Acostumbrados a escuchar que las empresas deben indicar el CIF para emitir facturas o realizar compras, es importante saber que el único documento importante es el NIF. Descubre en qué momento el CIF dejó de ser un documento legal y conoce las curiosidades del NIF, así como las diferencias con otros documentos legales en España.
Tabla de contenidos
1. Contexto del CIF
Desde el año 2008, el Código de Identificación Fiscal (CIF) no existe en España, de manera legal. Debido al Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, el CIF fue sustituido por el Número de Identificación Fiscal (NIF).
Pese a que hace más de una década que se produjo el cambio, actualmente, son muchas las empresas que siguen hablando de CIF, aunque se trata de un error. Por normativa, todas las facturas deben incorporar el NIF, claramente especificado como tal.
La confusión se produce debido a que en el momento en que existían ambos conceptos, el CIF se utilizaba para identificar a la persona jurídica, mientras que el NIF servía para identificar a la persona física. Tras el cambio y la eliminación del CIF, el NIF adquirió ambas funciones.
2. ¿Qué es el NIF?
Tal y como hemos visto en el punto anterior, el NIF es un elemento clave para la realización de cualquier actividad económica en España. Está compuesto por un código alfanumérico de nueve dígitos, asignado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) a todas las personas físicas y jurídicas que realizan actividades económicas en el territorio español.
Sin un NIF, no se pueden realizar actividades económicas, tributarias o comerciales en territorio español. La AEAT precisa de este código identificativo para poder tener un control y cerciorarse de que una empresa está cumpliendo con sus obligaciones tributarias.
Hasta la desaparición del CIF, el NIF tan solo servía como identificativo de personas físicas. Con el cambio, el NIF adquirió ambos roles, por lo que ahora se debe distinguir entre un NIF Jurídico y un NIF Físico, según la forma fiscal del poseedor.
El NIF Físico sería el equivalente al Documento de Identificación Nacional (DNI). Más adelante, veremos las diferencias entre estos documentos.
Por otro lado, el NIF Jurídico sirve para que las empresas puedan realizar sus actividades.
3. Códigos de las letras y números del NIF
Tal y como hemos indicado anteriormente, existen dos tipos de NIF. En este apartado, nos centraremos en el NIF Jurídico, el cual, como se indicaba en el apartado anterior, está compuesto por un código alfanumérico. Concretamente, el NIF lo compone una letra inicial, la cual sirve para identificar la forma jurídica:
- A: Sociedades Anónimas.
- B: Sociedades de Responsabilidad Limitada.
- C: Sociedades Colectivas.
- D: Sociedades Comanditarias.
- E: Comunidades de bienes.
- F: Sociedades cooperativas.
- G: Asociaciones.
- H: Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal.
- J: Sociedades civiles, con o sin personalidad jurídica.
- N: Entidades no residentes
- P: Corporaciones locales.
- Q: Organismos públicos.
- R: Congregaciones e instituciones religiosas.
- S: Órganos de la Administración del Estado y Comunidades Autónomas.
- U: Uniones Temporales de Empresas.
- V: Otros tipos no definidos anteriormente.
- W: Establecimientos permanentes de entidades no residentes en España.
A continuación, aparecen 8 dígitos, los cuales también se identifican de la siguiente manera:
- 2 primeros: Código de provincia.
- 5 siguientes: Código de inscripción según el registro provincial.
- 1 último: Este puede ser una letra o un número y es el digito de control que permite validar el tipo de NIF.
4. Requisitos para obtener el NIF en España
Seguimos hablando del NIF Jurídico y de los requisitos necesarios para la obtención. Según la AEAT, para poder solicitar un NIF con el que operar en territorio español, es necesario presentar la siguiente documentación:
- Modelo 036: datos identificativos, domicilio fiscal y domicilio social (en el caso de ser distinto), fecha de acuerdo de voluntades o de constitución, representantes y relación de socios fundadores.
- Copia de la escritura pública o documento fehaciente de constitución.
- Copia de los estatutos sociales o documento equivalente.
- Certificación de inscripción en un registro público, cuando proceda.
Cabe destacar que, en el caso de no disponer de toda la documentación necesaria para obtener el NIF Jurídico, existe la posibilidad de solicitar un NIF temporal, el cual tiene una vigencia de 6 meses y que sirve para poder operar hasta que se presenta toda la documentación necesaria.
5. Diferencias entre NIF, NIE y DNI
Llegados a este punto, con la información más importante sobre el NIF Jurídico, puede servir de ayuda identificar otros documentos semejantes al NIF y hacer una comparativa global, para evitar confusiones.
Por un lado, tal y como hemos comprobado durante todo este artículo, tenemos la figura del NIF, el cual tiene dos tipos, el Jurídico y el Físico.
El NIF Jurídico ya hemos podido ver cómo se trata exclusivamente para que empresas, u otras organizaciones con diferentes formas jurídicas, puedan realizar una actividad económica, tributaria o comercial en territorio español.
Por otro lado, tenemos el NIF Físico, el cual se puede confundir con el DNI. De hecho, no existe ninguna diferencia. Cuando se trata de una persona física, el NIF y el DNI son lo mismo. En el momento en que se trata de una empresa, cuya forma pasa a ser jurídica, el DNI ya no es válido. Esta es la única diferencia.
Además, en España, disponemos del Número de Identificación para Extranjeros (NIE), el cual, tal y como su nombre indica, sirve para aquellas personas residente en España que no disponen de la nacionalidad española. Se podría definir como el NIF para los extranjeros residentes en España.
5.1 Calculadora letra DNI
Para garantizar la exactitud de la letra asociada a tu Documento Nacional de Identidad (DNI), a continuación, te presentamos una herramienta que te permitirá verificarla de manera sencilla y rápida.
Simplemente escribe el número y la herramienta comprobará la letra:
| Tipo de Documento | Número |
|---|
6. Soluciones digitales de facturación
Como cierre, tras haber aclarado algunas cuestiones sobre el NIF y otros documentos semejantes, cabe hacer énfasis en que el NIF Jurídico es necesario para las empresas. Tal y como hemos comprobado, sin un NIF no se puede emitir una factura, por lo tanto, no se puede realizar ninguna actividad económica, comercial o tributaria.
Aprovechando la importancia que tiene el NIF en el ámbito fiscal de las empresas, es conveniente hablar de algunos aspectos a tener en cuenta en nuestra compañía, como es el caso de la facturación y la gestión financiera en general.
Son muchas las compañías que siguen utilizando un sistema obsoleto para la gestión financiera, por lo que están destinando muchos recursos, tanto humanos, económicos y de tiempo, en realizar estas tareas.
Hoy en día, existen soluciones que permiten una gestión financiera integral. Soluciones como Tickelia permiten obtener una gestión 360 de las finanzas de tu empresa. Gracias a su sistema colaborativo entre los empleados y los responsables, es posible optimizar la gestión de reporte de gastos. Los propios trabajadores son quienes reportan los gastos a través de la App y desde cualquier dispositivo móvil.
Gracias a las aprobaciones personalizables, las empresas pueden determinar un flujo automatizado para que los empleados sepan qué tipos de gastos están permitidos por la política de gastos de la empresa. Con este proceso, se puede ahorrar hasta un 75% de tiempo administrativo.
Tickelia también ofrece un sistema de gestión financiera capaz de digitalizar y automatizar el proceso de gestión de facturas de aquellos pagos que realizan los trabajadores. Además, también se genera una conciliación automática entre las facturas y los pagos realizados.
Como valor añadido, Tickelia es 100% integrable con otras soluciones de gestión empresarial, como softwares de gestión ERP & CRM, softwares de gestión de nóminas o de RR.HH., entre muchos más.
Solicita una demostración gratuita haciendo clic en el siguiente banner y ¡descubre todo lo que puede ofrecer Tickelia a tu empresa!
