Todos quienes hemos superado un proceso de selección y hemos comenzado en una empresa nueva, hemos pasado por esos primeros días, semanas, en las que todo es nuevo y tienes que adaptarte a nuevos procedimientos, nuevas tareas, etc. El hecho de tener que comenzar, desde cero, en una nueva compañía, hace que puedan surgir nervios y dudas. Para solventar estos problemas, las empresas deben tener un buen plan de acogida, con el que ayudar a las nuevas incorporaciones durante su proceso de aterrizaje. En este artículo te mostramos algunas claves y tendencias para mejorar el plan de acogida.
Tabla de contenidos
1. Onboarding: ¿Qué es?
Onboarding es el término que se le otorga al proceso de incorporación de un nuevo trabajador en una empresa. En dicho proceso, uno o varios empleados de la compañía, muestran, a la nueva incorporación, cómo funciona la empresa, cuáles son los procedimientos, así como su visión, misión y valores.
A través del plan de acogida, el nuevo empleado debe conocer los aspectos más importantes de la compañía, así como la información que le concierne directamente: horarios, tareas, etc.
Durante este proceso, también, se presenta a los compañeros de departamento, así como responsables y directivos, si procede.
Otro punto importante, en el plan de acogida, es el de conocer las instalaciones, siempre que la empresa disponga de oficinas. La distribución de los espacios, así como los puntos de interés común, como los lavabos o las zonas habilitadas para comer, son puntos obligatorios en el recorrido. Además, es necesario enseñar los procedimientos en caso de situaciones de emergencia.
En definitiva, el plan de acogida sirve para presentar y dar la bienvenida a las personas que se incorporan a un nuevo puesto de trabajo, facilitándoles toda la información y los recursos necesarios para poder superar cualquier duda o estado de nervios.
2. Onboarding, inboarding y offboarding
Pese a que este artículo se centra en el concepto de onboarding, existen dos conceptos similares, que se aplican en diferentes situaciones.
2.1 Inboarding
El proceso de inboarding se aplica en el plan de promoción interna de una empresa. Cuando una compañía debe cubrir un puesto de trabajo, dispone de dos vías: externa o interna.
Para poder realizar este proceso, las empresas deben apostar por una formación constante, ya sea genérica o personalizada, de sus empleados.
2.2 Offboarding
Por el contrario, las empresas, también, tienen que afrontar situaciones no tan positivas, en las que deben prescindir de algunos empleados. Para estas situaciones, tener un plan de offboarding ayuda a conseguir que la situación sea lo más normal y respetuosa posible.
Este tipo de planes se ejecutan para evitar que empleado y empresa terminen su relación laboral con una disputa que pueda incurrir en acciones legales, así como para intentar que el trabajador que ha sido despedido pueda dar su opinión sobre los procedimientos de la empresa, con el fin de mejorarlos.
3. Pasos para conseguir un buen proceso de onboarding
A continuación, veremos los principales pasos que debería tener un plan de acogida laboral:
3.1 Paso 1: Comenzar antes de la incorporación
Un buen proceso de onboarding comienza mucho antes de la incorporación del nuevo empleado a la empresa.
El plan de acogida se debe implementar desde el primer momento en que empresa y posible trabajador tienen el primer contacto. Esto suele pasar en el proceso de selección. En este momento, los trabajadores valoran muy positivamente que las empresas tengan un feedback constante durante el período de selección. Ya sea a través de los emails o de las entrevistas, las empresas deben iniciar el proceso de onboarding para que los candidatos comiencen a conocer la empresa.
3.2 Paso 2: Bienvenida general
Tras cerrar el proceso de selección y haber incorporado a un nuevo empleado, el proceso de onboarding sigue con la bienvenida general. En este punto del plan de acogida, el nuevo empleado debe recibir una bienvenida. En esta, se le presenta la empresa en general, realizando el recorrido oportuno por las oficinas y conociendo a los compañeros de otros departamentos.
3.3 Paso 3: Bienvenida específica al puesto de trabajo
La bienvenida específica es una de las partes más importantes del plan de acogida, pues se trata de enseñar al nuevo empleado cuáles van a ser sus funciones y con quien va a trabajar a diario, así como la zona, herramientas, equipos, etc.
Es importante que, en la bienvenida a su puesto de trabajo, el trabajador que se acaba de incorporar pueda preguntar sin miedo a ser juzgado, así como recibir apoyo por parte de sus compañeros y compañeras de departamento.
3.4 Paso 4: Formación
Quizás el punto más importante del plan de acogida. En este punto, una vez el nuevo empleado ya conoce su lugar de trabajo, a sus compañeros y a los demás trabajadores de la empresa, le toca aprender cómo se trabaja en esa compañía en concreto.
En la mayoría de los casos, se da por hecho que la persona que se contrata tiene los conocimientos para desarrollar su trabajo, pero es algo lógico que cada empresa tenga un sistema que, pese a poder parecerse al de otras compañías, siempre hay métodos o procedimientos diferentes. Es por ello por lo que el trabajador debe recibir una formación a su llegada a la empresa.
La formación debería conseguir un equilibrio entre cantidad de información y duración. De nada sirve una formación que está compuesta por un volumen de información muy elevado y que el nuevo empleado disponga de poco tiempo para estudiarla y ponerla en práctica. De la misma manera que no tendría sentido una formación con muy poca información y un tiempo de aprendizaje muy amplio.
Por lo tanto, el trabajador recién incorporado debería tener la oportunidad de mantener un ritmo dinámico en su formación, pero sin sentir presión por estar recibiendo demasiada información, sin tiempo para asimilarlo, o bien sentir que está perdiendo el tiempo.
3.5 Paso 5: Seguimiento
Del mismo modo que con la formación, una persona que se incorpora a una empresa debe aprender muchos conceptos, pero, a su vez, debe ser productivo desde el primer día, por lo que el seguimiento de todo lo que hace debe ser primordial.
En muchas empresas, la persona responsable de dicho seguimiento no termina de ejecutar bien esta labor. El principal motivo es el gran volumen de trabajo que tiene, por lo que dedicar tiempo a revisar y corregir los procedimientos de otro empleado le resta tiempo productivo propio.
Un buen plan de acogida debe estipular de qué manera se debe realizar el seguimiento de una nueva incorporación, para que ambas partes puedan funcionar desde el primer día sin afectar a la productividad de la propia empresa.
4. Tendencias para mejorar el proceso de onboarding
Como pasa con todo, las tendencias marcan la forma de realizar los procesos. En el caso del onboarding, las tendencias actuales marcan un formato cada vez más digitalizado con un plan de acogida más personalizado a cada trabajador.
Las tendencias actuales más seguidas son:
- Plataformas online. A través de este sistema, las empresas pueden ofrecer toda la documentación necesaria que el nuevo empleado debe conocer sobre la compañía y el puesto de trabajo en particular. De este modo, el empleado puede tener acceso a dicha documentación siempre que lo necesite, sin tener que recibir un manual físico.
- Personalizar el manual de acogida. Tal y como comentábamos anteriormente, se procura realizar un plan de acogida individualizado para cada incorporación. Este factor hace que el trabajador se sienta valorado desde el primer día, evitando caer en prácticas del pasado, en las que los trabajadores eran un número más. Además, hoy en día, cada vez más, los puestos de trabajo cuentan con especificaciones adaptadas a los perfiles de trabajadores que se contratan. Por tanto, disponer de un plan de acogida específico y adaptado es una buena herramienta para tener una buena productividad desde el primer día.
- Asignar a un compañero de acogida. Otra de las tendencias más incorporadas es la de asignar a un compañero para que ayude al nuevo empleado en el proceso de incorporación. Este compañero debe conocer las tareas del nuevo empleado y debe tener la paciencia necesaria para poder ayudar sin verse sobrepasado. Es por ello por lo que estos compañeros de acogida deberían disponer de más flexibilidad en sus propias tareas.
- Realizar un tour virtual. Esta es una tendencia que está en auge. Las nuevas tecnologías han sido de mucha ayuda en los procesos de selección. Desde realizar entrevistas a través de softwares de comunicación online, como Teams o Skype, hasta la firma de contratos de forma telemática. Gracias a estos avances, hay empresas que han incorporado a su plan de acogida la realización de una visita virtual por las oficinas. Estas visitas se realizan a través de softwares que disponen del mapa del edificio en 3D, por el cual, el nuevo empleado, puede ver los despachos y espacios de los que dispone su nueva empresa.
- Gamificar el proceso de acogida. Esta tendencia es llevar la tecnología y los procesos de onboarding a otro nivel. Algunas empresas han comenzado a incorporar a su plan de acogida videojuegos con los que las nuevas incorporaciones pueden conocer todos los aspectos importantes, tanto de la empresa como de su puesto de trabajo. Es, sin duda, una forma divertida y dinámica de comenzar en una nueva empresa. Además, es una herramienta que puede servir para el proceso de inboarding, visto anteriormente, ya que puede servir como evaluación para los trabajadores que deseen participar en un proceso de promoción interna.
- Realizar un seguimiento cercano. Relacionado con la asignación de un compañero de acogida, realizar un seguimiento cercano de los primeros días de un nuevo empleado es fundamental, tanto para la empresa como para el propio trabajador. Si el plan de acogida de una empresa se basa en dejar al nuevo trabajador viendo formaciones, las cuales pueden llegar a ser muy aburridas, sin prestarle la atención que necesita y el seguimiento de su adaptación, es probable que las nuevas incorporaciones se replanteen el renunciar al puesto.
- Pack de bienvenida. Por último, otra tendencia que se está implantando es la de ofrecer un pack de bienvenida a los nuevos empleados. En estos packs, las empresas ofrecen productos propios o productos que puedan ser de utilidad para desarrollar su trabajo, como botellas de agua reciclables, elementos de ofimática de cierto nivel o bien cheques regalos para grandes superficies. Sin duda, es una buena estrategia para incorporar al plan de acogida y sirve como aliciente para hacer que ese trabajador sea productivo desde el primer día y comience con buen pie dentro de la empresa.
5. El onboarding digital y sus ventajas
Tal y como hemos visto en el punto anterior, las principales tendencias en materia de onboarding pasan por digitalizar este proceso.
A continuación, veremos las principales ventajas de digitalizar el plan de acogida de una empresa:
- Ahorro de tiempo y recursos. Gracias a la digitalización del proceso de onboarding, las empresas ahorran tiempo en realizar estas tareas administrativas, ya que muchos procesos se pueden automatizar. Este factor permite destinar los recursos del personal administrativo a otras tareas más productivas.
- Evita los errores y descuidos. Del mismo modo que se digitaliza un proceso para ahorrar tiempo, también se hace para evitar los errores y los posibles descuidos que puede provocar un trabajador. Además, una de las ventajas que tiene digitalizar el proceso de onboarding es el hecho de poder incorporar una checklist con la que controlar todos los pasos a seguir en el plan de acogida. Esta lista de comprobación también se puede automatizar para que cada paso que se realice quede marcado y se eviten duplicaciones de procesos.
- Actualización de contenidos. Otra de las ventajas de digitalizar el proceso de onboarding es la posibilidad de actualizar los documentos de una manera ágil e incluso automática. Cada vez que se modifique un procedimiento o una información, esta se puede compartir automáticamente, tanto con las nuevas incorporaciones como con los trabajadores ya en plantilla.
- Fácil acceso a los documentos. En relación con el punto anterior, los nuevos empleados pueden acceder, fácilmente, a la documentación necesaria para realizar la incorporación. Los responsables de RRHH encargados de este proceso de onboarding pueden compartir los documentos con las nuevas incorporaciones para que estas las firmen, a través del sistema de firma electrónica, quedando estos documentos al acceso de ambas partes.
- Proceso adaptado al trabajador. Al tratarse de un proceso digitalizado y automatizado, los responsables de los diferentes departamentos, involucrados en la nueva incorporación, no necesitan estar constantemente pendiente del nuevo empleado. Gracias a tener un control completo de cada paso del plan de acogida, se puede monitorear la incorporación del trabajador y adaptarla, en la medida de lo posible, al ritmo del trabajador.
- Fácil seguimiento del proceso de onboarding. Siguiendo el punto anterior, gracias a la digitalización se puede realizar un seguimiento del proceso de onboarding desde el primer momento. Este seguimiento es necesario que se prolongue cierto tiempo, ya que, si se determina, en el plan de acogida, un periodo muy breve de incorporación, no se podrá realizar un seguimiento efectivo y el trabajador podría sentirse con demasiada carga inicial.
6. ¿Cómo mejorar los procesos de onboarding de tu empresa con Nubhora?
Tras comprobar las muchas ventajas que ofrece la digitalización del proceso de onboarding, la principal duda que nos puede surgir es: ¿Cómo realizo la digitalización del plan de acogida de mi empresa? La respuesta a esta pregunta pasa por conocer la solución integral Nubhora.
Nubhora permite una gestión integral y colaborativa del tiempo y accesos para mediana y gran empresa, así como muchas otras funciones, vistas anteriormente, relacionadas con el Departamento de Recursos Humanos.
Pero relacionándolo con el proceso de onboarding, recientemente, Nubhora ha lanzado un módulo específico para digitalizar el plan de acogida.
Con él, Nubhora permite un acompañamiento del proceso de incorporación de los nuevos empleados.
La gran ventaja que aporta el módulo de onboarding de Nubhora es la posibilidad de planificar y organizar todas las tareas y pasos a seguir del plan de acogida. Los responsables de RRHH, así como los managers de los diferentes departamentos, implicados en una nueva incorporación, podrán realizar las siguientes tareas:
- Una gestión integral del proceso de onboarding, en la que podrán definir las fechas clave, como la incorporación, adjuntar toda la documentación necesaria, tanto para el nuevo empleado como para los responsables del proceso, formaciones, etc.
- Tener una visión general de cómo se está llevando a cabo el proceso de onboarding, con la posibilidad de personalizar todas las tareas que se deben realizar, así como crear las checklist necesarias para controlar las tareas completadas del plan de acogida.
- La posibilidad de tener un feedback entre el manager y los nuevos empleados. Esta opción permite un seguimiento específico y personalizado, por parte de los responsables, hacia las nuevas incorporaciones.
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