Estas son las son las reglas para crear los KPI de RRHH

Para que las empresas puedan optimizar su proceso de toma de decisiones, deben contar con herramientas que les permitan saber en tiempo real todos aquellos datos que necesitan. Gracias a la creación de informes y KPI, las compañías pueden extraer la información que les interesa para procesarla y convertirla así en conocimiento.

Los informes, estadísticas y KPI permiten a departamentos como los de Recursos Humanos conocer cuáles son las necesidades reales de la empresa, cuáles son sus carencias y las competencias que necesitan optimizar.

1. ¿Qué son los KPI?

KPI son las siglas en inglés de “key performance indicator” (indicador de rendimiento clave), es decir, son unos indicadores que proporcionan una medición cuantificada que evalúa el éxito de las acciones realizadas para conseguir un objetivo.

Los KPI se utilizan en la mayoría de las áreas de los negocios, desde finanzas a ventas, marketing o RRHH, para medir el cumplimiento de los objetivos estratégicos y ayudar a la toma de decisiones.

A diferencia del resto de informes y estadísticas que se pueden extraer de una actividad comercial, los KPI están vinculados a objetivos empresariales concretos. Por ejemplo, en el departamento de ventas, un KPI clave podría ser la medición del objetivo marcado de aumentar en un 15% las ventas en un periodo de tiempo determinado. Este KPI mediría el progreso en la consecución de dicho objetivo.

2. ¿Para qué sirven los KPI en RRHH?

En el departamento de Recursos Humanos, los KPI se utilizan para cuantificar el éxito de los objetivos estratégicos de esta área de la empresa.

Un caso típico de este tipo de informes en RRHH es, por ejemplo, el KPI de absentismo laboral. Pongamos por caso que la empresa se ha propuesto el objetivo de reducir las ausencias y las bajas de la plantilla en un 10% el próximo año, y para ello ha puesto en marcha una serie de incentivos económicos para los trabajadores que no se ausenten del trabajo durante dos trimestres consecutivos.

Pues bien, de la mano de estos incentivos hay que crear asimismo el KPI correspondiente, ya que de lo contrario será imposible evaluar el éxito de las medidas tomadas.

Gracias al informe de rendimiento adecuado, la empresa podrá comparar los incentivos con la tasa de absentismo, ver cómo evoluciona con el tiempo y comprobar si se ha cumplido el objetivo de reducirlo en un 10%.

En la gestión de los Recursos Humanos, no obstante, el abanico de KPI es mucho más amplio, y no se limita únicamente al cumplimiento de horarios o la jornada laboral. Se puede medir, por ejemplo, el rendimiento de uno o más empleados, la tasa de abandono durante el primer año de los trabajadores, o bién el éxito del departamento en los procesos de reclutamiento de nuevo talento.

Incluso se pueden realizar informes de rendimiento sobre temas tan subjetivos como el grado de bienestar de los empleados en la empresa, mediante la confección y difusión de encuestas. No obstante, en algunos de estos casos, los KPI pueden ser de dudosa fiabilidad, dependiendo de cómo se hayan convertido los sentimientos y sensaciones de los empleados en indicadores numéricos, y de la sinceridad de los encuestados a la hora de responder a las preguntas.

Las ventajas más notables del uso exhaustivo de los KPI en RRHH son las siguientes:

• Cumplimiento de objetivos. Los informes de rendimiento tienen un carácter dinámico, es decir, se pueden consultar a lo largo del tiempo. Esto significa que, en caso de comprobar que no se están cumpliendo los objetivos, se pueden corregir las acciones que se diseñaron inicialmente y evaluar su resultado mediante el mismo KPI, para ir enderezando el rumbo hacia el cumplimiento del objetivo en la fecha prevista.

• Información objetiva. Como el propio término indica, el departamento de Recursos Humanos se encarga de gestionar a las personas, el activo más importante y complejo de la organización. A menudo, las decisiones que se toman en este departamento son altamente impopulares y polémicas, ya que afectan directamente a la vida y al futuro de los empleados. Por esto es tan importante apoyarse en datos cuantificables y objetivos para la toma de decisiones, demostrando que estas obedecen, únicamente, a los objetivos estratégicos de la compañía y que no tienen un carácter personal.

• Transparencia. Compartir los resultados de los KPI más importantes con los empleados implicados en los procesos relevantes ayuda enormemente a comprender el porqué de las decisiones que se toman desde el departamento o la gerencia, así como a mantener e incrementar la motivación de los empleados, que pueden comprobar cómo su esfuerzo contribuye a la consecución de los objetivos estratégicos.

3. ¿Cómo crear un KPI de RRHH?

A continuación, explicamos qué significa SMART aplicado a los KPI y cómo crear los informes de rendimiento básicos para RRHH.

3.1 SMART KPI: reglas básicas para crear un buen informe de rendimiento

Los angloparlantes tienen acrónimos para todo y en este caso suelen decir que los KPI deben ser SMART, es decir:

• Specific (específicos): deben responder a objetivos concretos. Por ejemplo, no basta con proponerse que los empleados de la empresa sean más puntuales, sino que hay que especificar un porcentaje de mejora de la puntualidad que se espera obtener.
• Measurable (medibles): como dijo el consultor Peter Drucker, si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo. Los KPI consisten precisamente en la medición de objetivos.
• Achievable (alcanzables): estos objetivos deben ser realistas. Proponer resultados inalcanzables puede provocar una cadena de ineficiencias que perjudique al negocio y a la motivación de los empleados.
• Relevant (relevantes): demasiada información puede resultar en desinformación. Deben elegirse cuidadosamente los indicadores clave que aportarán datos importantes para el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
• Time-based (temporales): los KPI siempre están ligados a un periodo de tiempo. Cuando se establece un objetivo hay que indicar asimismo la fecha en que se pretende conseguirlo.

3.2 Crea tus propios KPI de RRHH

Una vez asimilados los principios SMART, el proceso para crear KPI relevantes para la gestión de los Recursos Humanos de la empresa es el siguiente:

• Definir los objetivos estratégicos. ¿Cuáles son los problemas más acuciantes que afectan al capital humano de la empresa? ¿Se pueden prevenir o revertir? ¿En qué porcentaje? ¿Con qué medidas y en qué periodo de tiempo? Una vez respondidas estas preguntas, los KPI se definen por sí solos.

• Establecer el origen de los datos. Todo informe necesita de datos en base a los cuales nutrirse, y estos deben ser objetivos, fiables y actualizados. En el caso de la información relativa a RRHH, prácticamente, la única forma eficiente de conseguirlos es mediante el uso de la tecnología, e idealmente empleando soluciones de registro horario y gestión del tiempo como Nubhora, que almacenan cantidades ingentes de información gracias a la automatización de procesos.

• Decidir la periodicidad de consulta. El manager de RRHH debe establecer cada cuánto tiempo deben consultarse los KPI para comprobar la evolución del indicador que se está evaluando, y prever la adopción de medidas correctivas en caso de desviarse significativamente de los objetivos marcados.

3.3 Ejemplo de KPI

Vamos a utilizar de nuevo el ejemplo anterior sobre el absentismo para realizar un KPI que podría ser perfectamente aplicable en cualquier empresa:

• Objetivo: reducir en un 10% el absentismo laboral.
• Plazo de tiempo: 1 año.
• Origen de los datos: software colaborativo de gestión del tiempo.
• Periodicidad de la consulta: cada 2 meses.

La confección y publicación del informe propiamente dicho se puede realizar de forma automática mediante el mismo software de gestión, con solo introducir los parámetros anteriores en la aplicación.

El resultado será un KPI visual, exportable y comparable con los KPI anteriores y el resto de los informes relevantes para medir el éxito del objetivo que se desea cumplir.

4. ¿Cuáles son los KPI imprescindibles en la gestión del tiempo de los empleados?

En la gestión de los Recursos Humanos, algunos de los KPI esenciales para optimizar la gestión del tiempo en la empresa son los siguientes:

• Accidentes de trabajo: con el objetivo de reducirlos al máximo.
• Ausencias: justificadas o injustificadas.
• Puntualidad: incluso en el caso de que la empresa tenga márgenes de flexibilidad horaria.
• Absentismo: como el ejemplo que hemos visto anteriormente.
• Productividad: de uno o más empleados, y del conjunto de la plantilla.
• Bajas laborales: discriminando las contingencias comunes y las enfermedades profesionales.
• Horas extra: tanto si el objetivo es aumentarlas como reducirlas.

5. Cómo obtener rápidamente todos los informes para la gestión de RRHH

Además de los KPI, el departamento de Recursos Humanos también necesita ver y procesar informes relativos a la jornada laboral de los trabajadores de forma individualizada o colectiva, pero sin estar vinculados a objetivos estratégicos.

Este es el caso de los informes y estadísticas regulares sobre ausencias, permisos, solicitudes, horas extras o bajas, entre otras.

Es la combinación de estos informes y estadísticas con los KPI lo que proporcionará la máxima información para una correcta gestión del capital humano de la compañía.

Contar con soluciones expertas en gestión horaria, como Nubhora, permite a la organización obtener datos a partir de la creación detallada de informes KPI y el resto de las métricas necesarias para proporcionar informes de inspección de trabajo según la normativa vigente, partes de jornada laboral por empleado, o incluso, calendarios y cuadrantes, tanto de ausencias, permisos y vacaciones, permitiendo una exportación a documento Excel y PDF.

Además, Nubhora permite medir, controlar y reducir el absentismo laboral de los empleados, ya que se encarga de aglutinar toda la información de bajas, altas y ausencias para mostrar al departamento de Recursos Humanos fácil e intuitivamente el absentismo real, todo ello ilustrado con gráficos e informes KPI exportables.

Que el departamento de RRHH pueda contar con estadísticas e informes KPI exhaustivos y en tiempo real permite a la empresa mejorar su toma de decisiones y optimizar sus capacidades competitivas.

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