Chegou a hora de arrumar a mala e iniciar a sua primeira viagem de negócios. Para que tudo corra bem, é importante fazer os devidos preparativos antes de deixar o escritório, mas, por onde começar? Calma, estamos aqui para ajudar a que a sua viagem seja um sucesso. Confira os passos essenciais no nosso post!
Tabela de conteúdos
1. Tudo o que é necessário saber antes de embarcar na sua primeira viagem de negócios
As viagens profissionais são bastante comuns no âmbito empresarial. No entanto, é normal que surjam inquietudes, dúvidas e até receios antes da primeira viagem, especialmente se o trabalhador tiver de viajar sozinho.
A empresa deve esforçar-se para atender todas as necessidades dos viajantes de negócios, o que inclui fornecer a devida formação, efetuar as reservas adequadas e dar resposta a todas as suas perguntas.
Sem dúvida, uma dessas questões será a respeito da gestão de despesas. Os casos são variados: algumas empresas fornecem cartões corporativos aos seus trabalhadores, enquanto outras exigem que estes adiantem o dinheiro das despesas, que será reembolsado ao finalizar a deslocação. Atualmente, existem soluções digitais que simplificam esse processo, quer para a própria empresa, quer para o trabalhador, como veremos mais adiante.
Não há nada melhor do que um pouco de preparação prévia para dissipar o estresse e reduzir a ansiedade típica da primeira viagem de negócios. Vamos a isso!
2. As melhores dicas e estratégias para organizar a sua primeira viagem de negócios
Quando viajamos por prazer, temos a opção de pegar uma mochila e partir em busca de aventuras. Porém, as necessidadas do profissional em viagem de negócios são bem diferentes. Organizar e preparar a viagem, fará com que a experiência seja positiva e possa cumprir seu objetivo profissional com maior segurança. Para isso, propomos as seguintes dicas.
2.1 Planifique (bem) a viagem
O primeiro passo antes de qualquer viagem é conhecer quais são os seus direitos e deveres. O segundo é definir o objetivo. A partir daí, poderá saber claramente o que precisa preparar: roupas, documentação, reservas, bagagem, transportes, etc.
Caso estiver viajando para o exterior, terá de fazer alguns preparativos adicionais, como conhecer a cultura e as leis do país, pesquisar os meios de transporte para deslocar-se na cidade ou baixar um mapa da região que seja acessível sem internet. Outro detalhe importante é levar dinheiro em espécie da moeda local.
O gestor de viagens da empresa ajudará a gerenciar todos esses detalhes, mas será responsabilidade sua cuidar de outras coisas. Por exemplo, verificar as opções de roaming do seu telemóvel pessoal, consultar as condições de utilização do seu cartão no exterior e preparar-se para o possível efeito do jet lag.
Também recomendamos instalar um aplicativo de tradução no seu smartphone se não domina o idioma do país de destino.
2.2 Escolha um alojamento próximo ao seu destino
Se a viagem de negócios durar mais de um dia, será necessário buscar um alojamento que ofereça os serviços básicos para realizar seu trabalho profissionalmente. Lembre bem: o WiFi é essencial.
Além disso, é recomendável que o hotel esteja próximo ao destino. Pode ser que o custo do alojamento seja um pouco mais caro, mas assim evitará despesas com transporte e também reduzirá o risco de chegar atrasado à reunião ou ao evento profissional.
2.3 Prepare uma mala pequena
Sempre é melhor levar a bagagem mais leve possível, mas isso é especialmente importante em viagens de negócios. É aconselhável optar por uma mala pequena para poder levá-la na cabine do avião sem precisar despachá-la. Isso economiza dinheiro em viagens de negócios, além de economizar muito tempo nos aeroportos.
Quanto ao conteúdo da mala, além de roupas formais, também é necessário incluir roupas confortáveis, pijama, artigos de higiene pessoal e o carregador do telemóvel, entre outros itens básicos. E, se viajar para o exterior, é recomendável verificar que tipo de tomadas são usadas e adicionar um adaptador, se necessário.
2.4 A revisão da documentação é fundamental
Pode parecer desnecessário lembrar de levar toda a documentação consigo, mas é surpreendente quantas vezes esquecemos coisas essenciais em casa. Não basta apenas verificar se tem o passaporte ou os bilhetes, mas também é necessário verificar se pegou os relatórios, notas, credenciais, ingressos e documentos que precisará quando chegar ao seu destino. Preste atenção, pois isso deve ser feito sempre, não apenas na primeira viagem de negócios.
2.5 Escolha os meios de transporte mais adequados
O transporte é um dos aspetos mais importantes de uma viagem de negócios, tanto para chegar ao destino como para se movimentar pela região. O gestor de viagens da empresa será responsável por procurar o melhor meio de transporte e as conexões para chegar ao hotel. Por sua vez, o trabalhador deve verificar como funcionam os transportes públicos e as paradas de táxi mais próximas da hospedagem.
2.6 Faça reservas com antecedência suficiente
O gestor de viagens já reservou o hotel e os traslados? Ótimo. Agora é preciso fazer outras reservas, como as credenciais ou uma mesa no restaurante onde quer convidar aquele cliente importante que veio visitar.
2.7 Pense em como aproveitar o tempo
Não vivemos apenas para trabalhar. Além de aproveitar a experiência para aprender e absorver todas as ideias e perspetivas de outros colegas, também é importante reservar um tempo para comer, descansar e divertir-se. Se for uma viagem longa, talvez possa aproveitar algum tempo livre para fazer turismo e conhecer a cidade.
2.8 Esteja preparado para o bom e o mau
Independentemente da duração da viagem, sempre há inúmeros aspetos que podem correr mal. É preciso assumir que pode haver contratempos: derramar café antes duma reunião importante, a outra pessoa não comparecer, um pneu furado no carro, um erro na reserva do hotel, a cancelação do voo, etc.
Em resumo: é provável que algo dê errado durante a viagem, mas não é o fim do mundo. O que realmente importa é como lidar com a situação da melhor maneira possível.
2.9 Não se esqueça de registar todas as despesas
Além das despesas com o transporte e com a alimentação, pode ter outros gastos durante sua estada. Muitos deles são cobertos pela empresa (hospedagem, alimentação e transporte), mas é fundamental apresentar as faturas e comprovativos correspondentes para que possam ser devidamente reembolsados.
Até faz pouco tempo, o trabalhador precisava guardar cada recibo até retornar ao escritório. Felizmente, existem aplicativos móveis que facilitam o processo de digitalização de despesas, como a Tickelia. É tão simples quanto tirar uma foto do comprovante ou fatura com o smartphone e enviá-la para o aplicativo, que cuida do resto.
3. Qual é a melhor ferramenta para gerenciar viagens de negócios?
Se há alguma coisa que pode realmente facilitar a primeira viagem de negócios dum trabalhador é uma gestão das despesas corporativas totalmente digital e sem papel. A Tickelia é uma solução em nuvem integrada com o ERP da empresa que reduz em até 75% o tempo dedicado à gestão de despesas e viagens de negócios.
Os trabalhadores podem submeter despesas com uma foto através da App Tickelia (disponível nas versões iOS e Android). O software cuida do resto, desde o controlo das despesas até a contabilização no ERP.
Outro grande benefício para os trabalhadores é o cartão Visa Tickelia disponibilizado pela solução. Este método de pagamento inteligente pode ser configurado com limites e restrições personalizados, facilitando o dia-a-dia dos colaboradores e da empresa, que tem mais controlo sobre todos os pagamentos realizados.
A Tickelia, traz ainda outras funcionalidades para solicitar adiantamentos com fluxo de aprovação multinível, para que as despesas das viagens de negócios nunca mais se tornem um problema.
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