Fundada en 1956 en Georgia, Estados Unidos, Midas es una empresa especializada en la reparación y el mantenimiento de coches y motos que cuenta con más de 160 centros por toda España y más de 2.800 centros repartidos por los cinco continentes. La compañía forma parte del grupo francés Mobivia, especializado en equipamiento de automóviles y con más de cuarenta años de experiencia.
Midas cuenta con una gran cantidad de empleados en movilidad, por lo que la compañía se encontró delante de la necesidad de automatizar todo el proceso de gestión de gastos de empresa para poder ganar eficiencia, control y ahorro de tiempo.
La problemática
El proceso de gestión de gastos de empresa de Midas era muy manual y tradicional. Su gestión se repetía cada mes, proceso que empezaba cuando los empleados daban a administración un sobre con todos los tiques fruto de sus gastos de empresa. Estos debían teclear todos los importes en un Excel en Drive y agruparlos en la correspondiente nota de gastos. A continuación, esta nota de gastos se imprimía y se firmaba por el empleado, se adjuntaban los tiques metidos en el sobre y se pasaban a su superior para su firma. Una vez firmadas, al final de mes, se pasaban al departamento de finanzas quienes introducían nuevamente los datos en su programa contable. Finalmente, las notas de gastos en papel se archivaban durante el periodo establecido de 5 años.
Cuando se presentaban los tiques mensualmente por parte de los empleados, desde administración tenían la tarea de comprobar manualmente que los gastos efectuados por los empleados correspondiesen y estuviesen relacionados con su actividad profesional.
Llevar a cabo todo este proceso de manera manual, consumía tiempo y energía a los distintos departamentos implicados en la gestión, por no mencionar inconvenientes como la pérdida de los tiques, los errores involuntarios a la hora de teclear los gastos y la reclamación continua de tiques a los trabajadores. En total, realizar todo este proceso suponía una semana de trabajo para dos personas, lo que llevó a Midas a decantarse por una solución que automatizara íntegramente esta gestión.
La solución
Después de ser conscientes de que necesitaban una solución que gestionara en su totalidad los gastos de movilidad efectuados por los trabajadores, Midas estudió las diferentes soluciones que existían en el mercado y finalmente optó por Tickelia siendo la solución más completa que le ofrecía una automatización íntegra de todo este proceso incorporando los medios de pago tarjeta Visa Tickelia, todo en una única plataforma.
Con la implementación de Tickelia, los empleados de la compañía ya no tienen que adelantar dinero de su bolsillo para ningún gasto de empresa. Ahora, cuentan con las tarjetas Visa Tickelia lo que les ha permitido tener mucha más independencia y a los responsables tener mucho más control y visibilidad de los gastos realizados.
Los medios de viaje también se solicitan a través de Tickelia. Una vez aprobados, los mismos trabajadores hacen su reserva de billetes de AVE, estancias en Booking, etc. que pagan con su tarjeta Visa Tickelia. Una vez hecho el pago, solamente tienen que justificar el gasto haciendo una fotografía del comprobante.
Gracias a las tarjetas Visa Tickelia ha aumentado el control, puesto que ahora desde administración pueden saber fácilmente qué gasto corresponde a qué empleado.
Los resultados
La implantación de Tickelia ha conseguido mejorar la gestión de gastos en cada uno de los departamentos implicados. En cuanto al de administración, han pasado de estar dos personas durante una semana llevando a cabo toda la gestión de gastos a no dedicar ni un minuto a este proceso.
Los trabajadores han ganado autonomía e independencia a la hora de efectuar los gastos de empresa, lo que también ha quitado carga al departamento administrativo.
Otro tema que ha sido de gran valor para la empresa es el hecho de poder tirar los tiques en papel y no estar archivándolos junto a las notas de gasto. Ahora, una vez que el trabajador efectúa un gasto, solamente tiene que hacer una fotografía al tique desde la App de Tickelia y este queda digitalizado y homologado por la AEAT.
Con Tickelia, Midas ha conseguido un considerable ahorro de tiempo, dinero y autonomía, lo que ha permitido a sus empleados poder dedicar su jornada laboral a temas más relevantes y de más valor para la compañía, aumentando así su salario emocional.
