Embora o teletrabalho tenha sido implementado na sequência da crise de saúde pela Covid-19, muitos profissionais estão agora a optar por continuar o teletrabalho ou por um sistema misto que combina o trabalho a partir de casa e os dias de trabalho presencial. Em qualquer uma destas três modalidades – presencial, remota ou mista – existe um tipo de necessidade logística que deve ser gerida: a compra de material de escritório e subscrições de ferramentas informáticas.
Tabela de conteúdos
1. Compra de material de escritório
Não importa se a sua empresa está no mundo digital ou se é mais tradicional, se é uma empresa de construção, uma empresa de entregas, no setor da hotelaria e restauração ou no setor químico. Como é uma necessidade recorrente, é essencial ter uma boa gestão deste tipo de compras indiretas da empresa, bem como a sua contabilidade. É por isso que, abaixo, iremos rever as etapas para facilitar a compra de material de escritório e para prestar contas através de um caso prático.
Quando falamos da compra de material de escritório, referimo-nos a todos os materiais que uma empresa compra com o objetivo de os consumir durante todo o processo de produção ou, no caso de uma empresa que oferece serviços, durante o período em que os serviços são prestados. Mas sempre no exercício financeiro da empresa.
Por conseguinte, a lista de material de escritório essencial pode variar de empresa para empresa. Mesmo assim, há uma série de material de escritório que são necessários diariamente em cada empresa:
- Papel em diferentes tamanhos e formatos.
- Cadernos de notas.
- Canetas.
- Marcadores fluorescentes.
- Marcadores de quadro branco.
- Post-it.
- Toner ou tinta para a impressora.
- Grampeadores e agrafadores.
- Material de correio: envelopes, caixas, fita adesiva, etc.
- Pastas e armários de arquivo.
- Fragmentadoras de papel.
- Cartões de visita.
2. Requisitos logísticos para o teletrabalho
Mesmo que a maioria dos empregados de uma empresa trabalhe à distância, a necessidade de gerir a compra de material de escritório e a renovação das subscrições é exactamente a mesma.
Quer em modo totalmente remoto ou híbrido, os elementos básicos para trabalhar a partir de casa são os seguintes:
- Uma cadeira adaptada às suas necessidades: O conforto é o mais importante, por isso será essencial ter uma cadeira que lhe permita trabalhar confortavelmente. Vêm de muitas formas: com ou sem encosto, fixo ou giratório… só tem de encontrar a que lhe seja mais confortável!
- Um portátil para trabalhar onde quer que esteja: Muitas pessoas não têm um espaço permanente para trabalhar, por isso um portátil é sempre uma boa opção que lhe permitirá não só trabalhar longe de casa, mas também rodar entre espaços dentro de casa.
- Uma webcam para as suas videochamadas: Como a pandemia nos mostrou, é muito necessário (e benéfico) manter-se em contacto com os seus colegas de modo a não perder a coesão do grupo. E para isto, não há nada melhor do que uma webcam! As reuniões onde se podem ver os rostos um do outro serão muito mais agradáveis e gratificantes.
- As subscrições mais essenciais: É importante ter em mente quais as subscrições de que necessitará no dia-a-dia, seja software de concepção, reuniões on line, pacotes premium para meios de comunicação social, etc.
3. Estudo de caso 1: Compra e contabilidade para a compra de material de escritório
Independentemente das modalidades de trabalho dos empregados, as compras indiretas de uma empresa podem ser efectuadas manualmente ou através de uma solução digital para a sua gestão integrada.
Tickelia é um software de gestão de compras e subscrições de empresas que possui uma App (disponível em ambas as versões iOs e Android) e o próprio Back Office no computador. Assim, a compra de material de escritório pode ser realizada através do seu próprio smartphone, do telemóvel da empresa ou do computador do seu escritório.
Digamos que trabalha no departamento de marketing de uma grande empresa e, depois de rever o plano de marketing para este ano 2022, percebeu que vai precisar de várias pastas para armazenar documentos e informações de diferentes propostas, mas não tem o suficiente delas.
O processo de encomenda e compra, por exemplo, de pastas, que deve ser um processo rápido e fácil, muito provavelmente não o é. Há normalmente duas maneiras de as empresas lidarem com isso:
- Envio de um e-mail ao seu gestor a pedir autorização para comprar material de escritório.
- Utilização de cartões corporativos. Na melhor das hipóteses, o trabalhador ou o seu departamento de marketing podem ter um cartão corporativo para compras e subscrições que necessitem de fazer. Mas também pode acontecer que nem todos os departamentos da sua empresa tenham um cartão empresarial, incluindo o seu, e que tenha de pedir a um colega ou ao seu gerente o seu cartão empresarial para pagar a compra.
Felizmente, graças a soluções de compra indirecta e de gestão de assinaturas como a Tickelia, existe uma terceira forma de fazer pagamentos que é mais eficiente, ágil e automática.
Iremos agora analisar passo a passo como adquirir material de escritório utilizando esta solução de compra e gestão de despesas.
3.1 Pedido de compra de material de escritório
Para o fazer, deve primeiro fazer um pedido de compra. Neste pedido, deve indicar se o é:
- Uma compra única: para a qual será criada uma aplicação de cartão virtual de utilização única.
- Uma compra recorrente: Para o qual será criada uma aplicação de cartão virtual recorrente.
- Um pagamento a um fornecedor: para o qual será feito um pedido de transferência bancária.
Uma vez indicado o tipo de compra, devemos inserir o montante de que necessitaremos no mesmo pedido e algumas informações sobre a compra.
Em particular, cada pedido de compra deve indicar as seguintes informações:
- Compra: O montante das pastas e o local onde são compradas.
- O tipo de pedido: Neste caso, uma compra única.
- A data da candidatura.
- A categoria da compra a ser efectuada: Como só precisa de pastas, a categoria será “Material de escritório”.
- Descrição: Aqui deve indicar uma breve descrição para que, ao visualizar o seu pedido de compra, a pessoa responsável possa saber para que será utilizada a quantia solicitada. Neste caso, poderia colocar “Folders”.
- Centro de custos: Aqui deve indicar o departamento ou equipa à qual a compra é solicitada. Por conseguinte, “Departamento de Marketing”.
- Tipos de despesas: Consumíveis, material de escritório.
3.2 Aprovação de compra
Tickelia permite estabelecer fluxos de aprovação antes do pagamento de qualquer compra ou subscrição, proporcionando maior controlo e rastreabilidade de todas as compras efectuadas.
Assim que o pedido de compra de material de escritório é enviado, este chega automaticamente à pessoa responsável pelo seu departamento para que esta possa aprovar ou rejeitar o pedido diretamente pela App.
Graças à aprovação em vários níveis, é possível controlar o montante a ser gasto, facilitando a detecão de fraudes. Além disso, como o processo é realizado através da aplicação, pode ser feito a partir de qualquer lugar.
3.3 Pagamento online para a compra de material de escritório
Assim que o seu gerente aprovar o pedido que fez para comprar as suas pastas, a Tickelia irá gerar um cartão virtual de utilização única para que possa adquiri-las.
Graças a estes cartões, Ticeklia permite:
- Aumentar a segurança dos pagamentos em linha.
- Resolver o problema da partilha de cartões empresariais.
- Reduzir o risco de fraude interna.
- Controlo de despesas permitido para cada compra através de restrições automáticas.
- Ter a rastreabilidade total do pagamento de cada compra e subscrição da empresa.
- Descentralizar a gestão dos pagamentos sem comprometer o controlo das despesas.
3.4 Comunicação de facturas
Estamos quase a terminar. Até agora:
- Fizemos o pedido de compra das pastas.
- Recebemos o cartão virtual de utilização única para efectuar a compra.
- Comprámos as pastas.
O último passo que resta é comunicar a factura para a compra de material de escritório. Para isso, só temos de arrastar ou carregar a factura de compra para o Back Office da Tickelia, e é tudo!
A própria solução extrairá os dados e digitalizará a factura graças à sua tecnologia OCR, aprovada pela Autoridade Tributária de vários países para que as despesas declaradas sejam tão válidas como as facturas originais em papel.
3.5 Contabilização das despesas
Esta etapa será da responsabilidade do departamento financeiro da empresa. A seguir, iremos rever como a compra de material de escritório deve ser contabilizada.
Para começar, há dois modelos a seguir:
- Quando se considera que o material de escritório é consumido no mesmo exercício financeiro.
- Quando o material de escritório é considerado como sendo consumido no decurso do exercício.
O mais comum é utilizar o primeiro método.
Em qualquer caso, é necessário manter um registo do inventário e analisá-lo mensalmente para detectar irregularidades.
A Tickelia ajudá-lo-á, uma vez que permite acompanhar todas as suas despesas, registando as datas e facturas digitalizadas para cada uma das suas compras de material de escritório.
Também traz outras vantagens para o departamento financeiro, como por exemplo:
- Controlo orçamental.
- Contabilidade automática graças a integrações com software de gestão ou ERP.
- Visibilidade dos dados em tempo real.
- Análises de custos detalhadas.
4. Estudo de caso 2: Gestão de subscrições remotas completas
Nesta ocasião, vamos utilizar o exemplo de um gestor de conteúdos no departamento de marketing numa situação de teletrabalho. Para levar a cabo as suas tarefas diárias, precisa:
- Renovar anualmente a licença de software no seu PC.
- Gerir as subscrições de ferramentas de marketing e desenho.
- Ver o estado dos planos de subscrição de meios de comunicação social.
- Rever as subscrições da imprensa digital e cancelar as subscrições não utilizadas.
- Contrato de publicidade online, tais como Adwords ou anúncios no Facebook.
- Melhorar a segurança cibernética com novo software anti-vírus.
O processo de pagamento e gestão de assinaturas com a Tickelia é ainda mais simples do que o processo de compra, se isso for possível. Vamos dar uma vista de olhos as diversas fases:
4.1 Aplicação e aprovação
O empregado renova ou solicita a nova assinatura a partir do seu telemóvel ou computador com apenas um clique. Imediatamente, o seu gestor é alertado e pode aprovar a despesa instantaneamente.
Caso não haja uma pessoa responsável acima do gestor de conteúdos, as despesas serão aprovadas automaticamente.
4.2 Gestão inteligente de assinaturas
A Tickelia gera um cartão virtual recorrente com o montante exacto para cada assinatura mensal, trimestral ou anual aprovada, aumentando o controlo e a visibilidade destes pagamentos.
A partir de qualquer dispositivo, o funcionário pode interromper ou cancelar subscrições activas em qualquer altura, evitando encargos inesperados por serviços que já não são utilizados.
4.3 Relatório e contabilização das despesas
Quando o funcionário recebe o e-mail com o recibo de pagamento, tudo o que tem de fazer é arrastá-lo para o painel de instrumentos Tickelia e pronto! O programa trata de conciliar a despesa e de a contabilizar correctamente.
5. Vantagens das ferramentas de gestão de compras e assinaturas, tais como Tickelia
Um dos pontos de estrangulamento ao partilhar um cartão empresarial para todas as compras é que a aplicação bancária está ligada a um número de telefone. Quando um pagamento é efectuado, o banco envia uma palavra-chave por SMS para o telemóvel, por razões de segurança. Isto é um verdadeiro estrangulamento quando o empregado que está a fazer a compra e o proprietário do telemóvel não são a mesma pessoa, porque teriam de concordar em estar presentes durante o processo de pagamento.
A Tickelia põe fim a este problema ao permitir que os empregados façam compras indirectas da empresa sem terem de partilhar cartões corporativos.
Além disso, esta solução aumenta a segurança dos pagamentos em linha e previne tanto a fraude interna como externa.
Tickelia permite gerir todas as despesas operacionais com grande flexibilidade e controlo, digitalizando todo o processo de gestão, controlando o orçamento atribuído e reduzindo o tempo administrativo em até 85%.
