Muitas empresas usam como data máxima de reembolso de despesas de viagem a do próximo pagamento de salário

Reembolso de despesas de viagem: quais são os limites de tempo?

Existem cada vez mais empresas nas quais os seus funcionários executam viagens de negócios/empresariais, para não falar das suas próprias despesas de deslocação. Existe uma lei no Código de Trabalho a ser cumprida, no que toca às empresas reembolsar as despesas. No entanto, muitas empresas têm as suas próprias leis de reembolso e, como tal, os limites de tempo para efetuarem esse mesmo reembolso. Neste artigo, vamos abordar estas questões, desde a definição de despesas de trabalho até ao reembolso de despesas de viagem.

1. Tipos de viagens nas empresas e consequentes despesas

Considera-se que uma despesa de viagem é qualquer gasto que o trabalhador tenha e que seja necessário para a realização do seu trabalho fora da empresa. A norma de despesa de viagem varia de acordo com cada negócio e necessidade, mas o funcionário não deve ser prejudicado de nenhuma forma por fazer uma viagem de trabalho.

Ou seja, uma despesa reembolsável é aquela que, ou o Código de Trabalho prevê, ou foi acordada entre o empregador e o funcionário que seria reembolsada.

De qualquer das maneiras, o reembolso de despesas de viagem aos colaboradores devem estar contempladas nos contratos de trabalho celebrados anteriormente.

Algumas das despesas reembolsáveis contempladas no Código de Trabalho são as seguintes:

  • Despesas de deslocação.
  • Despesas de alojamento.
  • Outras despesas.
  • Alimentação.

1.1 Despesas de deslocação

A deslocação é uma das despesas de viagem primordiais para serem ressarcidas, pois é possível que uma viagem não obrigue a que um funcionário fique alojado em algum lugar ou até a alimentação, mas terá uma deslocação paga. A deslocação pode envolver carro próprio ou não, transportes públicos ou avião.

1.2 Despesas de alojamento

O alojamento deve ser uma despesa discutida previamente entre funcionário e empregador, já que existe um orçamento estabelecido na empresa, e esse deve ficar claro, pois existem vários sítios para uma pessoa se alojar (desde hotéis a quartos, passando por apartamentos).

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1.3 Despesas de alimentação

Assim como no caso do alojamento, não faltam opções de alimentação e a importância de se conversar sobre o orçamento destacado para este item básico também é necessária. É comum o estabelecimento de uma diária que engloba todas as refeições e necessidades, cabendo ao profissional tomar suas decisões.

1.4 Outros tipos de despesas de viagens

Dependendo do tipo de viagem, distância, tempo de permanência e natureza do trabalho, é possível ter que pensar noutros tipos de despesa e tanto empresa como funcionário estarem cientes delas. Ao planear uma viagem, é importante que se pense nos extras, tais como acesso a internet ou entradas em eventos, só a título de exemplo. Podemos então solicitar o reembolso de despesas de viagem.

2. O que é o reembolso de despesas de viagem?

reembolso de despesas de viagem é um processo que envolve o departamento de Recursos Humanos e de Gestão de Pessoas. Contudo, obviamente, o departamento financeiro também está envolvido neste processo.

Reembolso de despesas de viagem significa, basicamente, que o funcionário que teve algum gasto durante a realização de alguma atividade da empresa deve receber esse valor de volta. Ou seja, é o processo de devolução ao colaborador dos gastos que o mesmo teve, que estão contemplados na política de reembolso de despesas profissionais da empresa, e descritos no Código do Trabalho em Portugal.

Tickelia - Reembolso de despesas de viagem: quais são os limites de tempo?

2.1 Reembolso de despesas de viagem: como funciona?

Quando um funcionário realiza gastos para executar uma atividade de trabalho, pode pedir o reembolso de despesas de viagem. Essas despesas devem ser pagas pela empresa, que deve reembolsar o colaborador no valor correto e dentro da legislação. No entanto, na maioria das vezes, é necessário apresentar um recibo que comprove a despesa em questão, ou algum outro tipo de documentação.

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Resumindo, o reembolso de despesas de viagem é realizado depois que o gasto foi feito pelo funcionário. A empresa também pode optar por colocar em contrato o adiantamento de despesas de viagens.

No caso em que a empresa estipula o reembolso após a despesa de viagens, por norma, ele é feito através do recibo de vencimento.

No entanto, há empresas que optam por opções mais rentáveis, práticas e justas, como é o caso da Tickelia.

2.2 Limite de tempo para reembolso de despesas de viagens

Esse é um tópico que a lei não aborda, mas na prática do mercado, o valor é pago logo após o regresso do funcionário. Muitas empresas usam como data máxima de reembolso de despesas de viagem a do próximo pagamento de salário, mas uma coisa não está necessariamente atrelada a outra, e o prazo de reembolso também deve constar na política de despesas.

3. Reembolso de despesas de viagem na Tickelia

O melhor para uma empresa é ter uma boa política orçamental sobre quanto cada área ou cada cargo pode gastar num compromisso corporativo externo. Aqui surge a Tickelia, com uma gestão sem papel das despesas de viagens.

 A Tickelia é uma solução de nuvem que consegue reduzir em 75% o tempo gasto em gestão de despesas e viagens de negócios, a partir de uma única plataforma ligada ao ERP ou sistema de gestão empresarial da empresa.

Esta solução permite aos funcionários reportar qualquer tipo de despesa da forma mais simples: têm simplesmente de pagar o que precisam, tirar uma fotografia do recibo e carregá-lo para a aplicação Tickelia; a solução trata do resto, desde o controlo das políticas de despesas até à contabilidade com o ERP.

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Ou seja, os funcionários são reembolsados das despesas que tenham que efetuar numa deslocação/viagem de negócios. Alguns exemplos são:

  • O funcionário necessita de alugar um sítio para se alojar: para tal, basta fotografar o recibo de pagamento do alojamento, enviar para a empresa,  e terá o reembolso rapidamente.
  • O funcionário necessita de se deslocar através de transportes públicos: basta fotografar os tickets de avião, autocarro, etc, envia para a empresa e é reembolsado rapidamente.
  • O mesmo acontece com as despesas da alimentação: basta apresentar as faturas de restaurantes ou outros sítios de restauração, enviar para a sua empresa, e será ressarcido quase de imediato.
  • O Tickelia permite uma gestão completa por parte do departamento financeiro ou administrativo após a aprovação dos relatórios de despesas: liquidação e contabilização automáticas, reconciliação dos cartões de pagamento convencionais e pagamento automático ao empregado via SEPA.

Além disso, para evitar que os contribuintes paguem com o seu próprio dinheiro, existe também a funcionalidade “gestão de adiantamentos” que, de uma forma simples, permite solicitar adiantamentos em mobilidade, para além de também permitir a configuração de um fluxo de configuração multinível, um perfil de gestão para o responsável do departamento da tesouraria, pagamentos automáticos (via transferência SEPA), gestão de devoluções e ajuste automático de liquidações negativas a serem devolvidas. 

Com a Tickelia, a sua empresa beneficiará de maior eficiência na gestão de despesas de viagens, rentabilizando os processos. Não deixe de solicitar uma demonstração aqui!

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Gemma Mondéjar
Marketing Júnior no Departamento de Marketing da Inology. Licenciada em Comunicação e Indústrias Culturais pela Universitat de Barcelona.
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