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O aumento das compras online, juntamente com a falta de controlo que pode ser causado a nível da empresa por ter de partilhar o mesmo cartão empresarial entre vários empregados, levou muitas empresas a optarem por métodos de pagamento inteligentes, tais como o cartão virtual de utilização única.
Tabela de conteúdos
Pontos Chave:
- Maior segurança nas transações: O cartão virtual evita fraudes e uso indevido ao gerar cartões únicos e com validade limitada.
- Controlo em tempo real das despesas: O cartão virtual permite definir limites de utilização, categorias de gastos e monitorizar os movimentos automaticamente.
- Integração com ferramentas de gestão financeira: O cartão virtual facilita a reconciliação de despesas e a automatização dos relatórios contabilísticos.
- Agilidade e autonomia para equipas: Colaboradores podem efetuar pagamentos autorizados sem depender de processos manuais ou cartões físicos.
1. O que é um cartão virtual e para que serve?
Um cartão virtual é um cartão pré-pago que, embora tenha praticamente as mesmas características que um cartão de crédito físico, só existe no servidor da Internet e, portanto, não tem uma cópia física.
No entanto, os cartões virtuais têm todos os detalhes de pagamento necessários que podem ser encontrados nos cartões de débito ou de crédito tradicionais, tais como nome, número, data de validade e código de segurança.
2. Pagamento de compras indirectas na empresa
No caminho para a transição para a Indústria 4.0 e devido à mudança de paradigma provocada pela pandemia de Covid-19, os consumidores estão cada vez mais a fazer compras online, algo que também tem sido reflectido a nível empresarial.
Um grande volume de compras indirectas (cadeiras, ratos, artigos de papelaria, mobiliário, etc.) e assinaturas de software de gestão, design e publicação de redes sociais, entre muitos outros, são feitos no dia-a-dia das empresas. Uma grande parte de todos estes pagamentos é feita online, pelo que é importante que as empresas tenham métodos de pagamento inteligentes que simplifiquem e forneçam segurança ao pagar o montante das despesas.
Um cartão virtual é simplesmente um cartão pré-pago ao qual se pode atribuir um montante específico de acordo com as compras que se pretende fazer. Este cartão é utilizado da mesma forma que um cartão físico; tem uma data de validade e um código CVV de 3 dígitos que deve introduzir quando proceder ao pagamento.
Os cartões empresariais são um método de pagamento muito útil quando se fazem compras da empresa. Contudo, partilhá-los entre vários empregados pode tornar-se uma confusão completa, não só para os próprios empregados, mas também para os departamentos de contabilidade e finanças, que são responsáveis pela contabilidade das faturas geradas.
Por este motivo, as empresas começam a optar por métodos de pagamento inteligente, tais como o cartão virtual de utilização única, uma vez que isto lhes dá mais controlo e visibilidade dos pagamentos efectuados pelos seus empregados e é uma medida para evitar fraudes internas e externas.
3. Vantagens do cartão virtual de utilização única
Os cartões virtuais oferecem numerosas vantagens para a gestão das compras da empresa. As mais importantes destas são destacadas abaixo:
3.1 Segurança de pagamento
Com a implementação do teletrabalho em 2020, muitas empresas tiveram de adquirir material de escritório para permitir aos seus empregados trabalharem correctamente a partir de casa. Para pagar e gerir tais compras indirectas, cada vez mais empresas estão a empregar soluções que não só automatizam todo o processo de gestão, como também têm métodos de pagamento inteligentes.
A este respeito, uma das características mais valiosas do cartão virtual de utilização única é que aumenta a segurança dos pagamentos em linha, uma vez que, uma vez efectuada a compra, é automaticamente desactivado, impedindo qualquer roubo de informações do cartão.
3.2 Mais controlo sobre as despesas
Embora cada vez mais empresas estejam a optar pela utilização de cartões virtuais para a gestão e pagamento das suas compras e subscrições comerciais, ainda há empresas que estão relutantes em o fazer. Surgem preocupações sobre a possível má utilização dos fundos ou perda de controlo sobre as despesas dos empregados.
No entanto, o cartão virtual faz precisamente o que faz é proporcionar à empresa maior visibilidade e controlo sobre as compras, e pode ser configurado com limites e restrições para assegurar a utilização correcta do cartão e eliminar qualquer abuso.
A geração de cartões virtuais permite à empresa ver, em tempo real, que compras estão a ser feitas, simplificando e digitalizando o fluxo de gestão. Vamos ver como:
- Defina montantes máximos para cada despesa, para garantir que os seus empregados se mantenham dentro do orçamento.
- Pré-aprovação: cada cartão virtual é para utilização única e cada pedido de despesa deve ser aprovado pelos gestores, pelo que o mesmo cartão não pode ser utilizado para mais do que uma compra.
- Rastreabilidade e controlo total das compras no Back Office ou Smartphone.
3.3 Prevenção da fraude interna e externa
Os cartões virtuais de utilização única reduzem o risco de fraude e abuso ao proporcionar acesso totalmente protegido, bem como ao controlar as despesas permitidas através de restrições automáticas e visibilidade em tempo real das compras em curso.
Além disso, por não estarem em formato físico, têm a vantagem adicional de não poderem ser perdidos, esquecidos ou roubados.
3.4 Automatização de processos
Um cartão virtual mantém um registo de todas as transacções efectuadas e permite a reconciliação automática de todos os pagamentos efectuados com a factura. As soluções tecnológicas que emitem cartões virtuais são geralmente totalmente adaptáveis com o sistema de contabilidade ou o software de gestão ERP utilizado na sua empresa.
Além disso, ao contrário dos cartões físicos, os cartões virtuais podem ser utilizados imediatamente a pedido; são fáceis de utilizar e instantâneos, já não é preciso esperar que um cartão físico chegue ao posto!
4. Tipos de cartões virtuais e como funcionam
- Cartões de uso único: emitidos para uma única transação aprovada; automaticamente desativados após o uso, garantindo maior segurança.
- Cartões para múltiplas compras: com limites configurados e autorizações automáticas; adequados para assinaturas recorrentes ou compras frequentes.
Em todos os casos, é possível definir critérios como valor máximo, tipo de despesa, tipologia de estabelecimento ou até datas de utilização.
5. Benefícios práticos para empresas
Cartões virtuais eliminam a necessidade de manter cartões físicos em circulação, o que simplifica normas de segurança e reduz riscos de perda, roubo ou uso indevido.
A integração com sistemas internos permite:
- Relacionar cada transação com projetos específicos ou centros de custo.
- Gerar relatórios automáticos para contabilidade interna ou externa.
- Reduzir tempo de aprovação de despesas e melhorar a precisão dos registos financeiros.
Além disso, com controlo real‑time, a empresa pode gerir riscos e responder rapidamente a anomalias.
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