Przypadek sukcesu Metrovacesa

Metrovacesa to hiszpańska firma założona w 1918 roku, działająca w branży nieruchomości. Jej działalność koncentruje się na dużych miastach, takich jak Madryt, Barcelona i Walencja oraz na Costa del Sol. Ponadto zajmuje się zarządzaniem gruntami, obejmującym urbanizację, rozwój i sprzedaż działek aż po wysokiej jakości nieruchomości mieszkalne w najbardziej pożądanych regionach Hiszpanii.

Problem

Metrovacesa składa się z zespołu o bardzo wysokiej mobilności, co wymaga znacznych nakładów na odpowiednie i kontrolowane zarządzanie dużą ilością wydatków ponoszonych każdego miesiąca.

Przed wdrożeniem Tickelia rozliczanie wydatków odbywało się za pomocą modułu podróży SAP. Część zatwierdzeń rozliczeń odbywała się na papierze i była następnie weryfikowana przez moduł podróży. Również proces księgowania i płatności był zautomatyzowany przez SAP. Sekretarki poszczególnych działów były odpowiedzialne za autoryzację rozliczeń, a w dziale finansowym księgowa sporządzała zapis księgowy i plik do płatności przez dział zarządzania gotówką. Każdego miesiąca potrzebowali 2 do 3 dni roboczych na przetworzenie rozliczeń wszystkich pracowników.

W pewnym momencie osiągnięto granicę wydolności i stało się jasne, że trzeba znaleźć alternatywy, by zorganizować cały proces na nowo.

Rozwiązanie

W Metrovacesa zdawano sobie sprawę, że proces zarządzania wydatkami wymaga usprawnienia: należało przyspieszyć i uprościć tworzenie rozliczeń przez pracowników. Dlatego propozycja automatyzacji z Tickelia szybko przykuła ich uwagę.

Jedną z funkcji, która szczególnie wyróżniła się podczas oceny Tickelia, była automatyczne rozpoznawanie informacji. Oznaczało to pełną automatyzację procesu rozliczeń, ponieważ pracownicy nie musieli już wprowadzać danych ręcznie, lecz wystarczyło zrobić zdjęcie swoich paragonów.

Kolejnym decydującym aspektem była oficjalna akceptacja Tickelia przez urząd skarbowy. Umożliwiło to całkowite wyeliminowanie papieru w procesie rozliczania wydatków, ponieważ zdigitalizowane paragony są uznawane podczas kontroli.

Kolejną funkcją Tickelia, która przekonała Metrovacesa do wyboru naszego rozwiązania, była wielopoziomowa walidacja, dzięki której wszystkie wydatki są monitorowane przez wydajny, wieloetapowy i niemal całkowicie zautomatyzowany workflow dzięki powiadomieniom zaprogramowanym w Tickelia. To rozwiązanie na rzecz większej kontroli dzięki wcześniejszej weryfikacji przez przełożonych lub inne osoby zaangażowane w proces.

Ostatnim – mniej atrakcyjnym dla użytkowników, ale kluczowym dla firmy – czynnikiem była możliwość integracji Tickelia z systemem SAP w Metrovacesa. Dzięki temu przepływ danych dotyczących wydatków został w pełni zintegrowany z księgowością firmy.

 Wyniki

Wprowadzenie Tickelia całkowicie odmieniło proces zarządzania wydatkami w Metrovacesa. Zamiast poświęcać 2–3 dni robocze na rozliczenie wszystkich pracowników, proces jest teraz w pełni zautomatyzowany – rozliczenia są tworzone automatycznie przez Tickelia, a kontrola i weryfikacja odbywa się na w pełni cyfrowej platformie.

Z punktu widzenia pracowników największą korzyścią była znaczna redukcja czasu potrzebnego na zarządzanie własnymi wydatkami. Ponadto mają teraz narzędzie, które automatyzuje ich rozliczenia i na bieżąco informuje ich o stanie budżetu.

Wreszcie przełożeni mają teraz wgląd w wydatki zespołu lub pojedynczej osoby w czasie rzeczywistym i mogą bezpośrednio powiadomić tych, którzy nie spełniają wymogów.