10 dicas para melhorar a gestão de faturas na sua empresa

A gestão de faturas, para além de ser uma tarefa simples, implica garantir a sua exatidão, o cumprimento da regulamentação fiscal e a garantia de pagamentos atempados. Os erros neste processo podem afetar a saúde financeira e as relações com clientes ou fornecedores. Aqui ficam 10 dicas para otimizar a gestão de faturas e ultrapassar estes desafios.

1. O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento que comprova a realização de uma transação comercial ou a prestação de um serviço. Como em qualquer outro lugar, serve de prova da transação e é essencial para a gestão contabilística e fiscal

Estas são as informações que uma fatura deve conter:

• Número e, se for caso disso, série: A fatura deve ter um número único e, se necessário, uma série. Os números devem ser sequenciais.
• Data de emissão: Data em que a fatura é emitida.
• Nome completo e apelido, firma ou denominação social da pessoa obrigada a emitir a fatura e do destinatário das transações: Devem ser fornecidas informações completas sobre o vendedor e o comprador.
• Número de Identificação Fiscal (NIF): ao abrigo do qual o sujeito passivo exerce a atividade. Tanto o emissor como o destinatário da fatura.
• Endereço: Tanto da pessoa obrigada a emitir a fatura como do destinatário das operações.
• Descrição das operações: O bem ou serviço faturado deve ser descrito.
• Taxa ou taxas de imposto, se for caso disso, aplicadas às operações: Em Portugal, trata-se da taxa de IVA aplicada.
• Contrapartida total: O preço total a pagar, incluindo o IVA.
• Data em que foram efetuadas as operações documentadas ou em que, consoante o caso, foi recebido o adiantamento, desde que seja uma data diferente da data de emissão da fatura.

De acordo com a legislação portuguesa, todas as faturas devem ser conservadas durante um período mínimo de 10 anos. Esta obrigação é essencial para efeitos contabilísticos, de auditoria e de cumprimento das obrigações fiscais.

No caso de uma fatura simplificada, deve incluir:

• Número e, se for caso disso, série.
• Data de emissão.
• Data da operação, se diferente da data de emissão.
• Número de identificação fiscal, nome e apelido, nome próprio ou nome da empresa do emitente.
• Identificação dos bens entregues ou dos serviços prestados.
• Taxa de imposto e, opcionalmente, a menção “IVA incluído”.
• Montante total.
• No caso de faturas retificadas, a referência à fatura retificada.
• Se se verificar alguma das seguintes circunstâncias: operação isenta, faturação pelo destinatário, autoliquidação, regime especial das agências de viagens ou regime especial dos bens usados.

2. O que significa gestão de faturas?

A gestão de faturas é o processo de tratamento das faturas desde a sua criação até ao seu pagamento e arquivamento. Este processo pode ser manual ou automatizado, mas, independentemente do método, visa garantir a exatidão, a pontualidade e a eficiência em todas as fases da faturação.

Segue-se uma descrição passo a passo do que geralmente envolve a gestão de faturas:

• Criação de faturas: Geração de faturas detalhadas e exatas que cumprem os requisitos legais. Estas faturas devem ser emitidas atempadamente para evitar atrasos nos pagamentos.
• Envio de faturas: As faturas devem ser enviadas ao cliente atempadamente e através de um método que seja conveniente tanto para o remetente como para o destinatário.
• Acompanhamento das faturas: A empresa deve acompanhar todas as faturas enviadas para garantir que são recebidas e pagas atempadamente. Em caso de atrasos no pagamento, a empresa poderá ter de enviar avisos ou tomar medidas adicionais.
• Receção e processamento de faturas: se a empresa recebe faturas de fornecedores, deve ter um processo para receber, rever e aprovar essas faturas para pagamento.
• Pagamento das faturas: as faturas aprovadas devem ser pagas até à data de vencimento para evitar penalizações por atraso no pagamento.
• Registo de faturas: Todas as faturas, quer sejam emitidas ou recebidas, devem ser registadas no sistema de contabilidade da empresa. Este registo é essencial para a contabilidade, a auditoria e o cumprimento das obrigações fiscais.
• Arquivo de faturas: As faturas devem ser arquivadas e conservadas durante pelo menos 4 anos, de acordo com a legislação espanhola.

A gestão de faturas pode ser um processo complexo, especialmente para grandes empresas com um elevado volume de transações. Por este motivo, muitas empresas optam por automatizar este processo através da utilização de software de gestão de faturas. Isto pode melhorar a eficiência, reduzir os erros e libertar tempo para o pessoal se concentrar em tarefas mais estratégicas.

3. Dicas de gestão de faturas

A gestão de faturas pode ser um processo difícil, mas com as dicas certas, pode tornar-se uma tarefa muito mais fácil de gerir e eficiente. Seguem 10 conselhos que podem ajudar as empresas a melhorar a gestão das faturas:

3.1 Estabelecer uma política de faturação clara

Estabelecer uma política de faturação clara para a gestão das faturas significa definir e comunicar as regras e os procedimentos de faturação da empresa de forma precisa e compreensível. Esta política serve de orientação para o pessoal interno, bem como para os clientes e fornecedores.

A política de faturação pode incluir, mas não se limita aos seguintes elementos:

• Condições de pagamento: Especifica quando é que os clientes devem pagar as faturas. Pode ser imediatamente após a receção da fatura, no prazo de 30 dias ou de acordo com qualquer outro prazo decidido pela empresa. As condições de pagamento também podem incluir possíveis descontos por pagamento antecipado e penalizações por atrasos nos pagamentos.
• Processo de faturação: Explicar como e quando são emitidas as faturas. Isto pode incluir pormenores sobre faturação eletrónica, faturação recorrente e procedimentos de acompanhamento de faturas.
• Formas de pagamento: Defina quais as formas de pagamento aceites pela empresa. Podem ser transferências bancárias, pagamentos com cartão de crédito, pagamentos através de plataformas digitais, entre outros.
• Disputas e reclamações: Fornecer orientações sobre como os clientes podem levantar e resolver litígios de faturação. Isto pode implicar a indicação de um ponto de contacto específico para litígios de faturação e a definição de um prazo para a apresentação de reclamações.
• Informações de contacto: Deve fornecer informações claras sobre quem os clientes podem contactar se tiverem dúvidas ou problemas com as suas faturas

A política de faturação para a gestão de faturas deve ser facilmente acessível aos clientes e deve ser revista e atualizada regularmente para garantir que continua a ser relevante e precisa. Uma política de faturação clara pode ajudar a evitar confusões, melhorar as relações com os clientes e aumentar a probabilidade de receber pagamentos atempados.

3.2 Utilização da faturação eletrónica

Outra dica para melhorar a gestão das faturas é a utilização da faturação eletrónica, que é um método de apresentação de faturas e recibos de pagamento por meios eletrónicos, substituindo as tradicionais faturas em papel. As faturas eletrónicas, também conhecidas como e-faturas, são legais e amplamente aceites em Espanha, e a sua utilização tem sido incentivada pelas autoridades devido aos seus múltiplos benefícios.

A faturação eletrónica apresenta uma série de vantagens para a gestão de faturas de uma empresa:

• Eficiência: Com a faturação eletrónica, as faturas podem ser emitidas, enviadas, recebidas e processadas de forma mais rápida e eficiente do que com as faturas em papel.
• Redução de custos: Poupança nos custos de impressão, papel e portes de correio. Além disso, o processamento das faturas eletrónicas pode exigir menos pessoal do que o processamento das faturas em papel.
• Precisão: Ao automatizar o processo de faturação, reduz-se a possibilidade de erro humano, como erros de cálculo ou de introdução de dados;
• Acompanhamento e controlo: As faturas eletrónicas são mais fáceis de acompanhar e gerir. Pode ver facilmente o estado de cada fatura, por exemplo, se foi enviada, recebida ou paga.
• Segurança: As faturas eletrónicas podem ser mais seguras do que as faturas em papel, uma vez que podem ser encriptadas e assinadas digitalmente.
• Sustentabilidade: Ao não utilizar papel, está a contribuir para a proteção do meio ambiente.
• Conformidade com a lei: A faturação eletrónica é obrigatória em certos casos em Espanha, como, por exemplo, nos negócios com a administração pública.

A utilização da faturação eletrónica requer um sistema ou software que permita gerar faturas no formato correto, enviar e receber faturas eletrónicas e armazená-las de forma segura. Deve também assegurar o cumprimento dos requisitos legais da faturação eletrónica em Portugal, como a garantia de autenticidade da origem e a integridade do conteúdo da fatura.

3.3 Emitir faturas atempadamente

Para melhorar a gestão das faturas, uma dica é emitir as faturas atempadamente, o que significa que as faturas devem ser geradas e enviadas aos clientes em tempo útil, geralmente imediatamente após a prestação de um bem ou serviço. Isto é crucial para uma gestão eficaz das faturas em qualquer empresa. A emissão atempada de faturas tem várias vantagens:

• Fluxo de caixa: Quando as faturas são emitidas e enviadas atempadamente, é mais provável que os pagamentos sejam recebidos mais cedo, o que pode melhorar o fluxo de caixa de uma empresa.
• Relações com os clientes: A emissão atempada de faturas ajuda a manter boas relações com os clientes, definindo expectativas claras sobre o prazo de pagamento.
• Exatidão da faturação: A emissão de faturas imediatamente após a entrega de um bem ou serviço garante que os detalhes da transação estão bem presentes, o que pode levar a faturas mais precisas.
• Conformidade com a lei: Em alguns casos, a lei pode exigir que as faturas sejam emitidas dentro de um prazo específico.
• Gestão do tempo: Se as faturas se acumularem para serem emitidas mais tarde, isso pode levar a um aumento da carga de trabalho e a possíveis erros. A emissão atempada de faturas ajuda a gerir o volume de trabalho de forma mais eficiente.

Por conseguinte, para uma melhor gestão das faturas, as empresas devem estabelecer um processo eficiente de emissão atempada de faturas, o que pode implicar a utilização de software de faturação ou a atribuição de responsabilidades específicas aos membros do pessoal.

3.4 Manter um acompanhamento rigoroso das faturas não pagas

Manter um acompanhamento rigoroso das faturas pendentes implica um processo de controlo e gestão de todas as faturas que a empresa emitiu e que ainda não foram pagas pelos clientes. Este é um aspeto crucial da gestão de faturas, pois ajuda a garantir que a empresa recebe todos os pagamentos que lhe são devidos.

Um acompanhamento rigoroso das faturas pendentes pode envolver as seguintes etapas:

• Registo de faturas: Manter um registo preciso de todas as faturas emitidas, incluindo os detalhes de cada fatura, como o número da fatura, a data de emissão, o montante da fatura, a data de vencimento e o estado do pagamento.
• Atualização do estado das faturas: atualize regularmente o estado de cada fatura à medida que recebe os pagamentos. Isto permitir-lhe-á ver facilmente quais as faturas que ainda estão pendentes.
• Acompanhamento dos pagamentos em atraso: Se uma fatura não for paga até à data de vencimento, é importante acompanhá-la de perto. Tenha um sistema para enviar lembretes de pagamento aos clientes que têm pagamentos em atraso.
• Tratamento de litígios de faturas: Se um cliente contestar uma fatura, deverá ter um processo em vigor para tratar esses litígios de forma justa e eficiente.
• Análise das faturas em atraso: Analise regularmente as faturas em atraso para identificar tendências, tais como clientes que pagam regularmente com atraso. Isto pode ajudar a identificar problemas e a tomar medidas para melhorar o processo de faturação.

Para melhorar a gestão de faturas, este conselho pode ajudar a melhorar o fluxo de caixa das empresas, a identificar problemas antes que se tornem graves e a manter boas relações com os clientes, tratando os pagamentos e os litígios de forma atempada e profissional. A tecnologia pode ser um grande aliado neste processo, como a utilização de software de gestão de faturas que pode automatizar grande parte deste acompanhamento.

3.5 Verificação das faturas recebidas na gestão de faturas

A verificação das faturas recebidas é um processo importante na gestão de faturas, que envolve a revisão e a confirmação da exatidão das faturas que a empresa recebe dos seus fornecedores ou vendedores. Este processo pode incluir as seguintes etapas:

• Confirmar os dados do fornecedor: Verificar se o fornecedor, o seu endereço e as informações de contacto estão corretos e atualizados.
• Rever os itens faturados: garantir que todos os bens ou serviços fraturados foram efetivamente recebidos ou prestados. Além disso, verificar se as quantidades e os preços são os acordados.
• Verificar os cálculos: Verificar se os cálculos da fatura estão corretos, incluindo a soma dos itens e quaisquer impostos, descontos ou encargos adicionais aplicados.
• Verificar as condições de pagamento: Confirmar se as condições de pagamento indicadas na fatura correspondem às acordadas com o fornecedor.
• Validar a fatura: Em alguns casos, pode ser necessário confirmar que a fatura é autêntica e não fraudulenta. Isto pode ser particularmente relevante no caso de fornecedores novos ou desconhecidos.

Depois de a fatura ter sido verificada e aprovada, pode ser paga de acordo com as condições de pagamento acordadas. Se forem detetados erros ou discrepâncias, estes devem ser resolvidos com o fornecedor antes de se efetuar o pagamento.

A verificação das faturas recebidas é uma parte essencial da gestão de faturas, uma vez que ajuda a evitar o pagamento de faturas incorretas ou fraudulentas, garante que apenas são pagos os bens e serviços recebidos e ajuda a manter boas relações com os fornecedores, tratando quaisquer problemas de forma atempada e profissional.

3.6 Estabelecer um processo de aprovação de faturas

Estabelecer um processo de aprovação de faturas significa definir um conjunto de passos que devem ser seguidos antes de uma fatura ser paga. Este é um aspeto importante da gestão de faturas, pois ajuda a garantir que apenas as faturas legítimas e corretas são pagas.

O processo de aprovação de faturas (linkar o artigo de técnicas de venda) pode variar consoante a estrutura e as necessidades da empresa, mas geralmente pode incluir os seguintes passos:

• Receção de faturas: As faturas recebidas são registadas num sistema de acompanhamento de faturas.
• Verificação da fatura: Cada fatura é revista para confirmar a exatidão das informações, como os dados do fornecedor, os artigos faturados, os preços e a matemática.
• Comparação: As faturas são comparadas com as ordens de compra e os recibos de entrega para garantir que tudo o que foi faturado foi recebido.
• Aprovação: Se a fatura estiver correta e tudo tiver sido recebido, a fatura é aprovada para pagamento. Esta aprovação pode exigir a assinatura de uma ou mais pessoas, consoante a política da sua empresa. Por exemplo, para faturas de valor elevado, pode ser necessária a aprovação de um gestor ou diretor.
• Pagamento da fatura: Uma vez aprovada, a fatura é paga de acordo com as condições de pagamento acordadas.
• Arquivamento da fatura: Por fim, a fatura é arquivada para referência futura e para cumprir as obrigações de manutenção de registos.

O estabelecimento de um processo de aprovação de faturas pode ajudar a evitar fraudes e erros de faturação, melhorar a eficiência e a transparência e garantir que a empresa cumpre as suas obrigações legais e contratuais.

3.7 Organização dos registos de faturação

A organização dos registos de faturação implica a manutenção de um sistema ordenado e acessível para armazenar todas as faturas e documentação relacionada. Em Portugal, as empresas são obrigadas por lei a conservar os registos de faturação durante um determinado período, pelo que é essencial dispor de um sistema de organização eficaz.

A organização dos registos de faturação pode incluir o seguinte:

• Sistema de arquivo: Embora muitas empresas possam ter um sistema físico, como pastas, fichários, armários de arquivo, é aconselhável fazer a transição para o digital com pastas num computador e um sistema de gestão de documentos para armazenar faturas. Independentemente do sistema utilizado, deve ser fácil encontrar uma fatura específica quando necessário.
• Categorização: As faturas podem ser organizadas por data, fornecedor, número de fatura, projeto ou qualquer outro critério que seja relevante para a sua empresa.
• Registo de faturas: É útil manter um registo de todas as faturas emitidas e recebidas, que pode ser uma folha de cálculo ou um software de gestão de faturas. Este registo pode incluir dados como o número da fatura, o fornecedor ou o cliente, o montante da fatura, a data de emissão, a data de vencimento e o estado do pagamento.
• Acessibilidade: Os registos de faturas devem ser acessíveis às pessoas que precisam de lhes aceder, como o pessoal da contabilidade, os auditores ou os gestores. No entanto, também deve ser assegurado que os registos estão seguros e protegidos contra o acesso não autorizado.

A organização dos registos de faturas ajuda a garantir que as faturas podem ser encontradas e acedidas quando necessário, que as obrigações legais de manutenção de registos são cumpridas e que os pagamentos e as faturas pendentes podem ser acompanhados e geridos de forma eficiente. Um bom sistema de organização de faturas pode também facilitar as auditorias e ajudar a detetar quaisquer irregularidades ou fraudes.

3.8 Oferecer uma variedade de opções de pagamento

Oferecer uma variedade de opções de pagamento para melhorar a gestão das faturas consiste em permitir que os clientes paguem as suas faturas utilizando diferentes métodos de pagamento. O objetivo é tornar o mais fácil e conveniente possível que os clientes paguem as suas faturas atempadamente.

Isto pode incluir:

• Transferência bancária: Este é um dos métodos de pagamento mais comuns que permite aos clientes transferir dinheiro diretamente da sua conta bancária para a conta bancária da empresa.
• Cartões de débito/crédito: Muitas empresas permitem que os clientes paguem as faturas com cartões de débito ou de crédito. Isto pode ser especialmente conveniente para os clientes, mas implica que a empresa deve ter um sistema de pagamento que aceite cartões.
• Débito direto: Este método implica que os clientes autorizem a empresa a cobrar os pagamentos diretamente da sua conta bancária. Este método pode ser especialmente útil para pagamentos recorrentes ou subscrições.
• Pagamento em linha: algumas empresas oferecem a opção de pagar as faturas através de um portal em linha ou de uma aplicação móvel.
• Pagamentos através de aplicações de pagamento ou carteiras digitais: Com a crescente digitalização, também é comum aceitar pagamentos através de aplicações de pagamento ou carteiras digitais, como PayPal, MB WAY, etc.

3.9 Formar o pessoal

Formar o pessoal (linkar técnicas de venda) para a gestão de faturas é garantir que os membros da equipa têm os conhecimentos e as competências necessárias para gerir eficazmente o processo de faturação. Esta formação pode incluir pessoas de várias áreas da empresa, como o departamento de vendas, o departamento financeiro ou de contabilidade e o serviço de apoio ao cliente.

A formação pode abranger uma variedade de tópicos, incluindo:

• Procedimentos de faturação: A equipa deve compreender como é criada e enviada uma fatura, quando deve ser emitida, como é registada e acompanhada e o que fazer se houver um problema ou litígio.
• Regulamentos de faturação: Em Espanha, existem determinados requisitos legais que devem ser cumpridos na faturação, como a inclusão de certas informações nas faturas e a conservação dos registos de faturação durante um determinado período. A equipa responsável deve conhecer estas regras e saber como cumpri-las.
• Software de faturação: Se for utilizado um software ou uma aplicação para ajudar na gestão das faturas, a equipa deve receber formação sobre a forma de o utilizar eficazmente.
• Competências de atendimento ao cliente: O processo de faturação envolve frequentemente a interação com os clientes, pelo que é útil que a equipa tenha boas competências de atendimento ao cliente. Isto pode incluir saber como lidar com questões de faturação, como resolver litígios de faturação e como comunicar eficazmente com os clientes.
• Gestão de pagamentos: a equipa deve compreender como se processam os pagamentos, incluindo a forma de processar diferentes métodos de pagamento, o que fazer se um pagamento não chegar e como controlar as faturas pendentes.

3.10 Automatização da gestão de faturas

Automatizar a gestão das faturas é utilizar ferramentas de software ou sistemas informáticos para realizar e otimizar as tarefas de faturação de forma eficiente e precisa, reduzindo assim o trabalho manual e a possibilidade de erro.

A automatização da gestão de faturas pode incluir uma variedade de funções, tais como:

• Criação de faturas: O software pode gerar automaticamente faturas com base nas informações introduzidas, tais como dados do cliente, detalhes do produto ou serviço e condições de pagamento.
• Envio de faturas: As faturas podem ser enviadas automaticamente para os clientes por correio eletrónico, ou mesmo através de um portal online onde os clientes podem ver e pagar as suas faturas.
• Acompanhamento de faturas: O sistema pode acompanhar automaticamente o estado de cada fatura, indicando se foi enviada, recebida, aprovada, paga ou se está pendente.
• Lembretes de pagamento: O software pode enviar automaticamente lembretes de pagamento aos clientes quando uma fatura está perto da data de vencimento ou já passou.
• Reconciliação de pagamentos: Quando um pagamento é recebido, o sistema pode fazer a correspondência automática com a fatura correspondente e marcá-la como paga.
• Relatórios e análises: A automatização pode fornecer análises e relatórios em tempo real sobre o estado das faturas, permitindo uma visão clara do fluxo de caixa e uma tomada de decisões informada. Um exemplo de uma solução tecnológica que consegue fazer isto é a Tickelia, que gere notas de despesas e viagens de negócios de uma forma muito clara e eficiente, reduzindo em 90% o tempo gasto neste tipo de tarefas. A Tickelia digitaliza recibos e faturas utilizando tecnologias de reconhecimento de caracteres OCR + ICR. Além disso, pode registar até 18 campos no recibo, que podem ser utilizados para comunicar à Agência Tributária.
• Integração com outros sistemas: A Tickelia também pode ser integrado no ERP, no sistema de contabilidade e no CRM da empresa para fornecer uma solução completa de gestão empresarial. Com a Tickelia, a empresa pode ter um controlo orçamental detalhado e uma análise de custos, graças a uma liquidação e contabilização automática. 

A automatização permite poupar tempo e esforço, reduzir os erros, melhorar a eficácia e ajudar as empresas a controlar melhor a sua tesouraria. É por isso que pode ser tão útil para a gestão de faturas.