A Metrovacesa é uma empresa espanhola especializada no setor imobiliário. Foi fundada em 1918 e a sua principal área de atuação inclui grandes cidades como Madrid, Barcelona, Valência e o litoral de Málaga. Além disso, a empresa também trabalha a promoção e a gestão de terrenos, abrangendo desde a urbanização até à venda de terrenos e imóveis de elevada qualidade em áreas de grande procura na Espanha.
A problemática
A Metrovacesa possui uma equipa com muitos trabalhadores em mobilidade, o que implica um esforço significativo na gestão eficiente e controlada do considerável volume de despesas que se acumulam mensalmente.
Antes de implementar a Tickelia, as despesas eram tratadas através do módulo de viagens de SAP. A aprovação de liquidações era parcialmente realizada em papel e, em seguida, passava pelo processo de validação no módulo de viagens. A automatização do processo de contabilização e pagamento também era conduzida através de SAP. As secretarias de Área detinham a responsabilidade de autorizar as liquidações, enquanto no departamento de Finanças, um colaborador de contabilidade criava o registo contabilístico e gerava o ficheiro para pagamento por parte de Tesouraria. Esta tarefa implicava um investimento mensal de dois a três dias úteis na gestão das notas de despesa de todos os colaboradores da empresa.
Em determinado momento, foi atingido um limite claro, evidenciando a necessidade de buscar alternativas para reformular todo o processo.
A solução
Na Metrovacesa, a consciência de que o seu processo de gestão de despesas podia ser melhorado estava presente. Era crucial agilizar e simplificar a tarefa de criação das notas de despesa por parte dos colaboradores. Foi nesse contexto que a proposta de automatização da Tickelia rapidamente chamou a atenção da empresa.
Uma das características que mais se destacou para os responsáveis que avaliaram a Tickelia foi a capacidade de reconhecimento automático de informações mediante leitura OCR/ICR/QR. Isso representava a automatização completa do processo de declaração, pois os colaboradores não precisavam inserir manualmente os dados, apenas capturar uma fotografia dos seus recibos e faturas.
Outro fator diferenciador foi a homologação da Tickelia pela Agencia Tributaria espanhola. Isso significava a eliminação total do papel no processo de gestão de despesas, uma vez que os talões digitalizados são reconhecidos como válidos.
A capacidade da Tickelia de oferecer fluxos de validação multinível também desempenhou um papel fundamental na decisão da Metrovacesa. A capacidade de supervisionar todas as despesas através de um fluxo de trabalho multinível ágil, praticamente automático graças aos alertas programados na Tickelia, proporcionou um maior controlo, graças à validação prévia por parte de responsáveis ou pessoas envolvidas no processo.
Por último, embora talvez menos visível para os utilizadores, mas fundamental para a empresa, estava a capacidade da Tickelia de integrar-se com o sistema SAP da Metrovacesa. Isso permitiu um fluxo de informações sobre as despesas totalmente integrado com a contabilidade da empresa, proporcionando eficiência e precisão nos processos financeiros.
Os resultados
Com a implementação da Tickelia, o processo de gestão de despesas da Metrovacesa mudou radicalmente. De dedicar dois ou três dias úteis à gestão das notas de despesa de todos os trabalhadores da empresa, passou-se a um processo totalmente automatizado com notas de despesas geradas automaticamente com a Tickelia e o processo de controlo e revisão passou a ser realizado através de uma plataforma totalmente digitalizada.
Do ponto de vista dos trabalhadores, a principal vantagem foi a diminuição radical do tempo que dedicavam à gestão das suas despesas de empresa. Além disso, passaram a ter uma ferramenta que automatiza a sua declaração de despesas e que lhes informa em tempo real sobre que parte da sua atribuição estão a gastar.
Por último, o supervisor pode controlar em tempo real as despesas da equipa ou de forma individual, pelo que pode avisar diretamente quem não cumpra as condições.
