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¿Cómo gestionar las guardias en tu empresa?

Son muchas las empresas que a causa del servicio o producto que ofrecen, necesitan tener personal disponible para resolver algunas situaciones que precisan de una cierta urgencia. Para ello existen las guardias, las cuales son una herramienta con la que solventar este tipo de situaciones pero que deben estar bien reguladas, tanto para beneficio de la empresa como para los empleados que las realizan.

1. ¿Qué son las guardias?

Las guardias son el sistema que tienen las empresas de poder disponer de uno o varios empleados, con el fin de que estos puedan atender una tarea que no puede demorarse. Su peculiaridad es que los trabajadores deben estar disponibles para la empresa fuera de su horario laboral convencional. Con esto, se entiende que el empleado sujeto a realizar guardias puede ser requerido sin una planificación previa.

Para que la empresa pueda ejercer este derecho sobre el trabajador, la realización de las guardias debe estar estipulada en el contrato. Por lo tanto, el trabajador deberá aceptar esta cláusula, ya que se trata de una condición más del contrato laboral.

2. ¿Cómo se gestionan las guardias?

La gestión de las guardias depende del tipo de trabajo y, sobre todo, de la política de RR.HH. de cada empresa. Es posible que esta cláusula se aplique a todos los contratos por defecto. Aunque, lo más común, es que estas se apliquen a ciertos puestos de trabajo, cuyas funciones y obligaciones laborales lo precisen.

Un ejemplo, fuera del ámbito sanitario, el cual puede ser el más conocido por la realización de guardias, sería el de un técnico informático de una empresa que ofrece servicios de ciberseguridad. Si un cliente de dicha empresa sufre un ataque, esta debe aplicar un protocolo de emergencia, por lo que podría tener trabajadores cuyo contrato cuente con la cláusula de guardia, y estos deban acudir a su puesto de trabajo para solventar el problema.

Volviendo al inicio de este punto, cabe destacar que las guardias pueden ser cubiertas por una persona contratada, específicamente, para realizar esta tarea. Es poco común, pero en ocasiones, las empresas precisan de un empleado especializado para una tarea en concreto y esta está sujeta a la realización de guardias.

Pese a todo, en las guardias, ya sean a través de una contratación específica o a través de las clausulas de los empleados, deben registrarse las horas de trabajo, así como otorgarles una retribución.

3. Tipos de guardias

Cuando hablamos de guardias, solemos pensar en situaciones de urgencias, en las que los trabajadores deben reaccionar de inmediato, pero la realidad es que no todas precisan del mismo nivel de urgencia.

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Se clasifican en pasivas o de urgencias. A continuación, veremos las diferencias entre estos dos tipos.

3.1 Guardias pasivas

Tal y como indica su nombre, las guardias pasivas son aquellas que requieren de la atención de un trabajador, pero no de manera inmediata. Pese a ello, se consideran guardias ya que es un trabajo que se realiza fuera del tiempo de trabajo de un empleado.

La característica principal es la flexibilidad que tiene el trabajador para realizar la tarea en concreto. Esto implica que el empleado dispone de un tiempo limitado para realizar la tarea, pero puede gestionarse el horario a su conveniencia, siempre y cuando acabe cumpliendo sus labores durante esa tiempo.

3.2 Guardias de urgencia

En contra de las pasivas, las guardias de urgencia sí que requieren de una actuación diligente por parte del empleado. El ejemplo que hemos utilizado anteriormente, el operario informático que debe acudir a su puesto de trabajo para evitar un ciberataque a un cliente de su empresa.

Esa urgencia obliga a que los empleados sean fácilmente localizables. Esto implica a que, pese a que los empleados estén disfrutando de su tiempo libre, no pueden alejarse demasiado de su puesto de trabajo en caso de necesidad de acudir a este. Con el teletrabajo, las guardias también han modificado en cuanto a su realización, según el tipo de trabajo. De todas formas, el empleado deberá estar cerca de las herramientas que precise.

Tickelia - ¿Cómo gestionar las guardias en tu empresa?

4. ¿Cuándo se implementan las guardias?

La implementación de las guardias está sujeta a las necesidades de una empresa. Es posible que esta ya sepa, de antemano, que una nueva incorporación deberá realizarlas, pero también puede pasar que, por circunstancias temporales, o por una modificación de las políticas de la empresa, los trabajadores que ya están en plantilla deban comenzar a realizarlas.

Por lo tanto, hay dos maneras de implantarlas. A continuación, veremos estas dos formas.

4.1 Previas a la firma del contrato

La primera situación, y podríamos decir que la más común, es que las guardias queden estipuladas en el momento de la firma del contrato inicial. Esto implica que el trabajador ya sabe, antes de firmar su contrato, que deberá realizarlas. Estas, lógicamente, deberán quedar bien definidas en el contrato, con los datos principales:

  • Retribución de las horas de guardia.
  • Método de realización: por turnos, por horas, etc.
  • Plazos de realización.
  • Limitación de horas de guardias mensuales.

Se puede añadir más información, la cual servirá para detallar, aún más, las condiciones. Esto es beneficioso tanto para el empleado, quien tendrá toda la información disponible, como para la empresa, que podrá justificar en todo momento, con base legal del contrato, la petición a los trabajadores de realizar guardias.

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4.2 Posteriores a la firma del contrato

En contra a lo visto en el punto anterior, hay empresas que precisan incorporar guardias en su sistema de producción. Esto puede darse por la implementación de un nuevo servicio ofrecido o por una alteración en la producción. Sea el motivo que sea, la empresa debe informar a los trabajadores que deban comenzar a realizarlas.

Este proceso es delicado, pues se debe justificar correctamente la necesidad de implementar un sistema de guardias y debe ser mutuo acuerdo entre empresa y empleados.

Dado que se trata de una implementación posterior a la firma del contrato inicial, esta se añadirá como un anexo al contrato inicial y deberá ser aceptado con la firma del empleado.

4.3 Negativa del trabajador a implementar las guardias después de la firma del contrato

En el punto anterior, hemos visto los métodos de implementación de las guardias. En caso de que sean previas a la firma del contrato inicial, el trabajador puede aceptar el empleo o no, según considere, pero las condiciones ya están definidas desde un inicio.

En cambio, si se implementan una vez ya se ha firmado el contrato, ¿puede el trabajador negarse? La respuesta es sí, pero esto conlleva al cese de la relación laboral con la empresa.

Dado que es el trabajador quien no acepta las nuevas condiciones de trabajo, se considera una baja voluntaria con indemnización, la cual es de 20 días por año trabajado, con un máximo de 9 mensualidades.

Sin embargo, el trabajador puede aceptar la modificación sustancial de las condiciones de trabajo, pero no estar conforme con ellas. Este caso se da cuando la justificación por parte de la empresa, para implantar las guardias, no convence al empleado y este puede decidir recurrirlas y que sea la justicia quien dicte sentencia.

5. Retribución de las guardias

La retribución de las guardias puede realizarse de diferentes maneras. Muchas empresas deciden fijar una cantidad económica a modo de incentivo para que los trabajadores las realicen. Esta cantidad se suele fijar para todos los empleados, sin hacer distinción entre puestos de trabajo o categorías profesionales.

Sin embargo, cuando un empleado realiza guardias, esas horas, automáticamente, se deben considerar como horas extras y ser retribuidas acorde con lo estipulado en los convenios. Son muchas las empresas que utilizan el sistema de compensación de horas, pero este cada vez es menos aceptado, pues los trabajadores piden una retribución económica, ya que la implementación de guardias está creciendo a diario.

Por último, estas horas deben estar correctamente registradas para evitar el exceso de horas trabajadas. En las guardias, también pueden derivar horas extras y estas también deben ser registradas y reguladas.

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6. Más dudas sobre las guardias

A continuación, veremos algunas de las dudas más frecuentes en cuanto a las guardias:

  • ¿Qué pasa si se produce un accidente durante las horas de guardia? En este caso, los accidentes se tratarán de la misma manera que si se producen en el tiempo efectivo de trabajo. Para que un accidente ocurrido durante una guardia pueda ser considerado un accidente laboral o in itinere, se deberán dar las mismas características que si ese mismo accidente sucediera durante una jornada laboral normal.
  • ¿Qué pasa si no se puede localizar a un trabajador en guardia? En este caso, el empleado en cuestión estaría incumpliendo el contrato, siempre que este haya aceptado la realización de las guardias. Es por eso por lo que la implementación de las guardias debe quedar bien detallada y debe ser aceptada por ambas partes.
  • ¿Puede una empresa quitar las guardias? La respuesta es sí. Una empresa puede prescindir de la realización de guardias. Esto es muy común cuando la plantilla crece y la compañía puede crear más turnos de trabajos, los cuales cubren con las necesidades de estas.

7. Herramientas para la gestión de las guardias

A lo largo de este artículo, hemos visto la importancia de mantener una regulación y un registro de las guardias. Para ello, muchas empresas utilizan un sistema específico para controlarlas.

Sin embargo, son muchas las organizaciones que siguen utilizando sistemas desfasado y poco eficientes, con los que se pierde tiempo y recursos.

Soluciones como Nubhora ofrecen una gestión integral y colaborativa del tiempo en las empresas. Gracias a sus módulos de gestión horaria, Nubhora permite tener una visión global de las plantillas.

Con el módulo de Fichaje y Control Horario, Nubhora permite registrar las jornadas laborales de los trabajadores, estén donde estén y desde cualquier dispositivo. Esto ayuda con la implementación de los sistemas de teletrabajo y trabajo híbrido.

Para gestionar los turnos, Nubhora cuenta con un módulo específico para la organización es estos, con el cual se podrá gestionar las plantillas de turnos fijos, rotativos o flexibles, visualizar calendarios y cuadrantes o disponer de la información de las horas de trabajo asignadas por recursos, entre muchas otras funciones.

Por último, Nubhora es 100% integrable con otras soluciones de gestión empresarial, como, por ejemplo, softwares de RR.HH. y nóminas, softwares de gestión ERP & CRM o directorios activos corporativos, entre otros.

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Gemma Mondéjar
Redactora de contenidos en el departamento de Marketing de Inology. Graduada en Comunicación e Industrias Culturales por la Universitat de Barcelona.
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