A Metrovacesa é uma empresa espanhola dedicada ao negócio imobiliário fundada em 1918. A sua atividade concentra-se em grandes cidades como Madrid, Barcelona, Valência e Costa do Sol. Além disso, também desenvolve uma atividade promotora de gestão de terrenos que engloba desde a urbanização até à promoção e venda de terrenos e imóveis de grande qualidade situados em zonas de alta procura em Espanha.
A problemática
A Metrovacesa é composta por uma equipa com um índice de mobilidade muito elevado, requerendo um grande esforço para gerir de forma adequada e controlada o grande volume de despesas que se geram a cada mês.
Antes de implementar a Tickelia, as notas de despesas eram geridas através do módulo de viagens do SAP. Parte da aprovação de liquidações era feita em papel e, posteriormente, tramitava-se a validação através do módulo de viagens. O processo de contabilização e pagamento também era automatizado através do SAP. As secretarias de Área eram as responsáveis pela autorização das liquidações e, em Finanças, uma pessoa de contabilidade criava o registo contabilístico e gerava o ficheiro para o pagamento por parte de Tesouraria. Por mês, dedicavam entre dois e três dias úteis à gestão das notas de despesa de todos os trabalhadores da empresa.
Num dado momento, atingiu-se um limite e tornou-se patente que era necessário procurar alternativas para reformular todo o processo.
A solução
Na Metrovacesa eram conscientes de que o seu processo de gestão de despesas tinha aspetos a melhorar: precisavam de agilizar e simplificar a operação de criar a nota de despesa por parte do trabalhador. Por isso, a proposta para a automatização com a Tickelia chamou rapidamente a sua atenção.
Uma das funcionalidades que mais chamou a atenção dos responsáveis pela avaliação da Tickelia foi o reconhecimento automático de informação. Isto representava a total automatização do processo de declaração, pois o trabalhador não precisava de introduzir nenhum dado, somente de tirar uma fotografia aos seus talões.
Outro fator diferencial foi a homologação da Tickelia por parte da Agencia Tributaria espanhola. Isto representava a total eliminação do papel na gestão de despesas, pois os talões digitalizados eram válidos face a inspeções.
Outra funcionalidade da Tickelia que motivou a Metrovacesa a se decidir pela nossa solução foi a validação multinível, supervisionar todas as despesas através de um workflow multinível ágil e praticamente automático graças aos alertas programados através da Tickelia. Uma solução para um maior controlo graças à validação prévia por parte dos responsáveis ou de pessoas envolvidas no processo.
Um último fator menos atrativo para os utilizadores mas fundamental para a empresa foi a capacidade da Tickelia de se integrar com o sistema SAP da Metrovacesa. Isto permitia um fluxo de informação das despesas totalmente integrado com a contabilidade da empresa.
Os resultados
Com a implementação da Tickelia, o processo de gestão de despesas da Metrovacesa mudou radicalmente. De dedicar dois ou três dias úteis à gestão das notas de despesa de todos os trabalhadores da empresa, passou-se a um processo totalmente automatizado com notas de despesas geradas automaticamente com a Tickelia e o processo de controlo e revisão passou a ser realizado através de uma plataforma totalmente digitalizada.
Do ponto de vista dos trabalhadores, a principal vantagem foi a diminuição radical do tempo que dedicavam à gestão das suas despesas de empresa. Além disso, passaram a ter uma ferramenta que automatiza a sua declaração de despesas e que lhes informa em tempo real sobre que parte da sua atribuição estão a gastar.
Por último, o supervisor pode controlar em tempo real as despesas da equipa ou de forma individual, pelo que pode avisar diretamente quem não cumpra as condições.
