Como fazer o encerramento contábil da sua empresa em 10 passos

O encerramento contábil é uma das tarefas mais importantes para a empresa em termos financeiros. Graças a este processo, é possível obter uma visão geral e realista de como o negócio funcionou durante todo o ano: se a empresa gerou lucro, se teve prejuízo, etc., além de cumprir com a regulamentação em vigor. Conhece as melhores práticas para fazer o encerramento contábil da sua empresa? Continue a ler!

1. O que é o encerramento contábil?

O encerramento contábil é o processo no qual as contas anuais da empresa são reconciliadas e finalizadas dentro de um exercício contábil. Especificamente, deve fazer-se um balanço das contas de:

• Receitas.
• Despesas.
• Custos de vendas.
• Custos de produção.

O ano fiscal em Portugal coincide com o ano civil, ou seja, de 1 de janeiro a 31 de dezembro. Por esse motivo, o Plano Oficial de Contabilidade (POC) estabelece que as empresas devem começar o seu encerramento contábil no final do ano.

Após o término do fecho de contas, deve ser apresentado às autoridades fiscais nos meses seguintes, pois servirá como base para o cálculo das obrigações fiscais da empresa no ano seguinte.

1.1 Porquê é importante para a empresa?

O encerramento do exercício contábil, portanto, serve para conhecer a situação atual da empresa, mas também para fornecer essa informação e entregar a documentação necessária ao Estado. Portanto, é importante que a contabilidade da empresa esteja atualizada e que não haja erros.

Após o encerramento contábil, todas as contas do exercício mencionadas anteriormente – receitas, despesas, custos de vendas e custos de produção – são fechadas, e os resultados são analisados para determinar se houve lucro ou prejuízo durante o ano.

Além disso, as depreciações, dívidas e provisões da empresa também devem ser calculadas para que todos os números se encaixem. Portanto, é importante calcular esses valores corretamente e não distorcer os dados ao passar para o próximo exercício contábil.

Somente assim os resultados em relação aos anos anteriores poderão ser comparáveis, permitindo ao diretor financeiro e ao CEO da empresa planear e tomar decisões com base na situação real dos negócios e em sua evolução.

2. Quando é realizado o encerramento contábil?

Como mencionado anteriormente, o encerramento contábil geralmente coincide com o ano do calendário. Em algumas empresas, as datas podem variar, mas, em geral, o exercício começa em 1º de janeiro e termina em 31 de dezembro. Portanto, o encerramento contábil de 2022 será concluído em 31 de dezembro de 2022.

A partir desse ponto, as empresas devem cumprir com diferentes prazos para realizar e apresentar a documentação necessária às autoridades fiscais. Supondo que a empresa conclua o encerramento contábil em 31 de dezembro, são estes:

• Até 30 de abril : as empresas têm até 4 meses após o final do ano fiscal para preparar o Relatório e Contas e submetê-lo para aprovação dos acionistas em assembleia geral (AG). Por exemplo, se o ano fiscal terminar em 31 de dezembro, a AG deve ocorrer até 30 de abril.

• Declaração de impostos: As empresas também devem apresentar a declaração de imposto sobre o rendimento (IRC) até ao final do 5º mês após o final do ano fiscal. Usando o mesmo exemplo, se o ano fiscal terminar em 31 de dezembro, a declaração do IRC deve ser apresentada até 31 de maio.
• Outras obrigações fiscais: Além do IRC, as empresas podem ter outras obrigações fiscais, como o IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado) e o SAF-T (um arquivo digital de faturação e contabilidade). Os prazos para estas obrigações podem variar.

Em Portugal, o Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Coletivas (IRC), que é o imposto de sociedades, tem prazos para pagamento que podem variar dependendo das características da empresa, como o seu volume de negócios e o resultado tributável. No entanto, geralmente, os prazos para o pagamento do IRC são os seguintes:

• Pagamento por conta: O pagamento por conta é efetuado em duas prestações anuais, a primeira até ao dia 31 de julho e a segunda até ao dia 15 de setembro.

• Pagamento especial por conta: As empresas que não estejam isentas de pagamento especial por conta têm de efetuar esse pagamento até ao dia 31 de março do ano seguinte ao do apuramento do lucro tributável.

• Declaração de IRC: A declaração anual de IRC deve ser entregue até ao final do 5º mês após o termo do período de tributação. Por exemplo, se o período de tributação coincide com o ano civil (1 de janeiro a 31 de dezembro), a declaração de IRC deve ser entregue até 31 de maio do ano seguinte.

• Liquidação do IRC: A liquidação do IRC, ou seja, o pagamento do imposto devido com base na declaração de IRC, deve ser feita até ao último dia do mês de julho do ano seguinte ao do período de tributação. No exemplo mencionado anteriormente, a liquidação do IRC seria até 31 de julho.

É importante destacar que as empresas podem estar sujeitas a pagamentos por conta, pagamento especial por conta e liquidação final de IRC, dependendo da sua situação fiscal. A liquidação final de IRC é onde se efetua o acerto do imposto, considerando os pagamentos por conta e o pagamento especial por conta já efetuados.

Estes prazos podem ser atualizados ou sofrer alterações ao longo do tempo, por isso é aconselhável consultar a Autoridade Tributária e Aduaneira de Portugal ou um contabilista para obter informações atualizadas e específicas para a sua empresa.

3. Como é feito o encerramento contábil?

De acordo com o relatório “Metric of The Month: Days to Perform a Site-Level Annual Closee”, os departamentos financeiros levam em média 25 dias para concluir o fechamento fiscal. Além disso, deve-se levar em consideração que também é necessário fechar o mês de dezembro e realizar a análise trimestral. Portanto, em dezembro, há muitas tarefas pendentes, e não se pode cometer erros.

Isso não apenas a nível interno, mas também porque todo o trabalho realizado para o fechamento contábil será apresentado às autoridades fiscais, ao registo comercial e às instituições bancárias, e todos os dados apresentados devem refletir a situação atual e real da empresa.

Portanto, para realizar o fechamento contábil com total segurança e sem problemas ou erros, a melhor solução é estar ciente de cada revisão realizada e seguir uma série de etapas para não perder nenhum detalhe.

A seguir, apresentamos uma lista de todas as etapas necessárias para fechar a contabilidade com sucesso e o que cada uma envolve.

4. Processo de encerramento contábil passo a passo – Exemplo prático

Agora, vamos ver o procedimento para realizar o fechamento contábil do início ao fim. Para isso, começamos por verificar se a contabilidade da empresa está correta e ajustar os dados necessários caso haja informações em falta ou incorretas.

Para isso, é necessário revisar os livros contábeis e fazer as modificações correspondentes. Em Portugal, as empresas estão sujeitas a uma série de obrigações contábeis, que incluem a manutenção de diversos livros contábeis obrigatórios como:

• Diário: O Diário é o livro onde são lançadas, em ordem cronológica, todas as operações financeiras e contábeis da empresa. Isso inclui todas as transações, como receitas, despesas, compras, vendas, pagamentos e recebimentos. O Diário é fundamental para a escrituração contábil e deve ser mantido em formato físico ou digital.

• Razão: O Razão é um livro que registra todas as contas contábeis da empresa, detalhando as movimentações em cada conta. Ele fornece um resumo das transações registradas no Diário e ajuda a controlar o saldo de cada conta. O Razão também pode ser mantido em formato físico ou digital.

• Inventário: O Inventário é um registro dos ativos e passivos da empresa, detalhando todos os bens, direitos e obrigações da empresa no final do ano fiscal. O Inventário é importante para o cálculo do balanço patrimonial e deve ser mantido em formato físico ou digital.

• Balancetes: Os Balancetes são relatórios periódicos que resumem a situação financeira da empresa em um determinado período, geralmente mensalmente. Eles incluem informações sobre receitas, despesas, ativos, passivos e patrimônio líquido. Os Balancetes ajudam a empresa a monitorar sua saúde financeira ao longo do ano.

• Livro de Atas: O Livro de Atas registra as atas de reuniões de órgãos de administração e de acionistas da empresa, como assembleias gerais e reuniões do conselho de administração. É importante para documentar as decisões tomadas e as deliberações das reuniões.

• Livro de Inventário e de Balanço: Este livro é utilizado para registrar o inventário e o balanço anual da empresa.

• Outros registros: Dependendo do tipo de empresa e da sua atividade, podem ser necessários outros registros contábeis específicos, como o Livro de Faturação, o Livro de Registo de Bens de Investimento, entre outros.

Depois de organizar as informações dos livros contábeis, é possível fazer os lançamentos contábeis correspondentes ao fechamento fiscal e concluir o ano contábil da empresa.

4.1 Passo 1: Balanço de verificação de saldos

Basicamente, todo o processo começa com a verificação de que os dados contábeis estão corretos e correspondem ao que está descrito no Livro Diário.

Se, após revisar os débitos e créditos das diferentes contas contábeis, os saldos coincidirem, é um grande avanço. Se não houver erros, isso significa que a reconciliação com o Razão Contábil já foi feita, que o patrimônio real da empresa corresponde ao que está indicado nos livros da empresa e, portanto, podemos seguir em frente.

No caso de não coincidirem, é necessário revisar os números registrados nas diferentes contas para identificar onde está o erro e corrigi-lo. Dessa forma, os erros nos outros livros da empresa são eliminados.

4.2 Passo 2: Revisar o SNC

Após reconciliar os débitos e créditos, o próximo passo é garantir que não haja erros no Sistema de Normalização Contabilística (SNC) em Portugal.. O SNC é o conjunto de normas e princípios contábeis aplicados na elaboração das demonstrações financeiras das empresas. O SNC foi introduzido em Portugal em 2010 para alinhar a contabilidade nacional com as normas internacionais de contabilidade, especificamente com as Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS – International Financial Reporting Standards). O objetivo do SNC é aumentar a transparência e a comparabilidade das demonstrações financeiras das empresas portuguesas, tornando-as mais consistentes com as práticas contábeis internacionais.

O SNC é composto por diversas normas contábeis que regulam a preparação e apresentação das demonstrações financeiras, bem como a contabilização de transações específicas. Algumas das principais normas contidas no SNC incluem:

• Norma contabilística e de relato financeiro (NCRF): Esta norma estabelece os princípios contábeis gerais a serem seguidos pelas empresas na elaboração das suas demonstrações financeiras.
• Normas de reconhecimento, mensuração e divulgação (NCRMD): Estas normas tratam de questões específicas de reconhecimento, mensuração e divulgação de ativos, passivos, receitas, despesas e outros elementos das demonstrações financeiras.
• Normas interpretativas (NI): São normas que auxiliam na interpretação e aplicação das NCRF e NCRMD em situações específicas.
• Normas de relato financeiro (NRF): Estas normas estabelecem os requisitos de relato para diferentes tipos de entidades e para várias áreas contábeis.

O SNC é aplicável a todas as empresas em Portugal, independentemente do seu tamanho ou natureza. O SNC tem como objetivo padronizar a forma como as empresas elaboram e apresentam as suas demonstrações financeiras, garantindo maior transparência e comparabilidade entre as empresas e facilitando a análise financeira por parte de investidores, credores e outros stakeholders.

É importante que as empresas estejam em conformidade com as normas do SNC ao preparar as suas demonstrações financeiras, e muitas vezes isso requer o apoio de contabilistas ou consultores financeiros familiarizados com o sistema.

4.3 Passo 3: Contagem de estoques

É necessário verificar o estoque para determinar quantas unidades compradas não foram consumidas. Após subtrair o estoque não consumido das compras realizadas durante o ano, o resultado deve coincidir com o número total de itens em estoque na empresa no momento da contagem.

Nesse sentido, também devem ser subtraídas as mercadorias e matérias-primas utilizadas na fabricação de produtos que também não tenham sido consumidas.

Com base na variação após a contagem, será possível determinar se a empresa teve um aumento ou uma redução de despesas. Portanto, teremos as informações necessárias para avançar para o próximo passo: a classificação de débitos e créditos.

4.4 Passo 4: Reclassificar dívidas e créditos

É importante lembrar que as dívidas a serem indicadas incluem tanto as dívidas relacionadas ao ano contábil em curso quanto todos os créditos solicitados que ainda estão pendentes de pagamento.

Reclassificar dívidas e créditos implica exatamente isso: ao fechar a contabilidade da empresa, as dívidas e créditos a serem pagos e recebidos no próximo ano contábil devem ser indicados como dívidas de curto prazo.

• Reclassificar dívidas: Dessa forma, podemos facilmente identificar as obrigações pendentes de pagamento que a empresa deve quitar em um período inferior a 12 meses. Após realizar a reclassificação das contas de dívidas junto às instituições financeiras, deve consultar as tabelas de amortização de empréstimos fornecidas pelas próprias instituições e verificar as parcelas de pagamento, incluindo a parte referente à amortização da dívida e à parte referente aos juros.

• Reclassificar créditos: O mesmo se aplica aos créditos: todos os créditos pendentes de recebimento nos próximos 12 meses devem ser indicados como créditos de curto prazo (independentemente de o recebimento ser total ou parcial).

4.5 Passo 5: Aplicar ajustes contábeis por períodos

Antes de determinar se a empresa teve lucros ou prejuízos durante o ano, é necessário ajustar as despesas e receitas que serão relatadas no encerramento contábil. Para isso, é necessário seguir o princípio do regime de competência. Este é um dos princípios fundamentais da contabilidade que estabelece que as transações econômicas e os eventos devem ser registrados nas demonstrações financeiras no período em que ocorreram, independentemente de quando o dinheiro foi efetivamente recebido ou pago. Isso significa que as receitas e despesas devem ser reconhecidas e registradas no momento em que são ganhas ou incorridas, e não necessariamente no momento em que o dinheiro muda de mãos.

O princípio do regime de competência é importante porque fornece uma visão mais precisa e completa da situação financeira e do desempenho de uma entidade. Ajuda a evitar distorções na contabilidade, garantindo que as demonstrações financeiras reflitam fielmente o impacto das transações no período contábil apropriado.

Despesas que são antecipadas para o próximo ano ou pagamentos antecipados de clientes não podem ser incluídos no exercício deste ano; devem ser parte do exercício contábil a que se referem. Caso não tenha levado isso em consideração, é necessário ajustar as despesas e receitas que ocorrerão no próximo exercício contábil. Esse processo é chamado de periodização de despesas e receitas, e as contas a serem revisadas devem ser as de compras e despesas e as de vendas e receitas.

Após realizar os ajustes apropriados, as despesas e receitas serão refletidas na conta correspondente ao exercício em que realmente ocorrerão.

4.6 Passo 6: Regularizar a demonstração de resultados

Finalmente, chegamos à famosa demonstração de resultados, também conhecida como demonstração de resultados do exercício ou conta de exploração, Fornece uma visão resumida do desempenho financeiro da empresa durante um determinado período contábil, geralmente um ano. A demonstração apresenta a receita, os custos, as despesas e o lucro ou prejuízo líquido obtidos pela companhia durante esse período.

A demonstração de resultados segue uma estrutura semelhante às normas internacionais de contabilidade, como as Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS). A estrutura típica da demonstração de resultados inclui os seguintes elementos:

• Receitas de vendas: Este é o valor total das vendas de produtos ou serviços realizados pela empresa durante o período contábil.

• Custos dos produtos vendidos (CPV) ou Custo dos serviços prestados: É o custo direto associado à produção ou prestação de serviços, incluindo custos como matérias-primas, mão de obra direta e custos indiretos relacionados.

• Margem bruta: Calculada subtraindo os custos dos produtos vendidos das receitas de vendas, a margem bruta representa o lucro obtido antes das despesas operacionais.

• Despesas operacionais: Incluem despesas como salários, aluguel, despesas de vendas e marketing, despesas administrativas e outros custos operacionais.

• Resultado operacional: É o resultado obtido após a dedução das despesas operacionais da margem bruta, representando o lucro ou prejuízo da atividade principal da empresa.

• Outras receitas e despesas: Esta seção inclui itens não operacionais, como rendimentos financeiros, despesas financeiras, ganhos ou perdas com vendas de ativos, entre outros.

• Resultado antes de impostos: É o resultado operacional somado às outras receitas e despesas não operacionais.

• Imposto sobre o rendimento de pessoas coletivas (IRC): Representa o montante de impostos a pagar sobre o resultado antes de impostos.

• Lucro ou prejuízo líquido: É o resultado após a dedução dos impostos sobre o rendimento, indicando se a empresa obteve lucro ou prejuízo durante o período contábil.

Este passo é importante por várias razões: em primeiro lugar, deve ser apresentado corretamente para que a AT possa calcular os impostos a serem pagos pela empresa. Em segundo lugar, permite obter uma visão completa dos lucros ou prejuízos da empresa.

Portanto, embora seja obrigatório apresentar apenas a demonstração de resultados no encerramento contábil, muitas empresas a elaboram mensal ou trimestralmente para ter uma visão clara da saúde da empresa e tomar decisões estratégicas com base nas informações dos dados.

4.7 Passo 7: Registo de depreciação e ativo fixo tangível

Para realizar o encerramento contábil corretamente, também é necessário revisar a depreciação e o ativo fixo tangível da empresa e garantir que atendam aos requisitos estabelecidos para cada tipo de ativo.

Os ativos fixos tangíveis, também conhecidos como bens de capital ou ativos imobilizados, são ativos físicos que uma empresa adquire para uso a longo prazo no curso de suas operações. Esses ativos têm uma vida útil significativa e são usados para gerar receita. Exemplos comuns de ativos fixos tangíveis incluem prédios, equipamentos, veículos, máquinas, terrenos e instalações.

A depreciação é o processo contábil pelo qual o custo dos ativos fixos tangíveis é alocado ao longo de sua vida útil. Isso ocorre porque esses ativos geralmente se desgastam ou se tornam obsoletos com o tempo. O registro de depreciação é importante porque reflete a redução de valor desses ativos ao longo do tempo .De forma resumida, o diretor financeiro deve ter uma ficha para cada ativo com informações sobre:

• Preço de aquisição.
• Coeficiente de depreciação.
• Valor residual.
• Parcelas a serem amortizadas a cada exercício.
• Amortização acumulada.

4.8 Passo 8: Fechamento dos livros contábeis

Após seguir todos os passos anteriores, todas as etapas devem ser registradas no Livro de Inventários e Contas Anuais, com as devidas modificações registradas no Livro Diário, caso tenha sido necessário retificar alguma informação.

4.9 Passo 9: Registo de regularização

Neste ponto, todos os ajustes necessários já foram concluídos. A última parte a ser realizada é o registo de ajustes de fechamento, de abertura e de regularização.

No registo de regularização, deve-se calcular a diferença entre receitas e despesas durante o ano. Isso permitirá determinar se a empresa teve lucros ou prejuízos. Em seguida, deve aplicar a taxa de imposto de sociedades apropriada, levando em consideração os pagamentos por conta e as retenções ao longo do exercício.

Depois, é necessário recalcular o registo de regularização, incluindo as despesas com imposto de sociedades.

Como analisar os resultados:

• Se a empresa teve mais receitas do que despesas, o saldo será positivo (credor), indicando que a empresa obteve lucros.
• Se a empresa teve mais despesas do que receitas, o saldo será negativo (devedor), indicando que a empresa teve prejuízos.

No caso de lucros, é necessário apresentar uma proposta à Assembleia de Acionistas para decidir como os lucros serão distribuídos ou, se desejar reinvesti-los na empresa, mantê-los como reservas.

4.10 Passo 10: Registo de encerramento contábil

Finalmente, chegamos ao último passo! Após todos esses pontos, deve realizar-se o encerramento definitivo do ano contábil atual.

Neste último passo, é preciso cancelar os saldos de todas as contas abertas durante o ano e registrar créditos para aquelas que têm saldo credor e/ou débitos para aquelas que têm saldo devedor.

É importante lembrar que, embora o registo de encerramento contábil seja realizado, ainda há tarefas pendentes, como a apresentação da documentação e informações necessárias à AT.

4.11 Próximo passo: Registo de abertura

Como último passo (agora, de verdade), crie o registo de abertura para o próximo ano contábil. Dessa forma, todas as contas que foram revisadas passo a passo serão registadas.

Para empresas que, como mencionado anteriormente, têm seu ano fiscal coincidindo com o ano calendário, esse registo deve ser feito em 1º de janeiro.

Ao fazer isso, lembre-se de que, ao contrário do registo de fechamento, as colunas de “Crédito” e “Débito” estarão invertidas. Ou seja, tudo o que estava no “Débito” deve ser movido para o “Crédito”, e tudo o que estava no “Crédito” deve ser movido para o “Débito”.

4.12 Fechamento fiscal

Ao mesmo tempo em que o encerramento contábil é concluído, também é realizado o fechamento fiscal. Após a conclusão do primeiro, as empresas fazem os ajustes necessários em relação ao pagamento de impostos e deduções.

5. Dicas para o encerramento contábil anual

Realizar o encerramento do exercício contábil requer muito tempo, e é possível que algum erro a ser corrigido passe despercebido em algum momento.

Para evitar isso, além do passo a passo do encerramento contábil, recomendamos algumas práticas que o ajudarão a realizá-lo corretamente:

• Supervisione e atualize as informações periodicamente: a maneira mais eficaz de reduzir o tempo gasto na elaboração do encerramento contábil é manter-se atualizado com os fechamentos mensais de cada mês. Se analisar as informações mês a mês, não precisará reconciliar todos os dados de 12 meses consecutivos.

• Transações em moeda estrangeira: no caso de despesas em moeda estrangeira, é importante refletir a equivalência em euros na data de encerramento.

• Mudanças nos ativos: leve em consideração a depreciação ou valorização dos ativos ao fazer o encerramento contábil anual. Isso ajudará a determinar o valor real da empresa e facilitará o planeamento estratégico.

• Periodicidade: ao analisar os dados mês a mês, é importante escolher sempre a mesma data para que as comparações sejam consistentes.

• Analise os dados: com base nos resultados, é possível identificar o que está funcionando na gestão financeira da empresa e o que pode ser melhorado. Isso facilitará a tomada de decisões estratégicas e a implementação de mudanças necessárias para manter uma vantagem competitiva no mercado.

• Calendário: é importante não perder nenhuma data do calendário fiscal do contribuinte, pois a Receita Federal penaliza empresas que não apresentam informações ou impostos e aquelas que o fazem tardiamente.

• Passivos bancários: verifique no Cadastro de Informações de Crédito do Banco de Espanha se os empréstimos concedidos à empresa estão registados corretamente.

• Registos de encerramento e abertura contábil: não esqueça de fechar todas as contas de resultados e gerar o registo de abertura para que o encerramento contábil seja válido.

• Automatize o processo: o maior desafio ao realizar encerramentos contábeis é que é um processo demorado, pois requer a reconciliação de todos os balanços e sua atualização. Portanto, contar com ferramentas automatizadas agiliza o processo, ou pelo menos partes das diferentes etapas. É o caso do Tickelia, que, graças à digitalização e automação, permite integrar-se ao ERP de sua empresa para manter sempre atualizados os dados relativos a compras indiretas e assinaturas empresariais, facilitando o encerramento contábil.