Podsumuj tę treść za pomocą:
Agència Catalana de Notícies (ACN) to publiczna, multimedialna agencja prasowa, założona w 1999 roku. ACN relacjonuje wydarzenia z Katalonii, Brukseli i Madrytu, gdzie posiada własne biura.
Problem
Agència Catalana de Notícies (ACN) składa się z zespołu dziennikarzy i dziennikarek o bardzo wysokim wskaźniku mobilności, który codziennie staje w obliczu nowych wyzwań związanych z nieprzewidzianymi wydarzeniami. Dlatego wymagany jest duży nakład pracy, aby zapewnić odpowiednie i kontrolowane zarządzanie wysokimi miesięcznymi wydatkami.
Przed wdrożeniem Tickelia zarządzanie rozliczeniami wydatków było niezwykle czasochłonnym i niemal całkowicie ręcznym procesem. Jedna osoba potrzebowała co miesiąc całego tygodnia pracy na klasyfikowanie paragonów, kodowanie księgowań i archiwizowanie papierowych rachunków. Rozliczenia wydatków były klasyfikowane i ewidencjonowane na podstawie papierowych dokumentów dostarczanych przez pracowników, a księgowania wprowadzano ręcznie do arkusza Excel, który następnie był przesyłany do systemu ERP. Dodatkowo fizyczne archiwizowanie dokumentów zajmowało dużo miejsca.
Rozwiązanie
W ramach obowiązkowej procedury przetargowej w firmach publicznych ACN pozytywnie oceniła elastyczność Tickelii w dostosowaniu się do jej procesów pracy. Jedną z funkcji uznanych przez kierownictwo za kluczową była automatyzacja rozliczeń wydatków. To przesądziło o wyborze rozwiązania, ponieważ proces rozliczania wydatków stał się dzięki temu bardziej efektywny: pracownicy nie muszą już samodzielnie wprowadzać danych. Wystarczy, że zrobią zdjęcie paragonu, a system automatycznie odczytuje wszystkie informacje z dokumentu i zapisuje je w bazie danych.
Kolejnym ważnym aspektem dla firmy była możliwość integracji platformy Tickelia z systemem ERP ACN. W ten sposób powstał całkowicie zintegrowany z księgowością przepływ informacji o wydatkach.
Istotnym elementem, który podkreśliła ACN, była oficjalna certyfikacja platformy Tickelia przez urząd skarbowy, ponieważ oznaczało to całkowitą rezygnację z papieru przy zarządzaniu wydatkami i cyfrowe archiwizowanie dokumentów, przy czym paragony są digitalizowane za pomocą aplikacji Tickelia i zapisywane jako certyfikowane obrazy, które są w pełni ważne w przypadku kontroli.
Kolejnym bardzo atrakcyjnym elementem dla ACN była możliwość przyspieszenia procesu weryfikacji. Wcześniej odrzucenie niekwalifikującego się do zwrotu typu wydatku następowało raz w miesiącu, po złożeniu dokumentów przez użytkowników. Obecnie odrzucenie nieuzasadnionego wydatku następuje bardzo szybko i online, dzięki czemu użytkownicy mogą szybciej i łatwiej dostosować się do obowiązujących zasad rozliczania wydatków.
Rezultaty
Wprowadzenie Tickelii w ACN diametralnie zmieniło proces zarządzania wydatkami. Zamiast angażować jedną osobę na cały tydzień pracy tylko do obsługi miesięcznych rozliczeń, rozliczenia wydatków są teraz tworzone automatycznie w Tickelii, a proces kontroli i weryfikacji odbywa się na całkowicie zdigitalizowanej platformie.
„Obciążenie administracyjne zostało tak znacząco zredukowane, że personel może teraz poświęcić swój czas na inne zadania o wyższej wartości dodanej. Jednocześnie czas obsługi i rozliczania wydatków znacząco się skrócił” – wyjaśnia Jordi Badal, CFO Agència Catalana de Notícies (ACN).
Przyjęcie wśród pracowników również było bardzo pozytywne. Brak konieczności przechowywania i wysyłania papierowych dokumentów okazał się nieoczekiwaną korzyścią w codziennej pracy, gdzie oszczędność czasu i uproszczenie procedur mają ogromne znaczenie.
Podsumuj tę treść za pomocą:
