiese automatizar íntegramente este proceso. “Siendo conscientes de esta problemática, en Haya Real Estate tuvimos que realizar un estudio de mercado, analizando distintas soluciones. La propuesta de Tickelia fue la que mejor nos encajó, tanto a nivel tecnológico como a nivel funcional”, explica Pablo Badía.

Haya Real Estate valoró positivamente la flexibilidad de Tickelia para encajar en sus flujos de trabajo. Una de las funcionalidades que llamó más la atención a los responsables de la compañía a la hora de decidirse por Tickelia fue la facilidad con la que se realizaba el reconocimiento automático de la información: “esta funcionalidad fue clave a la hora de tomar la decisión, ya que suponía una automatización total del proceso de reporte. A partir de ese momento, el trabajador no necesitaba introducir ningún dato, sino únicamente realizar una fotografía de sus tickets y el sistema, de forma automática, capturaba toda la información del mismo y la almacenaba en su base de datos.” Además, otra ventaja a destacar de la compañía es que Tickelia les permitía traspasar todos estos datos a su sistema contable financiero también de forma automática, para su posterior contabilización, y, así, realizar la presentación de los datos requeridos en plazo y forma al SII.

2. El cumplimiento de la política interna de gastos

“La normativa interna de Haya Real Estate exige que las notas de gastos sean aprobadas por varias personas, contemplando varios niveles de aprobación, algo que Tickelia nos facilita enormemente gracias al flujo de aprobación de los gastos implementado mediante workflows”, apunta el Director de Compras y Gestión de Proveedores de la compañía.

Asimismo, siguiendo con la implementación de las políticas de gasto internas de Haya Real Estate, desde Tickelia los gastos están configurados para que pasen una aprobación previa, permitiendo que los responsables que tengan que aprobar los gastos de los empleados puedan validarlos directamente desde el móvil, sin la necesidad de hacerlo a través de un ordenador: “gracias a esta funcionalidad, la aprobación desde el móvil, se ha logrado agilizar el proceso de validación y las liquidaciones son mucho más rápidas.”

3. Las ventajas (financieras) de digitalizar la gestión de gastos

Un factor relevante que destacó Haya Real Estate fue la homologación de la solución por la Agencia Tributaria, ya que esto suponía una eliminación total del papel en la gestión de los gastos sin necesidad de archivarlos, digitalizando los tickets mediante la App de Tickelia, que se almacenan como imágenes certificadas y totalmente válidas frente a una inspección.

Por otro lado, no podemos obviar otro proceso que la empresa quería mejorar: la conciliación bancaria. Con respecto a Tickelia, Pablo Badía afirma que: “la solución permite importar, a través de un fichero del banco, todos los movimientos de las tarjetas de crédito corporativas para realizar una conciliación de todos los gastos de forma automática, consiguiendo de esta manera que un proceso considerado muy crítico en muchas compañías se resolviera de forma inmediata.”

Por último, algo que acabó de atraer al equipo de Haya Real Estate para decantarse por Tickelia fue la recuperación de IVA, ya que Tickelia no solo es la única solución del mercado que se encarga al 100% de este proceso, sino que es la única que tiene este servicio in-house.

4. Dar valor a lo importante: reducción de tiempo y aumento del salario emocional de la plantilla

Con la implantación de Tickelia en Haya Real Estate el proceso de gestión de gastos ha cambiado completamente: “de tener a una persona que dedicaba su jornada laboral íntegramente al proceso de administración, y donde los gastos se reportaban manualmente con los justificantes grapados, hemos pasado a contar con notas de gastos generadas automáticamente con Tickelia y con un proceso íntegramente digitalizado”, explica Pablo Badía.

Por otro lado, la eliminación del papel ha supuesto un ahorro en costes importantes en mensajería y en gestión de almacenaje, ya que la compañía ha dejado de enviar los justificantes mensualmente a las oficinas centrales y ya no tiene necesidad de almacenarlos: “lo que antes era una tarea muy manual y costosa, ahora se ha convertido en un proceso totalmente automatizado”, declara Pablo Badía.

El principal beneficio que ha obtenido Haya Real Estate con Tickelia ha sido el descenso considerable del tiempo dedicado de su personal a la gestión de los gastos de toda la compañía; así lo concluye Pablo: “se ha calculado que el tiempo consumido por todas las tareas relacionadas con este reporte de gastos ha descendido cerca del 70%, lo que equivale a un ahorro económico importante para nuestra compañía”.