El departamento financiero es, sin duda, uno de los pilares más importantes dentro de una empresa. Se trate de una PYME o una gran corporación, este departamento es esencial para la supervivencia de cualquier compañía, pero, ¿Cómo afectará el futuro a los departamentos financieros?, ¿Qué procesos se deben redefinir? De todo ello hablaremos en este artículo, donde te daremos las claves para adaptar los departamentos financieros para los trabajos del futuro.
Tabla de contenidos
1. ¿Cómo funciona el departamento financiero?
El avance tecnológico es una realidad. Los procesos se digitalizan cada vez más y sufren cambios de manera constante. Ya sea en nuestra vida cotidiana como en nuestro puesto de trabajo, a diario, vemos como se implementan nuevas tecnologías que nos ayudan a optimizar el tiempo y ser más eficientes.
Pese a ello, sigue habiendo tareas que requieren de la más alta precisión y aunque la tecnología ha demostrado sus capacidades para evitar errores, son muchas las empresas que siguen optando por un sistema analógico.
Este sistema puede suponer ciertas desventajas en según qué procesos. Algunos son los propios en el departamento financiero, el cual trabaja con una de las informaciones más delicadas que puede tener una empresa: el dinero.
Según el tamaño de la empresa, el departamento financiero tendrá una dimensión acorde con el volumen de trabajo de la compañía, pero lo que es seguro es que se precisará de su existencia para poder gestionar todo lo relacionado con la economía de la empresa.
Es posible que, si se trata de una empresa pequeña, este departamento esté compuesto por una única persona y que esta haga otras funciones de carácter más administrativo. Pese a ello, la figura del contable es necesaria.
En consecuencia, cuanto más grande sea la empresa, más figuras aparecen dentro del departamento financiero, como el CFO, responsables de fiscalidad, auditores, controllers o tesoreros.
Y las principales funciones del departamento financiero son implementar estrategias basadas en los presupuestos de la empresa, así como todo lo relacionado con el pago de nóminas, facturas, entre otras.
2. Claves para adaptar el departamento financiero
Tal y como hemos comentado anteriormente, los procesos sufren cambios, con el objetivo de mejorar gracias a nuevas herramientas y/o metodologías.
A continuación, veremos algunas claves para adaptar el departamento financiero a los procedimientos que se realizarán en el futuro.
2.1 Digitalizar y automatizar para ahorrar tiempo
Los conceptos de eficiencia y optimización han adquirido mucha importancia en la mayoría de empresas. Conseguir hacer más en menos tiempo y gastando menos recursos es el objetivo principal de cualquier compañía que busque crecer y seguir siendo competitiva.
Pero para conseguir esa eficiencia, no solo basta con optimizar los departamentos conocidos como productores, que son los que generar el producto o el servicio que las empresas ofrecen a sus clientes. Para conseguir una eficiencia completa, es necesario optimizar todos los departamentos.
El departamento financiero es uno de los que acostumbra a quedarse más desfasado, pues para muchas compañías, el hecho de “llevar las cuentas”, como comúnmente se le conoce, es un proceso al que no se le dedican muchos esfuerzos para optimizarlo.
Varios estudios indican que el financiero es uno de los departamentos cuyos procedimientos están valorados como ineficientes y complicados. Se estima que la media de horas que se dedican a rellenar hojas de cálculo supera las dos horas diarias. Hoy en día, este proceso es muy común en muchas empresas, un proceso que se puede automatizar consiguiendo una reducción de tiempo y recursos considerable.
Con este cambio, los miembros del departamento financiero pueden dedicar más tiempo a idear estrategias, pensar en acciones que permitan una mayor productividad para la empresa.
2.2 Apostar por las nuevas tecnologías
Otra de las claves necesarias para adaptar el departamento financiero para los procedimientos de los futuros trabajos es apostar, enérgicamente, por el uso de las nuevas tecnologías.
Si a esto le añadimos las nuevas formas de trabajo, como el teletrabajo o el trabajo híbrido que, a raíz de la pandemia, se han implantado en muchas empresas, es necesario contar con las herramientas que permitan desempeñar estos sistemas de trabajo de manera remota.
Algunas de las herramientas tecnológicas que pueden facilitar el trabajo del departamento financiero son el uso de softwares que permitan una comunicación virtual con los compañeros de otros departamentos. Estos softwares son conocidos por permitir realizar videollamadas, intercambio de mensajes, archivos, documentos, etc.
Otros tipos de softwares son aquellos que permiten una gestión del tiempo de los empleados. Se trata de softwares que permiten gestionar agendas, reuniones, etc.
Por último, usar la tecnología específica es algo muy importante. Los softwares dedicados a los procesos relacionados con el departamento financiero es una ventaja competitiva muy importante. Existen soluciones que permiten automatizar el control de gastos, la regulación de las cuentas, la gestión de pagos, etc.
Esta tecnología también permite que tanto empleados como responsables financieros puedan trabajar conjuntamente como, por ejemplo, en el momento de reportar un gasto de viaje, los cuales se pueden digitalizar, eliminando el registro manual y en papel.
2.3 Modernizar los métodos retribución
Lo que siempre ha funcionado no implica que sea lo más eficiente. Ser conservador con algunos procedimientos puede evitar asumir errores, pero los cambios controlados también son positivos y pueden aportar beneficios para las empresas.
Uno de los procedimientos más habituales del departamento financiero es el pago de las nóminas. Este está establecido, convencionalmente, como un pago mensual que, en la mayoría de los casos, se suele efectuar durante los últimos días del mes, aunque hay algunas empresas que lo efectúan durante los primeros días del mes siguiente.
En este aspecto, se puede buscar innovaciones que permitan una mayor flexibilidad tanto para el empleado como para el responsable financiero.
Una de las últimas tendencias es permitir que el trabajador disponga de su salario generado cuando lo necesiten. De este modo, no es necesario esperar a fin de mes para recibir la nómina. La idea es que si un trabajador genera una cantidad de salario por cada día que trabaja, este podrá cobrar dicha cantidad cuando lo necesite.
Con estas alternativas se busca automatizar los procesos de cobro de nóminas, los cuales, muchas empresas, actualmente, siguen realizando de manera manual y una a una para cada trabajador. Un proceso que, dependiendo de la dimensión de la compañía y del número de empleados, requiere de mucho tiempo.
2.4 Crear un sistema colaborativo
Muchas empresas siguen apostando por un sistema de control absoluto, por parte de los directivos y responsables de departamentos. Este sistema se está quedando obsoleto y, cada vez más, los organigramas de las empresas y las tomas de decisiones están sustituyendo el modelo vertical por el horizontal.
Dotar de autonomía y de responsabilidades a los empleados genera un impacto positivo, un sentimiento de pertenencia a una empresa que valora su trabajo. Por lo que, invertir en soluciones y herramientas que permitan crear este sistema colaborativo es un punto clave.
Las principales soluciones por las que se están apostando, dentro del departamento financiero son aquellas que permiten a los empleados reportar los gastos que realizan, principalmente dietas y gastos de viaje. Estas soluciones crean una colaboración entre trabajador y responsable.
2.5 Abrir el departamento financiero a toda la compañía
Por último, dada la importancia del departamento financiero, es recomendable abrirlo a toda la empresa. El objetivo es que el departamento financiero tenga conocimientos de todos los departamentos existentes en la compañía.
Este proceso se realiza dado que el departamento financiero es el encargado de controlar los aspectos económicos de cada departamento, pero, en muchas empresas, solo se limitan a conocer los datos justos y necesarios para elaborar su trabajo.
Al abrir la visión, se cuenta con un punto de vista diferente. Es por ello, por lo que se recomienda que el CFO esté presente en las tomas de decisiones o procesos creativos de diferentes departamentos.
3. Tickelia en los departamentos financieros del futuro
Como hemos podido ver, a lo largo del artículo, el departamento financiero es una pieza clave para el desarrollo y crecimiento de una empresa. Sin una buena gestión del aspecto económico, no se puede optar a seguir siendo una compañía competitiva dentro de cualquier sector.
También, hemos podido ver algunas de las claves para conseguir adaptar los departamentos financieros a los futuros trabajos, los cuales, si siguen la tendencia actual, tendrán ciertos aspectos en común como, por ejemplo, la búsqueda de la eficiencia y la optimización tanto de tiempo como de recursos. Para lograr estos dos objetivos, se está apostando por las herramientas tecnológicas que permiten una digitalización y una automatización de los procesos de los diferentes departamentos.
Soluciones como Tickelia permiten conseguir reducir el tiempo de la gestión de gastos en un 75%, por lo que se puede destinar ese tiempo en ser más productivos.
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