Przypadek sukcesu Haya Real Estate

Haya Real Estate to wiodąca hiszpańska firma oferująca usługi w zakresie nieruchomości i największa firma spoza sektora bankowego w zakresie zarządzania kredytami dla deweloperów oraz zarządzania aktywami nieruchomościowymi w Hiszpanii. Zarządza aktywami o wartości około 40 miliardów euro na zlecenie swoich klientów z sektora finansowego.

Problem

Zespół Haya Real Estate składa się z ponad 680 specjalistów, którzy są ekspertami w branży nieruchomości, o bardzo wysokim poziomie mobilności. Firma posiada duży zespół, a zarządzanie comiesięcznymi kosztami podróży wymagało znacznego nakładu pracy i wysiłku administracyjnego. Zarządzanie wydatkami tak dużego zespołu było bardzo skomplikowane i wymagało pełnego etatu kilku pracowników działu administracji: każdy wydatek pracownika musiał zostać sprawdzony, zatwierdzony, rozliczony i zarchiwizowany. Dlatego firma postanowiła poszukać na rynku rozwiązania, aby uprościć, usprawnić i zoptymalizować ten proces.

Rozwiązanie

Ponieważ firma Haya Real Estate dostrzegła konieczność usprawnienia procesu zarządzania wydatkami, zdecydowano się na analizę rynku i porównanie różnych rozwiązań. Propozycja Tickelia najlepiej spełniła wymagania zarówno pod względem technologicznym, jak i funkcjonalnym.

Firma Haya Real Estate bardzo pozytywnie oceniła elastyczność Tickelia w integracji z istniejącymi procesami roboczymi. Jedną z funkcji, która szczególnie przekonała decydentów firmy, była łatwa i automatyczna identyfikacja informacji. Funkcja ta była kluczowa, gdyż umożliwiła pełną automatyzację procesu rozliczania wydatków: pracownicy nie muszą wprowadzać danych. Wystarczy zrobić zdjęcie paragonu, a system automatycznie pobiera wszystkie informacje z dokumentu i zapisuje je w bazie danych. Dodatkowo wszystkie te dane mogą być automatycznie przesyłane do systemu księgowego w celu zaksięgowania oraz terminowego i prawidłowego przekazania do SII (Sistema de Información Inmediata).

Kolejną funkcją Tickelia, która skłoniła Haya Real Estate do wyboru naszego rozwiązania, była możliwość wdrożenia procesu akceptacji wydatków poprzez przepływy pracy Tickelia, gdyż wewnętrzne regulacje firmy wymagały zatwierdzania rozliczeń przez kilka osób, a więc na kilku poziomach akceptacji.

Ponadto polityka wydatków Haya Real Estate została zintegrowana z Tickelia, co oznacza, że każdy zgłoszony wydatek musi być wcześniej zatwierdzony, a bezpośrednia akceptacja przez przełożonych może odbywać się za pomocą telefonu komórkowego, bez konieczności korzystania z komputera. Dzięki tej funkcji (akceptacja przez telefon) proces zatwierdzania został znacznie przyspieszony, a rozliczenia są dokonywane dużo szybciej.

Istotnym aspektem, na który Haya Real Estate zwróciła uwagę, była oficjalna akredytacja Tickelia przez urząd skarbowy, co oznaczało całkowitą rezygnację z papieru przy rozliczaniu wydatków: paragony są digitalizowane za pomocą aplikacji Tickelia i przechowywane jako certyfikowane obrazy, mające pełną ważność podczas kontroli.

Ponadto firma chciała usprawnić kolejny proces: uzgadnianie bankowe. W tym zakresie Tickelia umożliwia import wszystkich transakcji z firmowych kart kredytowych za pomocą pliku bankowego, dzięki czemu wszystkie wydatki mogą być automatycznie uzgadniane – to natychmiastowe rozwiązanie dla procesu uznawanego za krytyczny w wielu przedsiębiorstwach.

Kolejnym atrakcyjnym elementem dla Haya Real Estate było zarządzanie podatkiem VAT, które oferuje Tickelia. To jedyne rozwiązanie na rynku, które w 100% zajmuje się pozyskiwaniem faktur od wystawców, aby firmy mogły odliczać VAT od wydatków. Tickelia przejmuje cały proces pozyskiwania faktur i automatycznie przekazuje otrzymaną fakturę do systemu ERP firmy.

Rezultaty

Dzięki wdrożeniu Tickelia w Haya Real Estate proces zarządzania wydatkami uległ zasadniczej zmianie. Wcześniej jedna osoba przez cały dzień pracy zajmowała się administracją, a rozliczenia wydatków były składane co miesiąc z dołączonymi paragonami. Teraz rozliczenia wydatków są generowane automatycznie przy użyciu Tickelia, a kontrola i weryfikacja odbywają się na całkowicie cyfrowej platformie.

Ponadto rezygnacja z papieru przyniosła znaczne oszczędności kosztów kurierskich i magazynowych, gdyż firma nie musi już co miesiąc przesyłać paragonów do centrali i ich przechowywać.

„To, co kiedyś było bardzo ręcznym i kosztownym zadaniem, jest teraz całkowicie zautomatyzowanym procesem” – mówi Pablo Badía López, dyrektor ds. zakupów i zarządzania dostawcami w Haya Real Estate.

Najważniejszą korzyścią, jaką Haya Real Estate osiągnęła dzięki Tickelia, jest znaczna redukcja czasu poświęcanego na zarządzanie wydatkami w całej firmie. Obliczono, że czas przeznaczony na wszystkie zadania związane z rozliczaniem wydatków zmniejszył się o prawie 70% – co oznacza znaczną oszczędność finansową dla firmy.