El evento Food 4 Future ha tenido lugar del 16 al 18 de abril en el Bilbao Exhibition Centre y se ha convertido en un punto de encuentro único para todos aquellas compañías y profesionales interesados en saber cómo la innovación, la sostenibilidad y la digitalización pueden dictaminar el futuro de la industria alimentaria.
Tabla de contenidos
1. Cómo Kaiku digitalizó y optimizó su proceso de gestión de gastos corporativos
Kaiku, una de las empresas referentes en el sector alimentación, no perdió la oportunidad de protagonizar una de las conferencias de la jornada. En colaboración con Tickelia, la solución 360º de gestión de gastos de empresa, María Trujillo, Responsable de Administración de Kaiku pudo poner sobre la mesa la situación anterior y actual de la compañía en cuanto a su gestión de gastos corporativos.
Miguel Vargas, Responsable de desarrollo de negocio de Tickelia, fue el encargado de conducir este caso de éxito, de casi ya diez años. Como apuntaba Miguel, la optimización de este proceso de gestión ha sido una verdadera evolución al alza por parte de Kaiku, algo que también confirmaba María Trujillo: “Teniendo en cuenta que tenemos alrededor de 100 empleados en movilidad distribuidos entre todas nuestras delegaciones y el circuito manual por el que pasaba el proceso de gestión de gastos antes de contar con Tickelia, todos los agentes implicados en el proceso invertían mucho tiempo el mismo. Ello nos llevó a realizar un análisis y reflexión del proceso, cuyo resultado fue la necesidad de una aplicación que lo digitalizara y automatizara.
2. ¿Cómo era el proceso de gestión de gastos previo a Tickelia?
“Antes de implantar el sistema de Tickelia, nuestro proceso de gestión de gastos era manual. Las personas susceptibles de emitir liquidaciones de gastos acumulaban tickets cada cierto tiempo, y completaban la información necesaria documento a documento en una base de datos. Ello consumía mucho tiempo, debido a la manualidad que se debía hacer ticket por ticket. A posteriori, se adjuntaban los documentos físicos al informe”. La Responsable de Administración de Kaiku continúa: “Este informe viajaba físicamente hacia los responsables para su aprobación y luego volvía a viajar físicamente a las oficinas centrales para su cotejo, custodia, revisión y de forma manual crear el asiento de pago en el sistema.”
Por lo tanto, la compañía tuvo que trasladar a su departamento de IT la necesidad de digitalizar y automatizar este proceso y después de analizar Tickelia, vieron que la solución daba respuesta a las necesidades que tenían.
3. Los beneficios de contar con una gestión de gastos de empresa íntegramente automatizada en el sector alimentario
Después de casi diez años utilizando Tickelia, María Trujillo contaba al público del Food 4 Future que han logrado no solo automatizar todo este proceso de gestión, sino que también han ahorrado significativamente tiempo, costes, espacio, control y gestión: “Con esta solución, el tiempo desde la emisión del informe de gastos hasta el pago se reduce sustancialmente: emisión, revisión y validación son digitales frente a los procesos manuales antes comentados. OCR e ICR de Tickelia lee todos los campos obligatorios del ticket y eso hace que el reporte se agilice muchísimo.”
Por otra parte, María comenta que “gracias a la recuperación de IVA que también integra Tickelia, pueden deducirse el IVA de los gastos corporativos sin tener que teclear manualmente absolutamente nada ni realizar ningún proceso extra”.
Por último, María Trujillo acababa su ponencia haciendo una reflexión sobre la importancia de digitalizar los procesos internos, sobre todo del sector alimenticio puesto que “la digitalización está en boca de todos y no te puedes quedar atrás. El proveedor de digitalización tiene que adaptarse al cambio igual que tú; debe ser ágil y flexible. Además, la cercanía, el servicio postventa y seguimiento deberían ser requisitos indispensables del proveedor para que el proyecto tenga éxito.
