No contexto da faturação em Portugal, a fatura simplificada é um documento fiscal que facilita o processo de venda de bens ou prestação de serviços em operações de baixo valor. Ainda assim, apesar do nome, está sujeita a regras específicas e não deve ser confundida com uma fatura completa.
Pontos Chave
- A fatura simplificada é permitida apenas até 1.000 € em bens e 100 € em serviços.
- Deve conter elementos obrigatórios como data, valor total, taxa e montante de IVA.
- É rejeitada em operações complexas ou para efeitos fiscais sem NIF do cliente.
- Deve ser emitida com software certificado e comunicada à AT dentro do prazo legal.
Tabela de conteúdos
1. O que é uma fatura simplificada?
A fatura simplificada é um tipo de documento fiscal legalmente previsto no artigo 40.º do Decreto-Lei n.º 197/2012, que regula o regime de faturação em Portugal. Trata-se de uma versão mais reduzida da fatura tradicional, com menos campos obrigatórios, usada para operações comerciais de baixo valor.
É particularmente comum em setores como restauração, comércio a retalho, cafés, cabeleireiros, ou pequenas reparações, onde a rapidez e simplicidade são cruciais para o funcionamento diário.
2. Em que situações posso emitir uma fatura simplificada?
De acordo com a legislação portuguesa, a emissão de fatura simplificada está condicionada ao valor da transação e ao tipo de operação:
- Venda de bens: pode ser emitida se o valor total não ultrapassar 1.000 € (IVA incluído).
- Prestação de serviços: o limite é mais baixo, até 100 € (IVA incluído).
Sempre que o cliente não exigir uma fatura com identificação fiscal (NIF), a fatura simplificada é aceitável dentro destes limites. No entanto, se o consumidor solicitar a inclusão do seu NIF, ou se a operação exceder os valores indicados, deve ser emitida uma fatura completa.
3. O que deve conter uma fatura simplificada?
Apesar de ter menos elementos obrigatórios, a fatura simplificada deve cumprir os requisitos mínimos exigidos pela Autoridade Tributária. Deve conter:
- Nome ou denominação social e NIF do emitente
- Número sequencial da fatura
- Data de emissão
- Descrição dos bens ou serviços prestados
- Valor total e taxa de IVA aplicada
- Montante de IVA discriminado (exceto se for regime de isenção)
Opcionalmente, pode conter o NIF do cliente, se este o solicitar no momento da compra. Isso é relevante, por exemplo, para deduções em sede de IRS em setores como saúde, restauração ou oficinas.
4. Diferenças entre fatura simplificada e fatura completa
| Critério | Fatura Simplificada | Fatura Completa |
|---|---|---|
| Valor máximo permitido | 1.000 € (bens) ou 100 € (serviços) | Sem limite mínimo ou máximo |
| Dados do cliente | O NIF é opcional (exceto se solicitado) | O NIF é obrigatório |
| Detalhe de informações | Campos reduzidos | Informação detalhada sobre transação e partes |
| Aplicável a | Pequenas vendas e serviços ocasionais | Qualquer venda ou serviço |
5. Quando deve evitar a fatura simplificada?
Mesmo estando dentro dos limites legais, nem sempre é aconselhável usar a fatura simplificada. Eis alguns exemplos de quando não é recomendado:
- Se o cliente é uma empresa ou trabalhador independente que vai usar a fatura para efeitos fiscais
- Se a sua empresa está em regime de IVA com exigência de dedução ou reporte
- Se há necessidade de identificar o cliente para fins contabilísticos ou legais
- Em exportações, serviços intracomunitários ou operações com regimes especiais
Nestes casos, o ideal é sempre optar por uma fatura completa para garantir segurança jurídica e compatibilidade com as obrigações fiscais.
6. A importância da correta emissão e comunicação à AT
Qualquer fatura, simplificada ou não, deve ser emitida através de um programa certificado de faturação (como o Vendus, Moloni, Sage, entre outros) e comunicada à Autoridade Tributária (AT) no prazo legal.
Atualmente, a comunicação pode ser feita por:
- Submissão direta no portal e-Fatura
- Comunicação automática via SAF-T (PT)
- Integração do software de faturação com a AT
O não cumprimento destas obrigações pode levar à aplicação de coimas significativas, mesmo que a empresa apenas realize operações de baixo valor.
7. Vantagens e limitações da fatura simplificada
Vantagens:
- Rapidez na emissão
- Menor complexidade administrativa
- Adequada para pontos de venda com atendimento rápido
- Ideal para transações em numerário ou com TPA
Limitações:
- Não permite deduções em sede de IRS/IRC sem NIF
- Não serve para todas as operações (ex: exportações)
- Pode não ser aceite em contextos de contabilidade mais exigente
A fatura simplificada continua a ser uma ferramenta útil e prática para negócios com operações de baixo valor. No entanto, é essencial compreender as suas limitações legais e fiscais para evitar erros que possam prejudicar a empresa.
A utilização adequada da fatura simplificada deve ser feita com bom senso, conhecimento das regras e apoio de um software certificado, assegurando simultaneamente conformidade legal e agilidade operacional.
