Buscar un hotel adecuado es esencial a la hora de planificar con éxito un viaje de empresa. Una mala elección del alojamiento puede influir negativamente en la rentabilidad de dicho viaje. Por ejemplo, una localización alejada del lugar donde el trabajador deberá realizar su labor, le hará perder un tiempo muy valioso en desplazamientos. Reservar una habitación sin escritorio o que no disponga de una conexión a internet rápida, también dificultará el trabajo e influirá negativamente en el ánimo del viajero y su productividad. ¡Sigue nuestra guía y reserva los mejores hoteles para tu plantilla!
Tabla de contenidos
1. ¿Qué tener en cuenta para la elección de un hotel?
Buscar hotel. De esta tarea aparentemente banal y sencilla, puede depender el hecho de que un viaje de negocios sea fructífero o una oportunidad perdida. La elección del alojamiento es clave para garantizar una estancia cómoda y productiva del viajero de negocios. Este, tiene unas necesidades especiales a la hora de buscar hotel.
Necesita hospedarse en establecimientos que le permitan llevar a cabo sus tareas de negocios de manera eficiente, además de brindarle comodidad y bienestar durante su estancia. Las características más importantes que los viajeros de negocios valoran en un hotel son:
- Localización: sin duda, uno de los aspectos esenciales a la hora de elegir hotel. Alojarse en un hotel cercano al lugar donde se reunirá o trabajará durante el viaje, permite aprovechar mejor el tiempo y evitar desplazamientos largos.
- Servicios y equipamiento: el viajero de negocios necesita ciertos servicios para trabajar cómodamente durante su estancia. Transfer al aeropuerto, conexión a internet de alta velocidad, escritorio en la habitación, acceso a centros de negocios, etc.
- Flexibilidad en los cambios o en el check in y el check out, para poder programar con más libertad la agenda de trabajo y hacer frente a cambios imprevistos.
- Atención al cliente personalizada: es un punto muy importante al buscar hotel, ya que garantiza que la empresa responderá a problemas y cambios que puedan surgir durante el viaje.
- Programas de fidelización: permiten el acceso a ventajas y servicios especiales, así como acumular puntos y obtener descuentos.
2. Plataformas de reservas de hotel
La oferta hotelera actual es inabarcable y, encontrar y reservar el hotel perfecto para un viaje de negocios, puede ser complicado si no se usan las herramientas adecuadas. Por suerte, las plataformas de reserva online facilitan todo el proceso, reuniendo en un único lugar centenas de alojamientos de todo el mundo.
A continuación, vemos algunas de las plataformas más importantes y utilizadas en España para buscar hotel de viaje de negocios:
2.1 Booking.com
Este metabuscador de viajes es uno de los pioneros del sector. Fundado en 1996, Booking.com lidera la industria de reservas de vuelos y hoteles y es reconocido por su gigantesca oferta de opciones todo el mundo. Con una interfaz fácil de usar y múltiples filtros de búsqueda, los viajeros corporativos pueden encontrar rápidamente hoteles que se ajusten a sus necesidades y preferencias.
Booking.com ofrece tarifas especiales para viajes de negocios, así como descuentos corporativos y la opción de crear una cuenta de empresa que facilita la gestión de reservas y facturas.
2.2 Central de Reservas
Es una plataforma online que ofrece una extensa selección de hoteles en múltiples destinos. Esta web destaca por su buena usabilidad, lo que permite buscar y reservar hoteles de forma rápida y conveniente. El catálogo de Central de Reservas incluye una amplia gama, desde hoteles boutique hasta establecimientos de lujo, adaptándose a diferentes perfiles de viajero y sus necesidades.
La página, también ofrece tarifas competitivas y promociones especiales que facilitan al viajero encontrar una opción ajustada al presupuesto definido por la política de gastos de su empresa.
Una de las ventajas diferenciales de Central de Reservas es su servicio al cliente. La plataforma cuenta con un equipo disponible para ayudar a los usuarios en cualquier consulta o problema relacionado con las reservas.
2.3 eDreams
Es una plataforma de viajes integral en la que es posible reservar vuelos y alojamiento. eDreams, que cuenta con una amplia selección de hoteles por todo el mundo, se caracteriza por su motor de búsqueda eficiente, que permite que los usuarios filtren los resultados según sus preferencias como ubicación, precio y comodidades.
Uno de los elementos diferenciadores de eDreams, es la posibilidad de reservar paquetes completos de viajes, que incluyen vuelo y hotel. Esto facilita la planificación integral de viajes de negocios.
Al igual que otros servicios, incluye reseñas y opiniones de otros usuarios que proporcionan una idea adicional sobre la calidad y el servicio de los hoteles en catálogo.
Su servicio de atención al cliente está disponible las 24 horas para ayudar y gestionar cualquier duda o incidencia.
2.4 Barceló Hotels
Esta reconocida cadena hotelera española destaca por su amplia red internacional de hoteles y por prestar una atención especial al viajero de negocios. Las habitaciones y suites de Barceló Hotels ofrecen espacios de trabajo ergonómicos, conexión Wi-Fi de alta velocidad y otros recursos que buscan hacer la estancia más práctica y productiva. Además, muchos hoteles del grupo cuentan con centros de negocios, salas de reuniones totalmente equipadas para celebrar eventos e incluso servicio de secretaria para aquellos que lo necesiten.
Los hoteles Barceló están ubicados habitualmente en áreas comerciales y financieras estratégicas. Esto es una ventaja indiscutible para el viajero de negocios, que pierde menos tiempo en desplazamientos y atascos de tráfico.
El programa de fidelidad my Barceló brinda beneficios exclusivos a sus miembros. Especialmente útil para los viajeros de negocios, permite acumular puntos y disfrutar de ventajas como upgrades de habitación, chek-in anticipado o tardío y acceso a áreas VIP, entre otras.
2.5 Expedia
Otra web muy popular para reservas de hoteles que ofrece una amplia gama de opciones a nivel internacional. Expedia permite a los viajeros de negocios buscar y comparar hoteles según diversos criterios, como ubicación, precio y comodidades ofrecidas. También permite consultar la calificación y las valoraciones dadas por otros usuarios.
Al elegir una plataforma de reservas es recomendable considerar factores como la disponibilidad de hoteles en el destino deseado, las políticas de cancelación, las opiniones de otros usuarios y la confiabilidad y reputación de dicha plataforma.
Asimismo, es importante leer detenidamente los términos y condiciones de reserva antes de realizar cualquier confirmación.
3. Automatizar la gestión de viajes corporativos
Cada viaje de negocios, desencadena un proceso que genera gastos, facturas, solicitudes de adelantos, autorizaciones, dietas, reembolsos, etc. Incluso en las empresas que cuentan con la figura especializada de un Travel manager, gestionar esa información y procesar de forma correcta toda la documentación derivada del viaje, puede ocupar muchas horas e implicar a otros departamentos de como el de contabilidad y el de recursos humanos.
Soluciones de gestión integral de gastos como Tickelia, permiten automatizar y simplificar todo el proceso y ahorrar hasta un 75% del tiempo empleado en tareas administrativas relacionadas.
Con Tickelia, el viajero puede solicitar con antelación los medios necesarios para un viaje (hotel, transporte, etc.) y recibir la aprobación de su responsable de un modo ágil y transparente. Igualmente, las solicitudes de anticipos y la rendición de cuentas tras el viaje, pueden hacerse fácilmente a través de la App y Back Office de Tickelia.
La tecnología OCR permite extraer todos los datos relevantes de recibos y facturas tomando una foto del documento. Por lo que facilita el reporte de los gastos a los empleados en movilidad.
Además, una vez digitalizado, este tiene la misma validez que el original y hace innecesario guardar toda la documentación en papel.
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