Los nuevos módulos incluyen funcionalidades como la firma electrónica y herramientas para la retención y fidelización del talento, integrándose con el resto de aplicaciones de Nubhora y proporcionando un canal único para gestión de la comunicación interna en la empresa.
Tabla de contenidos
1. Nuevas formas de comunicarnos, nuevos retos
El modo en que las empresas se relacionan con los empleados cambió para siempre a raíz de la pandemia del coronavirus. La necesidad de implementar el trabajo en remoto y el consecuente uso de las últimas tecnologías de la información jugaron un papel clave en esta transformación.
Pero desde entonces han pasado más de dos años y, en la actualidad, la digitalización de las comunicaciones en las empresas ya no es la “nueva normalidad”, sino simplemente “la normalidad”.
Asimismo, la legislación reciente, y la que se implantará en un futuro próximo, refuerza aún más el uso de la tecnología en las comunicaciones corporativas. Por ejemplo, la futura legislación sobre protección de whistleblowers, un término utilizado para designar a los denunciantes de corrupción en las empresas, impondrá la obligación de tener un canal de denuncias internas en las organizaciones con más de 50 empleados.
Por todo lo anterior, la cantidad de información que reciben los profesionales en sus ordenadores y Smarphones ha crecido exponencialmente. Sin una adecuada gestión de la comunicación interna, los empleados pueden sentirse sometidos a un involuntario bombardeo de información que interrumpe constantemente su trabajo diario. El riesgo más inmediato de esta ausencia de gestión es que acaben ignorando comunicaciones relevantes.
Digitalizar el proceso de reclutamiento, contratación y acompañamiento de los nuevos profesionales que se integran en la organización es otro de los retos actuales de Recursos Humanos. La vertiente legal de la gestión, como la firma de contratos y otros documentos, sumada a aspectos socioprofesionales como la planificación y supervisión de la adaptación de los nuevos empleados, pueden integrarse mediante el uso de herramientas tecnológicas.
Nubhora permite centralizar toda la información y gestiones de RRHH en una solución con acceso único y desde una misma plataforma. Con el nuevo módulo de comunicación interna, onboarding y firma digital, Nubhora completa su solución colaborativa para integrar las nuevas funcionalidades que requiere la gestión de Recursos Humanos en 2022.
2. Integración de los procesos de RR.HH.
En Nubhora hemos diseñado tres nuevas herramientas integradas en un solo producto para dar respuesta a las nuevas necesidades de Recursos Humanos y comunicación interna. Son las siguientes:
2.1 Módulo de gestión documental
Nuestro nuevo módulo de gestión documental permite publicar documentos corporativos y de nóminas de forma automatizada, enviando esta información individualmente a cada empleado, seleccionando a todos los miembros de un departamento o de forma masiva a toda la organización.
Además, con este módulo se puede tener constancia de qué empleados visualizan o no los documentos, gestionarlos desde la misma plataforma e incluso eliminar aquella documentación que ya no tenga vigencia.
Próximamente, este módulo también contará con un sistema de firma electrónica integrado en Nubhora, pensado para la gestión de documentos legales de los empleados desde el canal de comunicación interna, centralizando y simplificando los trámites relacionados con los Recursos Humanos.
La firma digital con la solución de Nubhora tiene plena validez legal a todos los efectos, porque está avalada por un certificado electrónico vinculante, evitando así que el empleado tenga que imprimir, firmar a mano y digitalizar (a veces desde su casa) documentos de carácter laboral.
Algunos de los documentos más importantes que se pueden formalizar gracias al sistema de firma electrónica de Nubhora son los siguientes:
- Firma de contratos laborales.
- Envío de nóminas.
- Entrega de materiales o documentación.
- Recepción de cartas de despido o notificaciones de fin de contrato.
Para utilizar la firma electrónica, los empleados no necesitarán acceder a otro sitio web ni descargar ninguna app adicional, ya que el sistema está integrado en el portal del empleado.
2.2 Módulo de onboarding digital
El proceso de acogida, incorporación e integración de nuevos trabajadores en la organización puede tener un gran aliado en la tecnología, en lo que recientemente se ha bautizado como estrategia de onboarding digital.
Cuando un candidato accede a una nueva oportunidad laboral, la euforia inicial tras conseguir el empleo dura poco. Los primeros días en un nuevo trabajo son particularmente estresantes para cualquier profesional: firma de documentos, presentación de jefes y compañeros de trabajo, largas sesiones de formación, aprendizaje exprés sobre la empresa y un largo etcétera de informaciones a retener. La gestión de la incorporación que se realice desde Recursos Humanos marcará para siempre la experiencia del empleado en la organización.
El módulo de onboarding digital de Nubhora acompaña el proceso de incorporación de los nuevos profesionales, ayudando además a atraer, retener y fidelizar el talento de la compañía.
Desde el dashboard de Nubhora, la dirección de Recursos Humanos o los managers de los distintos equipos pueden planificar y organizar todas las tareas relacionadas con el proceso de onboarding, incluyendo:
- La gestión integral de las nuevas contrataciones, especificando la fecha de incorporación, los recursos y necesidades de formación de los nuevos empleados y la asignación de uno o más responsables.
- Lista personalizable de tareas pendientes, incluyendo checklist en relación a cada proceso.
- Feedback: el módulo se puede configurar para que las valoraciones de los responsables directos o managers sean visibles para el nuevo empleado.
Además, el módulo de onboarding digital de Nubhora es la herramienta perfecta para gestionar las nuevas tendencias en RRHH de re-skilling y up-skilling, ya que el fomento del talento interno, la formación continua y el desarrollo profesional en el seno de la organización no deja de ser una forma de onboardig continuado.
2.3 Módulo de comunicación interna
En las empresas del Siglo XXI se están difuminando las líneas divisorias entre los distintos departamentos que integran la empresa, incluyendo las estrategias y herramientas que tradicionalmente ha utilizado cada uno. Por ejemplo, cada vez que un departamento de RRHH utiliza las redes sociales para publicar una oferta de trabajo, no solo está realizando gestión de personal; también está empleando una herramienta de marketing y consolidando la reputación corporativa mediante el Employer Branding.
Este fenómeno, llamado blurring empresarial, lleva asociada la confluencia de las políticas de comunicación interna y externa de las empresas.
Además, el teletrabajo y las modalidades híbridas han enfatizado la necesidad de reforzar el sentido de pertenencia y el compromiso de los empleados hacia la organización, por lo que las estrategias de comunicación propias de las campañas de marketing se están empezando a adaptar a las comunicaciones de RRHH.
En Nubhora somos muy conscientes de la importancia del uso de la tecnología en estas nuevas tendencias, y es por esto que el nuevo módulo de comunicación interna integra funcionalidades tradicionalmente asociadas a las herramientas de marketing como, por ejemplo:
- Envío de comunicaciones masivas, seleccionando a targets específicos o para varios grupos de empleados.
- Confección de cuestionarios y encuestas de opinión y sistema de recepción de valoraciones internas.
- Difusión resúmenes semanales acerca de las novedades en la empresa.
- Diseño de comunidades para la comunicación entre equipos de trabajo.
- Notificaciones push en la App o vía email.
- Configuración de fechas límite para la lectura o de respuesta obligatoria para cada mensaje.
Gracias a las funciones de estandarización del lenguaje integradas en el módulo de Nubhora, todas estas comunicaciones conservarán el estilo corporativo de la compañía, independientemente del encargado de escribir los mensajes.
3. Todas las herramientas de RR.HH. que necesita tu departamento en una sola plataforma
La recepción de información por múltiples canales puede llegar a convertirse en una fuente de estrés y confusión para los trabajadores. Por esto, el nuevo módulo de Nubhora se ha diseñado para proporcionar un acceso único, desde el portal del empleado, para todas las comunicaciones internas de la empresa.
En el portal del empleado, además de las funcionalidades del módulo de comunicación interna, la organización también contará con:
- Sistema de registro horario.
- Panel de gestión de solicitudes y permisos.
- Calendario personalizado.
- Sistema de alertas y recordatorios inteligentes.
- Gestión del absentismo.
- Canal denuncias internao según la Directiva Whistleblowing.
En resumen, Nubhora proporciona una plataforma única para la gestión de los Recursos Humanos que prioriza la transparencia en las organizaciones, organiza la comunicación interna y libera a los profesionales de las tareas rutinarias para que puedan centrarse en las personas.
