O guia definitivo para optimizar a gestão de compras na sua empresa

O actual contexto de inflação e aumento das taxas de juro torna mais necessário do que nunca controlar as despesas durante a gestão de compras. As soluções tecnológicas facilitam muito o trabalho quando se trata de visualizar, gerir e controlar as compras indiretas e subscrições da empresa, poupando até 75% do tempo administrativo necessário para a gestão manual. Abaixo, dizemos-lhe todas as chaves para controlar e optimizar a gestão de compras.

Pontos Chave

• Automatização de renovações e pagamentos: Reduz erros humanos, evita subscrições expiradas ou duplicadas e garante que todas as despesas recorrentes sejam processadas de forma eficiente.
• Centralização das informações de subscrição: Ter todos os contratos, prazos e custos num único sistema facilita a tomada de decisão, a auditoria interna e a gestão de fornecedores.
• Análise de ROI e utilidade de cada subscrição: Avaliar o valor real de cada serviço contratado permite identificar gastos desnecessários, otimizar recursos e aumentar a eficiência financeira.
• Integração com ferramentas de contabilidade e ERP: Permite um controlo financeiro mais eficiente, assegurando que todas as subscrições estejam alinhadas com a estratégia global da empresa e simplifica o reporting.

1. O que são compras indiretas?

A gestão de qualquer processo de produção inclui a realização de compras diretas e indiretas da empresa. As compras diretas são aquelas que estão directamente relacionadas com a actividade produtiva da empresa, tais como, por exemplo, a compra de maquinaria ou matérias-primas; por outras palavras, compras que são essenciais para o fabrico e desenvolvimento do produto da empresa.

As compras comerciais indiretas, por outro lado, são as compras diárias necessárias para o bom funcionamento do negócio, tais como material de escritório, produtos de limpeza, custos de correio, computadores ou assinaturas de plataformas de marketing tais como Adwords, Hootsuite, Mailchimp ou plataformas de comunicação tais como as Equipas Microsoft ou Zoom.

2. A que estão as empresas expostas se continuarem a gerir as suas compras manualmente?

A automatização de todos os processos de gestão é cada vez mais decisiva para a continuidade das empresas, que operam num ambiente altamente competitivo e globalizado, no qual as grandes empresas globais estão a avançar a um ritmo acelerado, penetrando em todos os nichos de mercado, graças precisamente à sua utilização intensiva da tecnologia.

Alguns dos riscos para as empresas que optam por não automatizar as compras e a gestão de despesas são:

• Perda de tempo e dinheiro: Com a automatização de processos, as empresas poderiam experimentar uma redução de até 70% nos custos de processamento, bem como uma redução de 20% na fraude interna resultante de relatórios de despesas manuais e uma poupança de 75% no tempo administrativo.
• Mais erros: Ao executar manualmente tarefas básicas e planas, tais como a introdução dos dados para o lançamento contabilístico da factura, a empresa expõe-se à detecção e reclamações por parte das autoridades fiscais devido a erros formais, que poderiam ser evitados com uma ferramenta que utiliza tecnologia OCR e digitaliza o processo de gestão de facturas.
• Reconciliação das despesas: Ainda hoje existem empresas que reconciliam manualmente as despesas com extractos de cartões de crédito, o que não só causa uma enorme perda de tempo para os empregados, mas também alguma frustração e desmotivação por passarem o seu dia de trabalho em tarefas repetitivas.

2.1 Como a gestão manual de compras corporativas está a prejudicar os seus empregados

A gestão manual de todo o processo de compra e gestão de assinaturas da empresa não só desperdiça o tempo dos empregados, como também gastar parte do seu dia de trabalho em tarefas repetitivas e monótonas pode também levar a altos níveis de desmotivação. Por esta razão, cada vez mais empresas estão a optar por soluções tecnológicas que automatizam e simplificam todo o processo de gestão de compras da empresa.

Existem 3 factores que resultam da gestão manual das compras da empresa que são prejudiciais para os seus empregados

• Aumento do risco de fraude involuntária: A comunicação de compras da empresa após terem sido feitas pode levar alguns empregados a ver este processo manual como uma oportunidade para inflacionar itens ou simplesmente cometer um erro ao comunicar o pagamento efectuado. Ter uma ferramenta inovadora que automatiza este processo dará à empresa visibilidade e controlo sobre cada compra de empresa.
• Diminuição da produtividade: Passar parte do dia de trabalho em tarefas tediosas como a gestão de compras e subscrições de empresas pode ser muito desmotivante para os funcionários, levando a uma diminuição do desempenho, uma vez que estão qualificados para realizar outras actividades de maior valor para o funcionamento da empresa.
• Modéstia na reclamação de despesas: Quando falamos de compras de uma quantia muito pequena, alguns dos empregados que não se atrevem a denunciá-las. Portanto, ter uma solução inovadora que inclua métodos de pagamento inteligentes pode ajudar a pôr fim a esta prática e permitir ao empregado fazer a compra com um cartão gerado para cada compra.

2.2 O 60% das empresas afirmam perder tempo em tarefas administrativas que poderiam ser automatizadas

De acordo com o primeiro relatório da série “Digital Transformation” da Brother, a empresa gráfica especializada, 68% das empresas inquiridas admitem ter processos manuais que são lentos e que poderiam ser automatizados. Da mesma forma, 60% dizem que perdem tempo em tarefas administrativas e 65% dizem que estão a duplicar esforços ao trabalhar com vários sistemas para realizar todo o ciclo da mesma tarefa.

3. Como ter um processo eficiente de gestão de compras corporativas

As compras comerciais indirectas, apesar de serem essenciais para o bom funcionamento da empresa, são frequentemente geridas por processos ineficientes e genéricos. Para obter melhores resultados e ter o controlo das compras efectuadas, é necessário que a empresa estabeleça um fluxo de gestão específico para estas despesas.

Cada compra empresarial deve passar por várias fases, começando com o pedido de compra, passando pela gestão de facturas e subsequente contabilidade, até ao pagamento ao fornecedor. Por esta razão, uma gestão optimizada de compras indirectas da empresa pode conduzir a grandes benefícios para a empresa, incluindo uma redução da fraude interna e da visibilidade de cada compra efectuada pelos empregados.

As principais vantagens de ter um processo de gestão de compras optimizado são:

• Eficiência operacional: Ter todo o processo de gestão de compras automatizado e centralizado permite um acesso rápido e fácil à informação de pedidos de compra e fluxos de aprovação estipulados pela empresa, tudo em tempo real e visível para os funcionários e gestores.
• Maior controlo das despesas: Com uma ferramenta de gestão com rastreabilidade em cada fase do processo de compra permite à empresa manter o controlo e a visibilidade em todos os momentos das compras comerciais indirectas efectuadas pela sua equipa.
• Redução da fraude interna: Com a estipulação de fluxos de aprovação, a empresa pode decidir que pedidos de compra aprova ou rejeita, mantendo assim o controlo das despesas e do orçamento.

3.1 O que é a automatização de aquisições?

A automatização da gestão de compras e despesas consiste basicamente na implementação de software na empresa que cumpre, pelo menos, as seguintes condições:

Pode ser instalado nos computadores e dispositivos móveis de todos os empregados que geram despesas ou fazem compras internas, bem como nos dispositivos do pessoal que supervisiona e gere essas compras.

Contém as ferramentas para a digitalização de toda a documentação, incluindo a conversão de recibos em facturas e a digitalização certificada das mesmas.

O sistema deve estabelecer um fluxo de aprovação automatizado para despesas, subscrições e compras.

Deve ter funcionalidades para a automatização de todos os procedimentos que compõem a gestão das despesas desde a sua geração: desde o próprio pagamento até ao seu lançamento e reconciliação.

Finalmente, deve incluir os instrumentos necessários para a visualização e controlo das despesas da organização como um todo.

3.2 Porquê digitalizar as faturas das empresas?

Os benefícios da digitalização de faturas são tão esmagadores que é impossível enumerá-los a todos, pelo que destacaremos apenas o seguinte:

• Menos erros: Antes de arquivar uma fatura, o departamento financeiro tem de introduzir os dados de entrada contabilística da fatura. A digitalização não só da factura mas também de todo o processo de gestão de facturas evitará que a empresa tenha de corrigir a fatura devido a erros na forma do método tradicional.
• Acessibilidade da informação: A procura de uma fatura entre as outras facturas arquivadas pode ser caótica se não for seguido um método rigoroso de organização. Se as facturas estiverem em formato digital e carregadas para a nuvem, é muito mais fácil para o administrador encontrá-las assim que forem necessárias.
• Poupar espaço e dinheiro: O número de facturas geradas numa empresa requer um grande espaço para arquivo, o que também implica um investimento económico. Com facturas digitalizadas, a empresa pode poupar espaço, tempo e dinheiro.
• Mais segurança: O arquivo manual de facturas pode levar à perda de documentos e, com o tempo, à sua deterioração. O armazenamento das facturas digitalizadas na nuvem proporciona segurança em termos de preservação do estatuto das facturas a longo prazo, uma vez que devem ser guardadas durante pelo menos 4 anos por razões legais.

Além disso, ao digitalizar as facturas das empresas, estará a promover uma política sem papel que contribuirá para o bem-estar e manutenção do ambiente.

3.3 Digitalização Completa e Automação de Processos

Em 2025, a digitalização dos processos de compras não é mais uma opção, mas uma necessidade. Ferramentas avançadas de Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML) continuam a ganhar destaque, auxiliando na análise de grandes volumes de dados para prever demandas, otimizar negociações e até mesmo recomendar fornecedores com base em critérios personalizados. Plataformas integradas, como o Portal USEMOL, exemplificam como a automação está revolucionando os processos:

• Análise preditiva: para antecipar variações de mercado e preparar estratégias.
• Automação de tarefas repetitivas: liberando os profissionais de compras para focar em estratégias de maior valor agregado.
• Tomada de decisões mais ágil e assertiva: com dashboards centralizados que oferecem visões completas e em tempo real.

Essa transformação digital permite maior agilidade, transparência e eficiência nos processos de compras, alinhando-se às demandas do mercado atual.

3.4 A importância da segurança nas compras online

A pandemia de coronavírus consolidou definitivamente o modelo de compras on-line para todos os tipos de produtos e serviços. O sucesso sem precedentes das compras online foi acompanhado por um aumento dos ciberataques: os hackers viram nos últimos meses uma grande oportunidade para aumentar o roubo de informação nas transacções online. Como resultado, um dos factores que os consumidores mais priorizam quando pagam em linha é a segurança e privacidade dos seus dados.

Para proteger a segurança dos dados dos utilizadores, um dos métodos de pagamento mais fiáveis e inacessíveis são os cartões virtuais de utilização única, uma vez que, uma vez efectuada a compra, o cartão é desactivado.

3.5 Gestão Estratégica de Fornecedores e Parcerias

A gestão estratégica de fornecedores é essencial para garantir a continuidade e qualidade das operações empresariais. Estabelecer parcerias sólidas e alinhadas com os valores da empresa contribui para a redução de riscos e otimização de custos. Em 2025, é fundamental adotar uma abordagem colaborativa, envolvendo fornecedores no planejamento e desenvolvimento de soluções conjuntas. Isso inclui a negociação de contratos flexíveis, que permitam ajustes conforme as necessidades do mercado e da empresa.

3.6 Sustentabilidade e Responsabilidade Social Corporativa (RSC)

A sustentabilidade deixou de ser uma tendência para se tornar uma exigência no ambiente corporativo. Empresas estão cada vez mais comprometidas com práticas sustentáveis e responsáveis, não apenas em suas operações internas, mas também em sua cadeia de suprimentos. Isso envolve a seleção de fornecedores que compartilhem desses valores, a implementação de processos que minimizem impactos ambientais e a promoção de ações que beneficiem a sociedade. Em 2025, a responsabilidade social corporativa é vista como um diferencial competitivo e uma obrigação ética para as empresas.

3.7 Integração e Colaboração Interdepartamental

A integração entre os departamentos de compras, finanças, logística e outros setores é crucial para uma gestão eficiente. A colaboração interdepartamental permite uma visão holística das necessidades da empresa, facilitando o planejamento e execução das compras de forma alinhada aos objetivos estratégicos. Em 2025, a comunicação eficaz entre as áreas é facilitada por plataformas digitais que centralizam informações e processos, promovendo maior eficiência e redução de erros.

4. Que processos podem ser automatizados usando Tickelia?

No funcionamento diário de uma empresa, existem diferentes tipos de despesas a tratar. Além disso, como já mencionámos, é extremamente importante automatizar os processos de gestão de compras e despesas e que a empresa tenha métodos de pagamento inteligentes, a fim de garantir a segurança contra possíveis ciberataques.

O Tickelia é uma ferramenta que gera um cartão virtual de utilização única para cada pedido de despesas aprovado, o que eliminará o caos da partilha de cartões empresariais e reduzirá o risco de fraude e abuso. O Tickelia permite também um maior controlo e visibilidade dos pagamentos recorrentes, gerando um cartão virtual para cada assinatura mensal ou anual aprovada.

Esta ferramenta foi concebida para cobrir uma vasta gama de necessidades de despesas baseadas na segurança, eficiência e digitalização, permitindo a automatização dos seguintes tipos de despesas:

• Gestão de subscrições: Esta ferramenta permite-lhe centralizar o controlo de todas as subscrições da sua empresa. Também gera um cartão virtual para cada assinatura mensal ou anual aprovada.
• Gestão de compras online: Com Tickelia pode processar pagamentos online com cartões virtuais de utilização única pré-aprovados. O funcionário só terá de pagar, arrastar e largar a factura e pronto, uma vez que esta solução trata do resto, desde a extracção automática dos dados da factura até ao registo contabilístico no ERP da empresa.
• Despesas imprevistas: Esta ferramenta gere despesas imprevistas urgentes de forma rápida e eficiente e elimina a caixa de dinheiro.
• Despesas de escritório: Com a Tickelia é possível gerir com flexibilidade e controlo todas as despesas operacionais da empresa, incluindo a gestão das compras de material de escritório. Além disso, com cartões virtuais únicos para cada pedido de despesas aprovado, a segurança dos pagamentos em linha é aumentada.
• Viagens de negócios: Esta solução permite-lhe pagar e gerir as despesas dos empregados em viagens de negócios a partir da aplicação.
• Despesas em movimento: Com esta ferramenta pode esquecer as notas de despesas em papel graças à digitalização dos recibos anexos e à sua conversão em facturas. Além disso, é certificado pelas agências fiscais de vários países para que as facturas comunicadas tenham a mesma validade legal que o original em papel.
• Publicidade digital: Tickelia permite-lhe gerir todas as campanhas de marketing online criadas através de plataformas como Hootsuite, Mailchimp, Google Adwords, Linkedin ADS, entre outras.
• Pagamentos a fornecedores: Esta ferramenta permite processar, aprovar e pagar facturas com todos os credores graças ao seu processo digital end-to-end.