O departamento financeiro é, sem dúvida, um dos pilares mais importantes de uma empresa. Quer se trate de uma PME ou de uma grande corporação, este departamento é essencial para a sobrevivência de qualquer empresa, mas como é que o futuro vai afetar os departamentos financeiros e que processos devem ser redefinidos? Falaremos de tudo isto neste artigo, onde lhe daremos as chaves para adaptar os departamentos financeiros aos empregos do futuro.
Tabela de conteúdos
1. Como funciona o departamento financeiro?
O progresso tecnológico é uma realidade. Os processos estão cada vez mais digitalizados e em constante mudança. Quer seja na nossa vida quotidiana ou no nosso local de trabalho, assistimos diariamente à implementação de novas tecnologias que nos ajudam a otimizar o tempo e a ser mais eficientes.
Apesar disso, ainda existem tarefas que exigem a máxima precisão e, embora a tecnologia tenha demonstrado a sua capacidade de evitar erros, muitas empresas continuam a optar por um sistema analógico.
Este sistema pode ter algumas desvantagens em certos processos. Alguns deles são no departamento financeiro, que trabalha com uma das informações mais sensíveis que uma empresa pode ter: o dinheiro.
Dependendo do tamanho da empresa, o departamento financeiro terá uma dimensão de acordo com o volume de trabalho da empresa, mas o que é certo é que a sua existência será necessária para poder gerir tudo o que está relacionado com a economia da empresa.
É possível que, se se tratar de uma pequena empresa, este departamento seja constituído por uma única pessoa e que esta desempenhe outras funções de carácter mais administrativo. No entanto, a figura do contabilista é necessária.
Por conseguinte, quanto maior for a empresa, mais figuras surgem no departamento financeiro, como o diretor financeiro, os gestores fiscais, os auditores, os controladores ou os tesoureiros.
E as principais funções do departamento financeiro são a implementação de estratégias baseadas nos orçamentos da empresa, bem como tudo o que está relacionado com o pagamento de salários, facturas, entre outros.
2. Chaves para a adaptação do departamento financeiro
Como já referimos, os processos sofrem alterações, com o objetivo de os melhorar graças a novas ferramentas e/ou metodologias.
De seguida, veremos algumas das chaves para adaptar o departamento financeiro aos procedimentos que serão realizados no futuro.
2.1 Digitalize e automatize para ganhar tempo
Os conceitos de eficiência e otimização tornaram-se muito importantes na maioria das empresas. Fazer mais em menos tempo e gastar menos recursos é o principal objetivo de qualquer empresa que pretenda crescer e manter-se competitiva.
Mas para alcançar esta eficiência, não basta otimizar apenas os departamentos conhecidos como produtores, que são aqueles que geram o produto ou serviço que as empresas oferecem aos seus clientes. Para atingir a eficiência total, é necessário otimizar todos os departamentos.
O departamento financeiro é um dos departamentos que tende a ficar mais para trás, porque para muitas empresas, “manter as contas”, como é vulgarmente conhecido, é um processo ao qual é dedicado pouco esforço de otimização.
Vários estudos indicam que o departamento financeiro é um dos departamentos cujos procedimentos são considerados ineficazes e complicados. Estima-se que o número médio de horas gastas no preenchimento de folhas de cálculo seja superior a duas horas por dia. Atualmente, este processo é muito comum em muitas empresas, um processo que pode ser automatizado, conseguindo uma redução considerável de tempo e recursos.
Com essa mudança, os membros do departamento financeiro podem passar mais tempo elaborando estratégias, pensando em ações que levem a uma maior produtividade da empresa.
2.2 Apostar nas novas tecnologias
Outra das chaves para adaptar o departamento financeiro aos futuros processos de trabalho é apostar fortemente na utilização das novas tecnologias.
Se a isto juntarmos as novas formas de trabalho, como o teletrabalho ou o trabalho híbrido, que, devido à pandemia, foram implementadas em muitas empresas, é necessário dispor de ferramentas que permitam a realização destes sistemas de trabalho à distância.
Algumas das ferramentas tecnológicas que podem facilitar o trabalho do departamento financeiro incluem a utilização de software que permite a comunicação virtual com colegas de outros departamentos. Estes softwares são conhecidos por permitirem chamadas de vídeo, troca de mensagens, ficheiros, documentos, etc.
Outros tipos de software são aqueles que permitem a gestão do tempo dos empregados. Trata-se de software que permite a gestão de agendas, reuniões, etc.
Finalmente, a utilização de tecnologias específicas é muito importante. Um software dedicado a processos relacionados com o departamento financeiro é uma vantagem competitiva muito importante. Existem soluções que permitem automatizar o controlo de despesas, a regulação de contas, a gestão de pagamentos, etc.
Esta tecnologia permite também que tanto os colaboradores como os gestores financeiros trabalhem em conjunto, por exemplo, na comunicação das despesas de viagem, que podem ser digitalizadas, eliminando os registos manuais e em papel.
2.3 Modernizar os métodos de remuneração
O que sempre funcionou não significa que seja o mais eficiente. Ser conservador em alguns procedimentos pode evitar erros, mas mudanças controladas também são positivas e podem trazer benefícios para as empresas.
Um dos procedimentos mais comuns no departamento financeiro é a folha de pagamento. Este é convencionalmente estabelecido como um pagamento mensal que, na maioria dos casos, costuma ser efectuado nos últimos dias do mês, embora existam algumas empresas que o fazem nos primeiros dias do mês seguinte.
A este respeito, podem procurar-se inovações que permitam uma maior flexibilidade tanto para o trabalhador como para o gestor financeiro.
Uma das últimas tendências é permitir que o empregado tenha o seu salário gerado quando precisa dele. Dessa forma, não é necessário esperar até o final do mês para receber a folha de pagamento. A ideia é que, se um trabalhador gerar um montante de salário por cada dia de trabalho, pode receber esse montante quando precisar dele.
Com estas alternativas, o objetivo é automatizar os processos de cobrança de salários, que muitas empresas continuam atualmente a realizar manualmente e um a um para cada trabalhador. Um processo que, dependendo do tamanho da empresa e do número de funcionários, requer muito tempo.
2.4 Crie um sistema de colaboração
Muitas empresas ainda dependem de um sistema de controlo absoluto por parte dos gestores e chefes de departamento. Este sistema está a tornar-se obsoleto e, cada vez mais, os organogramas das empresas e a tomada de decisões estão a substituir o modelo vertical por um modelo horizontal.
Dar autonomia e responsabilidade aos colaboradores cria um impacto positivo, um sentimento de pertença a uma empresa que valoriza o seu trabalho. Investir em soluções e ferramentas para criar este sistema colaborativo é, portanto, fundamental.
As principais soluções que estão a ser utilizadas no departamento financeiro são as que permitem aos colaboradores comunicar as suas despesas, principalmente ajudas de custo e despesas de deslocação. Estas soluções criam uma parceria entre o trabalhador e o gestor.
2.5 Abrir o serviço financeiro a toda a empresa
Finalmente, dada a importância do departamento financeiro, é aconselhável abri-lo a toda a empresa. O objetivo é que o departamento financeiro tenha conhecimento de todos os departamentos existentes na empresa.
Este processo é realizado porque o departamento financeiro é responsável pelo controlo dos aspectos económicos de cada departamento, mas, em muitas empresas, limita-se a conhecer apenas os dados necessários para realizar o seu trabalho.
Ao abrir a visão, passa a dispor de um ponto de vista diferente. É por isso que se recomenda que o diretor financeiro esteja presente nos processos de decisão ou de criação dos diferentes serviços.
3. Tickelia nos departamentos financeiros do futuro
Como vimos ao longo deste artigo, o departamento financeiro é um elemento chave para o desenvolvimento e crescimento de uma empresa. Sem uma boa gestão do aspeto económico, não é possível manter-se uma empresa competitiva em qualquer sector.
Vimos também algumas das chaves para adaptar os departamentos financeiros aos empregos do futuro, que, se seguirem a tendência atual, terão alguns aspectos em comum como, por exemplo, a procura de eficiência e a otimização tanto do tempo como dos recursos. Para atingir estes dois objectivos, estão a ser utilizadas ferramentas tecnológicas para digitalizar e automatizar os processos dos diferentes departamentos.
Soluções como o Tickelia permitem reduzir em 75% o tempo de gestão das despesas, o que significa que esse tempo pode ser utilizado para ser mais produtivo.
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