Las tarjetas corporativas ayudan en el control de gastos de las empresas

Cartões empresariais, a solução para a perda de dinheiro dos bolsos dos trabalhadores

Um inquérito conduzido pela Tickelia revelou que 57% dos empregados perdem dinheiro do bolso quando se trata de pagar certas despesas incorridas no decurso do seu trabalho. Os cartões corporativos podem ajudar a reduzir este problema. Descubra as vantagens que oferecem e que tipos de cartões corporativos estão disponíveis, continue a ler!

1. As razões da perda de dinheiro dos empregados

Quando um empregado tem de se encontrar com um cliente, fora do escritório, é muito provável que esta reunião tenha lugar durante o café. É também muito provável que o café seja pago pelo empregado, pelo que poderia ser considerado uma despesa incorrida no decurso do trabalho do empregado.

Outro exemplo poderia ser a conta do telemóvel. Quando um empregado tem de utilizar o seu telemóvel privado para fazer chamadas relacionadas com a sua actividade profissional, esta despesa deriva também do cumprimento das suas obrigações de trabalho.

Finalmente, voltando ao primeiro exemplo, se o empregado foi à reunião com o cliente no seu veículo particular e, além disso, estacionou-o num parque de estacionamento ou numa área de estacionamento, esta despesa é também uma despesa derivada das responsabilidades de trabalho do empregado. Mas o que acontece quando estes tipos de despesas não são comunicados à empresa?

Um inquérito conduzido pela Tickelia revelou que mais de 57% dos empregados perdem dinheiro próprio ao fazer face a estas despesas. Este número é surpreendente, pois um grande número de empregados contribui com o seu próprio dinheiro para o seu trabalho. Mas o que é mais curioso são as razões: 56% dos empregados inquiridos dizem ter dúvidas se as despesas reportadas serão aprovadas ou não, enquanto outros 38% não reportam estas despesas por constrangimento, porque são pequenas quantias. Este facto gera dúvidas entre os empregados, pois consideram que podem gerar mais inconvenientes para a sua própria empresa.

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É de notar que se trata da percepção que os próprios trabalhadores têm de tais despesas, uma vez que, se forem devidamente justificadas, não deverá haver impedimento ao seu reembolso pelas empresas.

1.2 Dificuldades encontradas pelas empresas

Em relação a este último ponto, vale a pena notar que muitas empresas ainda utilizam um sistema arcaico e ineficiente de controlo de despesas, pelo que solicitar o reembolso de qualquer despesa, independentemente do montante, pode ser demorado e trabalhoso em papel. Portanto, esta é outra razão pela qual 65% dos inquiridos concordam: as empresas não facilitam o reembolso das despesas por parte dos empregados.

Estima-se que, em média, um empregado perde cerca de 100 euros por ano em despesas relacionadas com o emprego incorridas durante o horário de trabalho.

Por outro lado, a falta de acordo sobre quem é responsável pelo pagamento de algumas das despesas incorridas é outro factor que cria relutância por parte dos empregados em reclamar o reembolso.

1.3 Custos do teletrabalho

A pandemia causada pelo Covid-19 levou a uma mudança de paradigma no modelo de trabalho. Muitas empresas tiveram de adaptar o seu sistema de produção para se manterem operacionais apesar das restrições. Uma destas adaptações foi a implementação do teletrabalho. medida que os meses passaram e a situação sanitária melhorou, algumas empresas optaram por um modelo híbrido, combinando trabalho no local e à distância.

Esta mudança no modelo de trabalho de muitas empresas também agravou o problema dos custos suportados pelos trabalhadores. De facto, criou novos cenários, forçando uma intervenção na legislação actual, embora muito esteja ainda por definir e especificar.

O teletrabalho, como mencionado acima, consiste em oferecer aos empregados a possibilidade de realizar o seu trabalho a partir de um local que não seja o local de trabalho.

Mais frequentemente, os empregados utilizam a sua própria casa ou residência para teletrabalho. Isto significa que os empregados passam mais tempo em casa, o que gera uma série de despesas que não eram obrigados a suportar quando trabalhavam em escritórios. Despesas tais como internet, material de escritório, etc.

Além disso, algumas despesas domésticas típicas são aumentadas, principalmente a conta de electricidade.

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É neste ponto que, segundo o inquérito, 80% dos teletrabalhadores não ousam pedir o pagamento da parte proporcional dos custos do teletrabalho. Em particular, 70% não consideram a possibilidade de reclamar uma compensação pela factura da electricidade, 64% pela parte proporcional da factura da Internet e 60% pelos custos materiais do seu trabalho.

A legislação sobre teletrabalho indica que deve ser alcançado um acordo, por acordo ou negociação, no qual todos os pontos devem ser definidos, incluindo a partilha dos custos. Contudo, a situação não é inteiramente positiva e muitos trabalhadores suportam todos os custos.

2. Cartões empresariais como solução para o problema

Se nos concentrarmos em pequenas despesas, como no exemplo acima, a melhor solução para evitar que os empregados tenham de pôr dinheiro do bolso para pagar um almoço de negócios e despesas relacionadas é através de cartões corporativos.

Esta ferramenta permite às empresas manter um controlo total das despesas dos seus empregados, fornecendo uma certa quantia de dinheiro para este tipo de despesas.

Existem diferentes modelos de cartões corporativos. Aqui estão os mais comuns.

2.1 Cartões corporativos físicos

Este é o modelo mais comum utilizado pelas empresas. É um cartão de débito, como os que usamos com a nossa conta bancária pessoal, mas cujos fundos estão ligados ao dinheiro da empresa.

A principal vantagem deste tipo de cartão empresarial é a facilidade e conveniência de fazer compras e pagamentos sem ter de se preocupar em ter dinheiro à mão e, mais importante ainda, sem ter de pagar com dinheiro do próprio bolso do empregado.

Pelo contrário, existem alguns inconvenientes, que podem estar directamente relacionados com o comportamento dos empregados. O mais genérico é o de exceder o limite do cartão. Isto pode ocorrer, em parte, devido à conveniência acima mencionada. Ao fazer pagamentos e compras torna-se um processo quase instantâneo, é possível utilizar indevidamente cartões corporativos e comprar mais do que o necessário.

Apesar de ser o tipo de cartão mais utilizado, a irrupção das novas tecnologias e o aumento do investimento no sector Fintech levou ao aparecimento de novos modelos que permitem um maior controlo e uma maior eficiência.

2.2 Cartões empresariais virtuais

Este tipo de cartão de empresa é relativamente recente. O principal objectivo é o mesmo, pagar as despesas e compras comerciais com o dinheiro da própria empresa.

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O aumento das compras online tem sido uma bênção para muitas empresas, mas também trouxe alguns inconvenientes, tais como a necessidade de cartões de crédito ou de débito para fazer tais compras. Se nem todos os empregados têm um cartão, podem ocorrer alguns desfasamentos quando os cartões são trocados de um empregado para outro.

A vantagem dos cartões corporativos virtuais é que são criados para uma compra ou pagamento específico. Um exemplo facilitará a sua compreensão.

Se um empregado precisar de comprar material de escritório e tiver de o fazer através de um website, terá de introduzir o número de um cartão para efectuar o pagamento. Com cartões virtuais, o funcionário só tem de pedir aprovação para uma compra, com um montante específico, e se a compra for aprovada, é criado o cartão virtual, que é apenas para uso único.

Em suma, os cartões virtuais funcionam com um saldo pré-pago, que é reservado para uma compra ou pagamento específico.

3. Ferramentas para gestão de cartões empresariais

Tendo visto as vantagens oferecidas pelos diferentes tipos de cartões corporativos, a próxima pergunta que uma empresa pode fazer a si própria é: Como são controlados os cartões? A resposta é muito simples, através de software de gestão de despesas.

Soluções tais como Tickelia são a melhor ferramenta para controlar as despesas da empresa. Graças aos seus módulos, pode gerir desde despesas de viagem a compras e subscrições. Assim, os trabalhadores poderão reportar todas as despesas de uma forma fácil e intuitiva.

Tickelia oferece a possibilidade de obter Cartões Visa Tickelia, cartões corporativos com os quais se pode controlar as despesas incorridas por cada empregado. Tudo isto, graças à possibilidade de definir certos parâmetros tais como o limite mensal ou diário, restrições por tipo de despesas ou o limite de compras online ou internacionais, entre muitas outras funções.

Além disso, a Tickelia oferece a possibilidade de criar cartões virtuais de utilização única com os quais se pode atribuir um orçamento específico para cada compra on-line. Isto evita o risco de utilização indevida dos fundos da empresa.

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Bea Naveros
Redatora de conteúdo na Inology. Licenciada em Publicidade e Relações Públicas pela Universitat Autònoma de Barcelona.
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