Matriz de polivalencia

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¿Qué es la matriz de polivalencia y cómo hacerla?

Si necesitas optimizar la gestión de competencias y garantizar que tu equipo sea flexible y eficiente, la solución es la matriz de polivalencia. En este artículo te explicamos qué es y cómo hacerla para potenciar las habilidades de tu equipo, mejorar la asignación de tareas y asegurar la continuidad operativa en tu empresa.

1. ¿Qué es la matriz de polivalencia?

La matriz de polivalencia es una tabla que muestra de forma clara y sencilla qué empleados tienen capacidad para desempeñar determinadas funciones. También permite evaluar su nivel de competencia en cada tarea, lo que facilita la planificación de recursos y la formación.

Sus elementos principales son:

  • Tareas o funciones: Listadas en las filas.
  • Empleados: Enumerados en las columnas.
  • Niveles de competencia: Indicados mediante colores o símbolos, como:

📕 No capacitado
📙 En formación
📘 Capacitado
📗 Experto

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2. ¿Cómo hacer una matriz de polivalencia?

A continuación te explicamos cómo hacerla paso a paso, aplicando un ejemplo práctico para mayor claridad.

Paso 1: Define las funciones clave

Identifica las tareas más relevantes en tu área o departamento. Por ejemplo, en un equipo de ventas podrías incluir:

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  • Atención al cliente
  • Gestión de stocks
  • Ventas

Estas actividades son esenciales para garantizar el éxito operativo.

Paso 2: Recopila información sobre el equipo

Habla con los empleados o responsables para conocer quién puede desempeñar cada tarea y a qué nivel. Por ejemplo, supongamos que tienes 3 empleados: Ana, Juan y Sofía, y obtienes estos datos:

  • Ana está en formación para atención al cliente, tiene experiencia básica en gestión de stocks y es experta en ventas.
  • Juan está capacitado para atención al cliente, pero no tiene experiencia en las otras áreas.
  • Sofía es experta en atención al cliente, tiene buena experiencia en gestión de stocks y está en formación para ventas.
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Paso 3: Diseña la matriz

Organiza la información en una tabla como esta:

Paso 4: Analiza las brechas de habilidades

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Revisa la matriz para identificar áreas de mejora. En este caso:

  • Ana necesita capacitación en gestión de inventarios y mejorar en atención al cliente.
  • Juan requiere formación en gestión de inventarios y ventas.
  • Sofía debe reforzar sus habilidades en ventas.

Paso 5: Elabora un plan de acción

Diseña un plan para cerrar las brechas detectadas:

  • Inscribir a Ana en un curso de inventarios.
  • Asignar a Juan mentorías con Ana para aprender sobre ventas.
  • Proporcionar a Sofía más prácticas supervisadas en ventas.

Paso 6: Revisa y actualiza regularmente

Revisa la matriz cada trimestre para reflejar avances y ajustar las estrategias de desarrollo.

Ejemplo actualizado tras la capacitación:

3. Beneficios de la matriz de polivalencia

  • Identificación de fortalezas y áreas de mejora: Detecta habilidades no utilizadas y vacíos de competencias.
  • Mejor asignación de recursos: Asegura que las tareas sean asignadas a las personas más preparadas.
  • Planes de formación más efectivos: Facilita la creación de programas personalizados de capacitación.
  • Mayor flexibilidad operativa: Garantiza que las tareas críticas puedan ser asumidas por varios empleados.
  • Incremento en la productividad: Optimiza el uso del talento disponible en la empresa.

4. Consejos para implementarla con éxito

  • Comunica a los empleados el propósito de la matriz para evitar resistencias.
  • Ofrece oportunidades de formación accesibles y alineadas con los objetivos empresariales.
  • Considera herramientas digitales que permitan automatizar la actualización de la matriz.
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La matriz de polivalencia es mucho más que una tabla: es una estrategia para maximizar el potencial humano dentro de tu organización. Su implementación efectiva fomenta un entorno laboral flexible, adaptativo y altamente competitivo. ¡Empieza hoy a crear la tuya!

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Susana Jiménez
- Responsable de Desarrollo de Negocio en Inology

Graduada en Dirección Comercial y Marketing por EADA Business School, Susana Jiménez es Responsable de Desarrollo de Negocio en Inology, donde se encarga de crear canales de distribución, prospección del mercado y captación, para seguir generando nuevas oportunidades para Tickelia y Nubhora.


Sobre Susana Jiménez

Entusiasta de la tecnología aplicada al mundo empresarial, ha desempeñado un papel clave en la creación de redes de distribución y en el desarrollo de estrategias comerciales para impulsar el crecimiento en el sector de las tecnologías de la información. Durante más de 15 años de experiencia gestionando grandes cuentas, se he especializado en la prospección y captación de nuevos clientes, así como en la detección de oportunidades dentro de las cuentas existentes.

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