Fundada en 1947 en Cali, Colombia, Recamier es una compañía multilatina que se ha convertido en líder en el sector de la cosmética capilar y corporal. Aunque su casa matriz se encuentra en Colombia, también poseen sucursales en Estados Unidos, Ecuador y Perú. Además, distribuyen sus productos a 15 países de Centroamérica y Sudamérica, incluyendo Chile, Bolivia y Venezuela.
En solo Colombia, generan más de 700 empleos de los cuales el 60% está representado en la venta, esto significaba para la empresa un gran reto y una constante búsqueda para automatizar procesos de legalización y gestión de viáticos y gastos de viaje de empresa.
La problemática
Recamier antes realizaba el proceso de legalización de gastos empresariales y solicitud de anticipos de forma muy tradicional con procesos totalmente manuales que solían tardar varios días. Teniendo en cuenta que la compañía tiene un gran número de empleados en movilidad, la forma de gestionar este proceso desgastaba la fuerza laboral y generaba procesos mucho más lentos para diferentes departamentos de la compañía como el de ventas, contabilidad y tesorería.
Antes, si los empleados necesitaban solicitar un anticipo debían rellenar un formato manual enviárselo a su jefe inmediato, luego este debía enviárselo a contabilidad para su revisión y posteriormente pasaba a tesorería para hacer el pago, todo este proceso llegaba a tardar hasta una semana para su gestión.
Además, en cuanto al proceso de legalización de gastos, cuando los empleados entregaban sus recibos, se debía seguir el mismo procedimiento parecido al de anticipos, todo esto para verificar manualmente que los gastos realizados estuvieran vinculados y fueran pertinentes a sus funciones profesionales.
Seguir un proceso manual, generaba un consumo excesivo de tiempo y recursos que implicaba que los empleados pasasen horas registrando, categorizando y verificando gastos, lo que restaba tiempo en tareas más estratégicas. Además, este enfoque estaba sujeto a errores humanos en el ingreso y la clasificación de datos.
Cuando se hacen procesos manuales de esta índole, puede que se aumenten las inconsistencias en la forma en que se registran y se categorizan los gastos y para un futuro análisis financiero. Además, puede generar retrasos en el procesamiento y prolongar los reembolsos a los empleados, provocando una frustración colectiva. Por eso Recamier estaba en la búsqueda de una solución que le facilitara todas estas tareas tan importantes.
La solución
Recamier encontró en Tickelia un aliado para poder gestionar y automatizar de forma muy práctica todos los procesos que implican la legalización, gestión de viáticos y gastos de viajes de empresa.
En primer lugar, Tickelia pudo integrarse fácilmente con el ERP de Recamier, por lo que no tuvieron que empezar desde cero para lograr gestionar de forma automática los gastos y viajes de empresa. Es así como Tickelia logró adaptarse a sus necesidades.
Actualmente Tickelia le ofrece a Recamier la oportunidad de que sus empleados puedan solicitar sus anticipos desde su celular por medio de la App móvil, para luego configurar un flujo de aprobación multinivel en función del importe solicitado. Además, le da la opción de crear un perfil de gestión para el responsable del departamento de Tesorería y también la funcionalidad de gestionar las devoluciones y ajustes automáticos de liquidaciones negativas a devolver.
Por otra parte, gracias a Tickelia, ahora los empleados pueden registrar todos los gastos que hacen día a día al realizar sus labores de trabajo, todo por medio de la cámara de su celular, pues le toman una foto al recibo de papel y luego por medio de la App de Tickelia que cuenta con la tecnología OCR+ICR de reconocimiento de caracteres, pueden digitalizar esa información y subirla para que sus managers lo puedan revisar y, posteriormente, aprobar. Todo este proceso se hace de forma muy ágil e inmediata.
De igual forma, si Recamier tiene que hacer una compra a un No obligado a facturar, Tickelia le facilita la creación automática de archivos financieros, lo cual posibilita manejar los documentos soporte con practicidad para su posterior transmisión a la DIAN. Además, puede hacer una correcta conciliación con las facturas electrónicas.
Los resultados
Recamier ha utilizado Tickelia desde 2019 como una solución para la legalización y gestión de viajes de negocios y anticipos lo que ha permitido transformar procedimientos manuales que tardaban días en un proceso casi instantáneo.
Según Francy Lorena Mora, jefe de Tesorería de Recamier “antes de Tickelia, los procesos tardaban hasta 5 días, y se realizaban manualmente y ahora con Tickelia los vendedores solicitan el anticipo a través de la aplicación en su celular, esta llega inmediatamente a su jefe, y todo el proceso se completa en el mismo día”.
Como grandes beneficios hay una agilización en los procesos, manejo de anticipo inmediato, ahorros de tiempo, y mayor eficiencia en general. Además, todos los documentos y procesos quedan guardados en la nube, evitando la necesidad de documentos físicos, y con la integración al ERP hay mejores procesos de contabilización, conciliación, y soluciones de custodia documental.
Stella García, vicepresidenta TICs de Recamier, resalta que “más de 300 empleados en ventas, que se trasladan por todo el país, se han visto muy beneficiados ya que han visto más agilidad en el proceso de solicitudes, y una menor necesidad de hacer copias de papel”.
Recamier ha notado que su fuerza laboral ha aceptado y adaptado dinámicamente el proceso y adopción de Tickelia para su día a día. De igual forma, la implementación de Tickelia ha revolucionado varios aspectos de la gestión y legalización de viáticos y gastos de viaje de empresa. La automatización de los procesos ha conducido a importantes ahorros de tiempo para Recamier, también ha mejorado la eficiencia en estos procesos, y ha beneficiado especialmente a la fuerza de ventas. Tickelia, además, se encuentra en línea con las tendencias y normativas como la facturación electrónica.
