As subscrições são uma despesa recorrente que por vezes está fora do controlo dos gestores financeiros da empresa, uma vez que são pequenas quantias mas são pagas periodicamente durante longos períodos de tempo. A gestão eficiente das subscrições é uma enorme poupança de tempo para os empregados e ajuda a reduzir os custos globais da empresa.
Tabela de conteúdos
1. O aumento imparável das subscrições de empresas
A chamada “economia de subscrição” é uma das maiores tendências no sector tecnológico nos últimos anos, impulsionada pela pandemia e espera-se que continue a acelerar ao longo desta década.
O modelo de subscrição é o pagamento periódico de um serviço, em oposição ao sistema de compra tradicional. É uma forma de venda semelhante ao aluguer de produtos e serviços, particularmente adequada às necessidades de software das empresas, bem como de ferramentas e serviços em linha. Para as organizações, as subscrições são também uma opção muito vantajosa, porque são frequentemente acessíveis, permitem-lhe experimentar o serviço antes de o comprar e cancelá-lo em qualquer altura.
1.1 Assinaturas e teletrabalho
Com o aumento do teletrabalho, inicialmente devido a restrições de saúde e agora como forma de pagamento emocional, a gestão correcta das subscrições das empresas é mais importante do que nunca.
Nos últimos anos, não só os pagamentos recorrentes de software de edição de imagem como a suite da Adobe, software de gestão de redes sociais como o Hootsuite ou serviços de rede como o LinkedIn’s Sales Navigator continuam a ser necessários, mas com o aumento das reuniões remotas, as empresas tiveram de aprender a gerir subscrições de software como o Zoom, Microsoft Teams ou Gotomeeting.
Por esta razão, o volume total de subscrições aumentou exponencialmente nas organizações, levando à necessidade de um modelo de gestão eficiente que permita o controlo e a visibilidade das compras e impeça a empresa de ser cobrada por subscrições esquecidas.
1.2 Gerir as subscrições dos diferentes departamentos da empresa
A equipa de marketing é um dos maiores utilizadores de ferramentas baseadas em assinaturas, e estas só estão a aumentar devido à universalização do comércio electrónico, às aplicações na nuvem e ao crescimento da indústria de dados.
Contratação de publicidade no Google e redes sociais, utilitários de análise e optimização Seo, software de desenho de nuvens, serviços de tradução automática, mailings, bancos de imagens, alojamento de vídeos ou blogs, edição de áudio e vídeo, podcasts… O boom das ferramentas de Marketing com o modelo de subscrição parece não ter limites.
Contudo, a utilização do modelo de subscrição afecta praticamente todos os departamentos das empresas, tais como vendas ou administração, uma vez que as ferramentas de nuvem baseadas em subscrição estão a tornar-se cada vez mais diversificadas, incluindo licenças como o Azure, AWS ou Zoom. E, claro, isto também se aplica aos departamentos de TI, que têm de gerir software e licenças antivírus para todos os utilizadores.
Todos estes produtos têm uma versão gratuita para utilizadores privados e uma versão “pro” para empresas, e todos eles requerem pagamentos mensais, trimestrais ou anuais. A gestão de assinaturas de tantos serviços tornou-se uma prioridade para os gestores departamentais.
2. quais são os problemas mais comuns na gestão de assinaturas de empresas?
Muitas empresas não têm uma visão geral das subscrições que contratam, e algumas delas nem sequer estão associadas a um gestor de facturação específico. Isto porque não existe um processo de gestão definido e nenhum controlo abrangente sobre as subscrições.
Embora frequentemente negligenciada, a falta de gestão de subscrições pode custar muito tempo e dinheiro a uma empresa, especialmente quando as subscrições continuam a ser pagas por aquilo que nenhum empregado está a utilizar. Para recuperar o controlo destas compras recorrentes, é aconselhável que a empresa opte por soluções tecnológicas que realizem uma gestão inteligente das assinaturas. Caso contrário, podem conduzir aos seguintes problemas:
- Falta de controlo: ao partilhar cartões corporativos para pagar subscrições de empresas, é muito comum não se saber qual o empregado que efectuou o pagamento e é difícil manter um registo de quem está a utilizar o serviço. Sem um sistema de gestão específico para assinaturas corporativas, o processo de administração pode tornar-se caótico.
- Má visibilidade: o problema acima referido é acompanhado por uma perda de visibilidade e transparência, razão pela qual a empresa precisa de ter um instrumento para centralizar a gestão destas compras recorrentes, a fim de recuperar o controlo dos custos incorridos.
- Pagamentos extra: sem um processo de gestão definido e específico para subscrições comerciais, a empresa normalmente acaba por pagar por serviços que não estão a ser utilizados, o que se traduz em custos extra para a empresa.
3. Benefícios de gerir as subscrições com métodos inteligentes
A utilização de uma solução inteligente de gestão de assinaturas empresariais traz benefícios inegáveis para os administradores e poupa tempo e dinheiro para a organização como um todo. Os mais notáveis são:
- 360º de visibilidade de todas as subscrições, bem como cálculo automático do seu custo global e departamental.
- Colaboração entre gestores e funcionários: autonomia dos funcionários na gestão das subscrições sem o risco de o líder da equipa perder o controlo.
- Pausar ou cancelar com um clique.
- Os limites e restrições podem ser adaptados à política de despesas e orçamento do departamento.
- Segurança de pagamento.
- Controlo financeiro sobre compras recorrentes.
- Poupar tempo e dinheiro.
3.1 Exemplo de uma subscrição inteligente passo a passo
Para fornecer algum contexto, iremos descrever com um exemplo concreto como gerir as subscrições de empresas utilizando Tickelia.
Imaginemos que um departamento de marketing tem de comprar uma assinatura de um banco de imagens para o blog da empresa. A empresa tem a Tickelia, uma solução abrangente para a gestão de compras e subscrições, pelo que os passos a seguir são os seguintes:
- Passo 1. O funcionário que irá utilizar o serviço envia um pedido de compra da App ou do Back Office da solução.
- Passo 2. o seu gestor directo recebe um alerta e aprova as despesas.
- Passo 3. O empregado efectua o pagamento por cartão virtual.
- Passo 4. Recebe a factura por e-mail, descarrega-a e arrasta-a para a aplicação.
Fim do processo: a despesa é automaticamente contabilizada e tanto o funcionário como o seu gestor podem monitorizar o estado de cada assinatura a qualquer momento, com a possibilidade de a interromper ou cancelar com um único clique.
O exemplo acima poderia também aplicar-se a subscrições geridas por muitos outros departamentos da empresa, tais como administração ou TI, por exemplo.
4. gerir as subscrições da empresa com a Tickelia
Tickelia é uma solução abrangente de Cloud para a compra e gestão das subscrições e compras indirectas da sua empresa, permitindo-lhe ter controlo e visibilidade em tempo real das compras recorrentes.
Para pagar as subscrições de empresas, a Tickelia gera um cartão virtual recorrente temporário para cada subscrição mensal, trimestral ou anual aprovada, aumentando o controlo e a visibilidade das despesas.
A fim de garantir a segurança das compras e evitar fraudes internas, podem ser configuradas restrições e limites ao montante, para além da aprovação prévia das despesas pela pessoa responsável.
Além disso, a partir do APP da Tickelia, os utilizadores podem ver todas as suas subscrições e activar, pausar ou cancelar cada uma delas com apenas um clique, impedindo a empresa de pagar por subscrições esquecidas.
Por seu lado, a empresa aumenta o controlo das despesas, aplicando limites e restrições de utilização com base na sua política de despesas.
Soluções como a Tickelia ajudam as empresas a adaptarem-se rapidamente às novas tendências, tais como a economia de assinaturas com ferramentas intuitivas e fáceis de usar.
