Na era da mudança constante e da utilização da tecnologia para facilitar todos os aspetos das nossas vidas, a digitalização na esfera profissional está a tornar-se cada vez mais importante. É igualmente importante digitalizar os departamentos de produção como é importante digitalizar o departamento de RH. Descubra porque é que é necessário que toda a empresa esteja alinhada com uma mudança de paradigma na execução dos processos.
Tabela de conteúdos
1. Como digitalizar o departamento de Recursos Humanos
Um dos desafios mais importantes para todas as empresas é a otimização de cada um dos seus processos. Isto significa implementar novas formas de trabalho. As novas tecnologias oferecem a possibilidade de uma transição confortável adaptada às necessidades de cada empresa.
No entanto, se pensarmos na digitalização nas empresas, pensaremos certamente nos departamentos cujas tarefas estão diretamente relacionadas com a produção. Mas e quanto aos departamentos que também são necessários, apesar de não produzirem? É o caso do departamento de RH, um departamento que é imprescindível para o funcionamento correto de qualquer empresa.
O departamento de RH é responsável pela gestão de tudo relacionado com o pessoal: folha de pagamentos, contratos, registo de horas e um longo etc. de funções que requerem um elevado nível de atenção e precisão, a fim de evitar erros que possam prejudicar tanto a empresa como os próprios funcionários.
Além disso, o departamento de RH é responsável por trabalhar no sentido de criar um ambiente de trabalho ideal, a fim de realçar todo e qualquer potencial de cada funcionário. É por isso que é muito importante fornecer as ferramentas necessárias para digitalizar o departamento de RH de forma segura e eficiente.
1.1 Manter a equipa atualizada
É importante que os funcionários saibam que eles são importantes para a empresa. Este deveria ser o principal objetivo do departamento de RH. Por conseguinte, criar insegurança quando se fala de digitalização não é uma prática recomendável. É importante fazer passar a mensagem de que as tecnologias estão lá para ajudar os funcionários.
Ao implementar ferramentas que facilitam o trabalho, o período de adaptação dos funcionários deve ser tido em conta, especialmente quando a mão-de-obra inclui funcionários que podem ter mais dificuldades na utilização de software ou dispositivos tecnológicos, basicamente devido a uma questão geracional.
É por isso que a criação de grupos de aprendizagem é uma boa solução. Estes grupos são constituídos por funcionários que têm um bom domínio e conhecimento dos programas ou tecnologias a implementar, bem como boas competências sociais, a fim de evitar situações de tensão e frustração.
Por outro lado, para além da importância de manter os funcionários atualizados sobre a digitalização, é altamente recomendável, uma vez que os resultados são muito positivos, oferecer formação especializada e opcional, para que os funcionários possam melhorar as competências que mais os atraem e tornar-se um ativo ainda mais importante para as empresas.
No entanto, nada disto faz sentido, a menos que o departamento de RH seja digitalizado, e a menos que seja feito com as ferramentas que melhor se adaptem às necessidades da empresa. Isto é digno de salientar, pois algumas empresas adquirem soluções simplesmente porque os seus concorrentes as utilizam, mas este fator não deve ser decisivo.
É necessário estudar a situação interna de cada empresa e selecionar as ferramentas que mais vão contribuir, e se estas puderem evoluir e adaptar-se à medida que a empresa avança, ainda melhor.
1.2 Melhorar os perfis digitais da empresa
Quando falamos em digitalizar o departamento de RH de uma empresa, o que estamos realmente a dizer é que, idealmente, todos os departamentos devem ser digitalizados. Isto não significa que todos os processos possam ser digitalizados e automatizados, mas que os que o permitem ser, devem ser digitalizados e automatizados.
Para tal, é necessário, como vimos no ponto anterior, que os funcionários tenham os conhecimentos necessários. Por este motivo, é importante que a empresa, e a partir do departamento de RH, se empenhe em estimular os perfis mais digitais.
Alguns destes perfis estão encarregados de desenvolver aspetos chave para a empresa:
- Desenvolvimento de produtos ou serviços.
- Marketing digital.
- Copywriting e posicionamento SEM e SEO.
- E-Commerce.
- Ciber-segurança.
1.3 Fomentar a comunicação interna
Ao digitalizar o departamento de RH, são implementados novos sistemas de trabalho. Isto significa criar um canal de comunicação ativo para manter os funcionários informados de todas as atualizações.
É por isso que a digitalização do departamento de RH é uma oportunidade muito boa para implementar um novo sistema de comunicação interna para otimizar a comunicação entre departamentos, funcionários e responsáveis.
Um bom sistema de comunicação interna pode também servir para implementar uma nova estrutura organizacional mais horizontal, onde os funcionários têm uma maior influência nas decisões da empresa.
2. Como se preparar para a digitalização do departamento de Recursos Humanos?
Já vimos como o departamento de RH pode ser digitalizado, com a utilização de ferramentas e novos fluxos de trabalho, mas antes de implementar a digitalização, é aconselhável conhecer as necessidades da empresa e ter em conta alguns aspetos.
Vale a pena lembrar que digitalizar o departamento de RH implica a criação de um novo sistema, que irá oferecer muitas soluções e otimizar o trabalho neste departamento e na empresa como um todo. Esta digitalização deve estar em sintonia com a empresa.
Para tal, é recomendável realizar uma análise prévia e ver as atuais debilidades da empresa e como poderiam ser melhoradas através da digitalização. Esta análise deve recolher informações para resolver questões como as seguintes:
- Software adaptável: Ao implementar software para digitalizar o departamento de RH, é necessário comprovar que estes programas são adaptáveis às necessidades da empresa em qualquer altura. Este conceito de adaptabilidade é também conhecido como software escalável, que acompanha a empresa à medida que esta cresce.
- Segurança da informação: Outro ponto a ter muito em conta é a segurança de toda a informação e dados que a empresa vai utilizar nestas soluções. As empresas estão a utilizar cada vez mais soluções SaaS, que funcionam através de ferramentas como a cloud computing, que consiste na utilização de programas que estão na nuvem, pelo que a informação destes programas é também armazenada na nuvem. É necessário que os fornecedores destas soluções garantam a segurança de todos os dados que são introduzidos.
- Sistema de trabalho: Continuando com o ponto anterior, é necessário saber como funcionam estes softwares, porque para digitalizar o departamento de RH, é necessário que as soluções digitais ofereçam a possibilidade de obter informações em tempo real, de uma forma fácil. Ser capaz de importar e exportar documentos e ficheiros é uma funcionalidade muito importante para os responsáveis de RH, uma vez que estes trabalham frequentemente com o funcionamento quotidiano da empresa.
- Perfil dos utilizadores: Como mencionado anteriormente, é necessário identificar as competências e conhecimentos dos funcionários da empresa. Esta informação ajudará a escolher que tipo de solução é a mais apropriada e ajudará a reduzir o período de adaptação.
- Informação sobre fornecedores de soluções: Este aspeto é muito importante, pois é importante saber como funciona o fornecedor, o que ele oferece e como atua em caso de problemas. Procurar opiniões, verificar diferentes fornecedores e analisá-los é uma ação necessária antes de decidir.
- Opção de teste: Outro aspeto muito valioso é ser capaz de testar o software ou solução. Isto ajudar-nos-á a comprovar como o software se integra com os procedimentos da empresa e a ver se é compatível com o que é necessário. Um período de teste ou demonstração é um ponto positivo a ter em conta.
- Detalhes das soluções: Finalmente, é importante lembrar que antes de adquirir uma solução ou software, é essencial conhecer profundamente os detalhes do próprio software, do fornecedor e do contrato a ser assinado. A fim de evitar qualquer erro ou confusão, tudo deve ser claramente detalhado.
3. Ferramentas para digitalizar o departamento de Recursos Humanos
Como vimos anteriormente, a digitalização do departamento de RH envolve a digitalização de um grande número de processos, que vão desde a gestão de novas contratações ou onboarding, até à gestão de canais de comunicação interna, bem como o agendamento de turnos de funcionários ou a gestão da folha de pagamentos.
Para este fim, existem diferentes ferramentas específicas para cada um destes processos. Por conseguinte, é aconselhável implementar soluções que ofereçam todas ou, na sua falta, a maioria destas aplicações numa única ferramenta.
Desta forma, evita-se depender de muitas soluções de diferentes fornecedores. É sempre melhor ter unificadas todas as ferramentas para digitalizar o departamento de RH numa única solução. Segue-se uma lista das ferramentas mais utilizadas para digitalizar o departamento de RH nas empresas.
3.1 Ferramentas para análise de pessoal
Graças à tecnologia oferecida pelas ferramentas para a digitalização do departamento de RH, algumas das tarefas mais exigentes para os gestores de RH podem ser executadas. Algumas das tarefas mais comuns são as seguintes:
- Gestão de currículos: Durante os processos de recrutamento, as empresas recebem frequentemente um volume muito elevado de candidaturas. A gestão destas pode tornar-se um aumento considerável de trabalho para os gestores de recursos humanos. Com as ferramentas certas, o processo pode ser otimizado e automatizado, criando filtros para aceitar as candidaturas que cumpram os requisitos mínimos.
- Analisar as fases de crescimento da produção: Esta é uma tarefa que depende fortemente da existência de informação atualizada diariamente, praticamente. Se tal informação estiver disponível, é mais fácil prever quando haverá um aumento da procura, pelo que as campanhas de recrutamento podem ser melhor planeadas.
- Prevenir imprevistos: Pode parecer algo contraditório evitar uma contingência, mas as ferramentas digitais podem ajudar. Da mesma forma que se pode evitar surtos de produção, também se pode evitar quebras de produção e fornecer à empresa os recursos necessários.
- Capacitar os funcionários: Uma das tarefas mais importantes no departamento de RH é maximizar o potencial de todos os funcionários. Para tal, as ferramentas digitais fornecem informações sobre cada funcionário e podem ser utilizadas para ajustar o seu rendimento, oferecendo mudanças, formações, etc.
3.2 Ferramentas para automatizar processos
Para além de oferecerem soluções específicas para a gestão de pessoal, as soluções para a digitalização do departamento de RH também oferecem ferramentas de análise e controlo para automatizar processos e facilitar a tomada de decisões.
Alguns dos processos que podem adquirir esta capacidade de automatização são, como vimos anteriormente, processos de seleção, formação e processos de comunicação interna ou processos de onboarding.
Ao combinar estes tipos de ferramentas e processos, pode ser gerado um novo fluxo de trabalho que poupa tempo e recursos aos responsáveis de RH.
Além disso, nos últimos anos, a tecnologia tem continuado a avançar e muitos recursos estão a ser investidos no famoso campo da inteligência artificial (IA). A combinação de soluções que permitem a digitalização e automatização de processos com a IA cria um cenário para as empresas que não está muito longe, e com o qual se podem alcançar resultados em grande escala.
Algumas das tecnologias que trabalham com IA são os conhecidos OCR, que são capazes de detetar campos de informação, poupando tempo na marcação manual de dados, ou chatbots, que consistem em criar chats em que uma IA interage com pessoas que iniciam uma conversa. Os chatbots são sobretudo utilizados para resolver questões, fazer reclamações, etc.
4. Benefícios de digitalizar o departamento de Recursos Humanos
Como vimos ao longo do artigo, o processo de digitalização do departamento de RH poderá ser dividido em duas partes, a implementação de soluções digitais e a adaptação dos funcionários a estas ferramentas.
É óbvio que qualquer processo de mudança gera dúvidas e pode parecer que as empresas estão mais atentas aos seus próprios interesses do que aos dos seus funcionários. Mas a realidade é que, com estes processos de digitalização e automatização, o objetivo é que os funcionários possam gastar o seu tempo de trabalho efetivo em tarefas mais produtivas e eliminar aquelas que são mais repetitivas e entediantes.
Portanto, vale a pena destacar que, embora seja um processo que pode ser longo e algo complicado, os benefícios de digitalizar o departamento de RH são muitos e muito percetíveis:
- Ajudam a implementar e a gerir sistemas como o teletrabalho ou o trabalho híbrido.
- É possível criar canais eficazes de comunicação interna bidirecional.
- Ajudam as empresas a obter um grande volume de informação atualizada e a tomar decisões.
- Criar sistemas de colaboração entre funcionários e responsáveis.
- Eliminam tarefas repetitivas, tais como gestão de salários ou registo de horas, que consomem muitos recursos.
- Minimiza os erros causados por processos manuais.
5. Soluções para a gestão do departamento de Recursos Humanos
Ao longo deste artigo, pudemos ver como é o processo de digitalização do departamento de RH, um processo que, apesar de estar centrado neste departamento, está ligado a todos os departamentos. Principalmente com o departamento financeiro, que também tem uma boa predisposição para ser digitalizado e automatizado.
Portanto, ter soluções que sejam 100% compatíveis é fundamental. Este é o caso da Tickelia, un software de gestão empresarial desenvolvido pela Inology.
A Tickelia é a solução de gestão de despesas comerciais 360º, com a qual pode ter o controle total das finanças da sua empresa. Uma solução que lhe permite configurar o fluxo de despesas.
Graças à sua estrutura modular, pode adaptar a política de gastos da sua empresa, oferecendo aprovação personalizável, gestão de subscrições e pagamentos online. Se falarmos da Tickelia, os funcionários podem declarar as despesas através da App, a partir de qualquer dispositivo móvel, apenas com uma fotografia dos recibos ou faturas.
É por isso que a Tickelia lhe permite implementar uma política de Zero Papel na sua empresa. Graças à sua aprovação pela AEAT, e à tecnologia OCR+ICR, as fotografias dos recibos, tiradas através da aplicação Tickelia, tornam-se um documento válido para a Autoridade Tributária. Finalmente, é de salientar que a Tickelia é uma solução que pode ser 100% integrada com outras soluções de gestão empresarial, tais como software de gestão ERP & CRM, software de gestão de salários e de RH, entre muitas outras.
