O aumento das compras online, juntamente com a falta de controlo que pode ser causado a nível da empresa por ter de partilhar o mesmo cartão empresarial entre vários empregados, levou muitas empresas a optarem por métodos de pagamento inteligentes, tais como o cartão virtual de utilização única.
Tabela de conteúdos
1. O que é um cartão virtual e para que serve?
Um cartão virtual é um cartão pré-pago que, embora tenha praticamente as mesmas características que um cartão de crédito físico, só existe no servidor da Internet e, portanto, não tem uma cópia física.
No entanto, os cartões virtuais têm todos os detalhes de pagamento necessários que podem ser encontrados nos cartões de débito ou de crédito tradicionais, tais como nome, número, data de validade e código de segurança.
2. Pagamento de compras indirectas na empresa
No caminho para a transição para a Indústria 4.0 e devido à mudança de paradigma provocada pela pandemia de Covid-19, os consumidores estão cada vez mais a fazer compras online, algo que também tem sido reflectido a nível empresarial.
Um grande volume de compras indirectas (cadeiras, ratos, artigos de papelaria, mobiliário, etc.) e assinaturas de software de gestão, design e publicação de redes sociais, entre muitos outros, são feitos no dia-a-dia das empresas. Uma grande parte de todos estes pagamentos é feita online, pelo que é importante que as empresas tenham métodos de pagamento inteligentes que simplifiquem e forneçam segurança ao pagar o montante das despesas.
Um cartão virtual é simplesmente um cartão pré-pago ao qual se pode atribuir um montante específico de acordo com as compras que se pretende fazer. Este cartão é utilizado da mesma forma que um cartão físico; tem uma data de validade e um código CVV de 3 dígitos que deve introduzir quando proceder ao pagamento.
Os cartões empresariais são um método de pagamento muito útil quando se fazem compras da empresa. Contudo, partilhá-los entre vários empregados pode tornar-se uma confusão completa, não só para os próprios empregados, mas também para os departamentos de contabilidade e finanças, que são responsáveis pela contabilidade das facturas geradas.
Por este motivo, as empresas começam a optar por métodos de pagamento inteligente, tais como o cartão virtual de utilização única, uma vez que isto lhes dá mais controlo e visibilidade dos pagamentos efectuados pelos seus empregados e é uma medida para evitar fraudes internas e externas.
3. Vantagens do cartão virtual de utilização única
Os cartões virtuais oferecem numerosas vantagens para a gestão das compras da empresa. As mais importantes destas são destacadas abaixo:
3.1 Segurança de pagamento
Com a implementação do teletrabalho em 2020, muitas empresas tiveram de adquirir material de escritório para permitir aos seus empregados trabalharem correctamente a partir de casa. Para pagar e gerir tais compras indirectas, cada vez mais empresas estão a empregar soluções que não só automatizam todo o processo de gestão, como também têm métodos de pagamento inteligentes.
A este respeito, uma das características mais valiosas do cartão virtual de utilização única é que aumenta a segurança dos pagamentos em linha, uma vez que, uma vez efectuada a compra, é automaticamente desactivado, impedindo qualquer roubo de informações do cartão.
3.2 Mais controlo sobre as despesas
Embora cada vez mais empresas estejam a optar pela utilização de cartões virtuais para a gestão e pagamento das suas compras e subscrições comerciais, ainda há empresas que estão relutantes em o fazer. Surgem preocupações sobre a possível má utilização dos fundos ou perda de controlo sobre as despesas dos empregados.
No entanto, o cartão virtual faz precisamente o que faz é proporcionar à empresa maior visibilidade e controlo sobre as compras, e pode ser configurado com limites e restrições para assegurar a utilização correcta do cartão e eliminar qualquer abuso.
A geração de cartões virtuais permite à empresa ver, em tempo real, que compras estão a ser feitas, simplificando e digitalizando o fluxo de gestão. Vamos ver como:
- Defina montantes máximos para cada despesa, para garantir que os seus empregados se mantenham dentro do orçamento.
- Pré-aprovação: cada cartão virtual é para utilização única e cada pedido de despesa deve ser aprovado pelos gestores, pelo que o mesmo cartão não pode ser utilizado para mais do que uma compra.
- Rastreabilidade e controlo total das compras no Back Office ou Smartphone.
3.3 Prevenção da fraude interna e externa
Os cartões virtuais de utilização única reduzem o risco de fraude e abuso ao proporcionar acesso totalmente protegido, bem como ao controlar as despesas permitidas através de restrições automáticas e visibilidade em tempo real das compras em curso.
Além disso, por não estarem em formato físico, têm a vantagem adicional de não poderem ser perdidos, esquecidos ou roubados.
3.4 Automatização de processos
Um cartão virtual mantém um registo de todas as transacções efectuadas e permite a reconciliação automática de todos os pagamentos efectuados com a factura. As soluções tecnológicas que emitem cartões virtuais são geralmente totalmente adaptáveis com o sistema de contabilidade ou o software de gestão ERP utilizado na sua empresa.
Além disso, ao contrário dos cartões físicos, os cartões virtuais podem ser utilizados imediatamente a pedido; são fáceis de utilizar e instantâneos – já não é preciso esperar que um cartão físico chegue ao posto!
4. Estudo de caso: como gerir as compras do seu departamento de marketing com o cartão virtual?
No funcionamento diário de um departamento de marketing, existem programas e campanhas de adwords que precisam de ser pagos numa base recorrente, mas existem também outras despesas inesperadas resultantes, por exemplo, da organização de um evento, tais como a impressão de materiais urgentes ou a concepção e edição de um catálogo. Para fazer face e manter o controlo de todas estas despesas, é essencial que as empresas disponham de métodos de pagamento inteligentes, tais como o cartão virtual de utilização única.
Mas quais são exactamente as vantagens que o seu departamento de marketing ganha com a utilização de cartões electrónicos?
- Acabou-se o pagamento de subscrições que não usa: é fácil esquecer-se de cancelar uma subscrição de um programa de que precisava há alguns meses para editar o áudio para aquele vídeo que teve de carregar nas redes sociais. Com cartões virtuais, pode activar, pausar ou cancelar uma subscrição com apenas um clique.
- Cingir-se ao orçamento: As despesas extra e extra-orçamentais estão na ordem do dia, também nos departamentos de marketing. Um cartão virtual pode controlar as despesas através da aplicação de limites e restrições.
- Controle todas as suas subscrições: Soluções que emitem cartões virtuais centralizam a gestão das subscrições a partir de uma única plataforma, o que aumenta a visibilidade de cada pagamento recorrente.
Vejamos agora um estudo de caso sobre como funcionam os cartões virtuais para duas despesas típicas do departamento de marketing:
Por exemplo, digamos que o departamento está a conceber uma brochura para o lançamento de um novo produto. O gestor decidiu que deveria ser utilizada uma nova ferramenta online para o desenho, e que a brochura deveria então ser impressa por uma gráfica local.
Com Tickelia, os passos a seguir pelo funcionário que gere o projecto são os seguintes:
Subscrição da ferramenta de desenho online:
- O empregado em questão faz uma requisição de compra com o montante correspondente.
- Após aprovação, a Tickelia gera um cartão virtual recorrente para essa assinatura.
- O empregado utiliza Tickelia do seu computador ou telemóvel para pagar a assinatura com um clique.
- O funcionário e o gerente verão o seu estatuto no painel de subscrições, e podem renová-lo, pausá-lo ou cancelá-lo.
Impressão de folhetos numa tipografia local:
- O empregado em questão faz uma requisição de compra com o montante correspondente.
- Após aprovação, a Tickelia gera um cartão virtual de utilização única para o trabalhador fazer a compra.
- Uma vez efectuada a compra, o cartão virtual de utilização única é desactivado como medida de segurança.
5. Simplifique a gestão das compras e subscrições da sua empresa com a Tickelia.
Tickelia, a solução para gerir e pagar todas as compras e subscrições da empresa, integra todo o fluxo do processo de compra, incluindo a aprovação de pedidos de despesas, geração de cartões virtuais, extracção de dados e contabilidade das facturas emitidas pelos fornecedores.
O cartão virtual de utilização única da Tickelia oferece grandes vantagens para a empresa, uma vez que
- Aumentam a segurança dos pagamentos em linha.
- Eliminar a prática da partilha de cartões empresariais.
- Controlam as despesas permitidas através de restrições automáticas.
- Proporcionam rastreabilidade total e acompanhamento em tempo real das compras.
Além disso, Tickelia também gera um cartão virtual para cada assinatura mensal ou anual aprovada, dando visibilidade aos pagamentos recorrentes. A partir da aplicação móvel ou do back office, os utilizadores podem activar, pausar ou cancelar uma subscrição com apenas um clique e configurar os seus cartões com limites e restrições para evitar orçamentos excedidos, tudo isto mantendo uma gestão centralizada das despesas.
A contabilização das despesas com esta solução é muito fácil: o utilizador só tem de pagar com o cartão virtual pré-aprovado, carregar a factura dentro da mesma aplicação e já está! A Tickelia encarrega-se do resto, desde a extracção automática dos dados das facturas até ao lançamento contabilístico com o ERP da empresa.
Os cartões virtuais da Tickelia permitem a descentralização dos pagamentos sem perder o controlo sobre as despesas, bem como o fim das compras não autorizadas e das ultrapassagens orçamentais. A sua utilização reduz o tempo administrativo em até 85% graças à captura de dados de facturas do OCR e à contabilidade automatizada com o software de gestão da empresa.
Tickelia é uma solução de nuvem que gere todo o ciclo de compras indirectas de uma forma simples, rápida e segura.
