El teletrabajo se ha convertido en una modalidad laboral imprescindible en el mundo actual. Sin embargo, para garantizar su éxito, las empresas necesitan una política clara y efectiva que establezca las reglas del juego. A continuación, te explicamos los pasos para crear una política de teletrabajo que sea funcional y beneficiosa tanto para la organización como para sus colaboradores.
Tabla de contenidos
1. Define el propósito y los objetivos
Es importante que la política de teletrabajo esté alineada con los objetivos estratégicos de la empresa. Responde preguntas como:
- ¿Qué busca la empresa al implementar el teletrabajo? (Flexibilidad, productividad, ahorro de costes, etc.)
- ¿Qué beneficios se espera que traiga tanto para los empleados?
- ¿Y para la empresa?
Por ejemplo:
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· ¿Qué buscamos? Mejorar la flexibilidad laboral y promover un mayor equilibrio entre la vida personal y profesional.
· Beneficios empleados: Mayor autonomía, ahorro en tiempos de traslado y costos asociados.
· Beneficios empresa: Mejora en los resultados operativos y mayor compromiso del equipo.
2. Determina quién puede teletrabajar
No todos los roles son adecuados para el teletrabajo. Es clave establecer:
- Criterios claros para decidir quién puede trabajar de forma remota.
- Identificar los puestos elegibles y las responsabilidades asociadas.
- Considerar factores como la autonomía del empleado y la naturaleza de las tareas.
Por ejemplo:
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Criterios:
· Los empleados deben cumplir con las metas asignadas de manera autónoma.
· Las tareas del puesto deben ser medibles y no requerir una presencia constante en la oficina.
Roles elegibles:
· Analistas, diseñadores, programadores, redactores y atención al cliente remoto.
Proceso de solicitud:
· Los empleados interesados deberán coordinar con su supervisor directo, quien evaluará la viabilidad según las responsabilidades del puesto y las métricas de desempeño.
3. Establece horarios y disponibilidad
Define las expectativas en cuanto a la jornada laboral. Considera:
- Horarios de conexión obligatorios.
- Flexibilidad de horas según el puesto o las necesidades.
- Reglas para gestionar la disponibilidad en zonas horarias diferentes.
Por ejemplo:
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· Horario base: De lunes a viernes, de 8:00 a 17:00 h.
· Flexibilidad: Se permite adaptar el horario en un rango de 2 horas previo acuerdo con el equipo.
· Conexión obligatoria: Todos los empleados deben estar disponibles para reuniones entre 10:00 a.m. y 3:00 p.m.
· Diferencia horaria: En caso de trabajar con equipos de otras zonas, el horario se ajustará a un bloque común acordado.
4. Proporciona herramientas y soporte técnico
Un teletrabajo efectivo requiere infraestructura adecuada. Asegúrate de:
- Proveer equipos necesarios como laptops, software o VPN.
- Ofrecer formación para el uso de herramientas digitales.
- Establecer un canal de soporte técnico para resolver problemas.
Por ejemplo:
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· Equipos: Laptops con acceso a software corporativo.
· Seguridad: Acceso mediante VPN y autenticación de dos factores.
· Herramientas digitales: Zoom, Slack y el software de gestión de proyectos Trello.
· Soporte técnico: Se habilita un canal exclusivo de IT disponible de 8:00 a 18:00 h.
5. Define las normas de seguridad
El trabajo remoto implica riesgos de seguridad. Incluye en la política:
- Directrices sobre el uso seguro de datos sensibles.
- Reglas para el acceso a redes y dispositivos corporativos.
- Formación en ciberseguridad para los empleados.
Por ejemplo:
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· Protección de datos: Prohibido almacenar información sensible en dispositivos personales.
· Conexiones seguras: Obligatorio el uso de redes protegidas.
· Formación: Todos los empleados recibirán un curso anual en ciberseguridad.
6. Especifica las métricas de desempeño
La productividad en teletrabajo no siempre se mide por horas trabajadas. Aclara:
- Indicadores clave de rendimiento (KPI) según el puesto.
- Frecuencia de reuniones o reportes de avance.
- Métodos para evaluar los resultados.
Por ejemplo:
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· Indicadores clave (KPI): Definidos según cada puesto (nº de proyectos finalizados, tiempo de respuesta a solicitudes, NPS en roles de servicio al cliente, etc.
· Revisión de desempeño: Mensual con el supervisor directo.
· Reportes de avance: Reuniones quincenales para seguimiento de objetivos.
7. Incluye un apartado de bienestar
El aislamiento y la desconexión son desafíos comunes. Promueve:
- Pausas activas y equilibrio entre vida personal y laboral.
- Políticas para evitar el exceso de horas de trabajo.
- Programas de salud mental y apoyo emocional.
Por ejemplo:
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· Equilibrio laboral: Se recomienda no superar las 8 horas diarias.
· Pausas activas: 15 minutos cada 2 horas frente a la pantalla.
· Salud mental: La empresa ofrece acceso a un programa de apoyo emocional con psicólogos externos.
8. Revisa aspectos legales
Asegúrate de que la política cumpla con las leyes laborales locales. Verifica:
- Requerimientos sobre contratos y condiciones de teletrabajo.
- Obligaciones en cuanto a riesgos laborales.
- Aspectos fiscales relacionados con el trabajo remoto.
Por ejemplo:
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La política se alinea con la legislación laboral vigente:
· El teletrabajo será incluido como cláusula en los contratos individuales.
· Se garantiza la cobertura en riesgos laborales bajo la normativa local.
· La empresa cumplirá con las disposiciones fiscales relacionadas.
9. Facilita la comunicación y la cultura organizacional
La distancia física no debe traducirse en desconexión. Implementa:
- Reuniones periódicas (individuales y grupales).
- Herramientas de comunicación internas.
- Estrategias para mantener el sentido de pertenencia y el trabajo en equipo.
Por ejemplo:
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· Reuniones periódicas: una reunión de equipo semanal y una individual mensual.
· Eventos virtuales: talleres y dinámicas online para fomentar la cohesión del equipo.
· Canales internos: Slack y boletines quincenales para actualizaciones.
10. Evalúa y mejora la política continuamente
El teletrabajo está en constante evolución. Establece:
- Revisión regular de la política basada en el feedback de los empleados.
- Adaptaciones a nuevas tecnologías y necesidades.
- Medición de la efectividad mediante encuestas o análisis de desempeño.
Por ejemplo:
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La política será revisada trimestralmente a través de:
· Encuestas de satisfacción.
· Evaluaciones de desempeño general.
· Identificación de áreas de mejora según la evolución de necesidades y herramientas tecnológicas.
11. ¿Por qué implementar el teletrabajo?
Una política de teletrabajo efectiva no solo mejora la productividad, sino que también refuerza la confianza y el compromiso de los empleados. Con una planificación adecuada, tu empresa puede aprovechar al máximo las ventajas del trabajo remoto, fomentando un entorno laboral flexible y sostenible.
