Analisamos os 10 termos-chave que qualquer contabilista deve dominar para exercer eficazmente a sua atividade profissional. Desde conceitos básicos, como activos e passivos, a relatórios financeiros cruciais, como o balanço e a demonstração de resultados. Vejamos como estes termos moldam a compreensão da saúde financeira de uma empresa e a tomada de decisões.
Tabela de conteúdos
1. O que é um contabilista?
Comecemos pelo básico: um contabilista é o profissional responsável pela gestão e registo das transacções financeiras e contabilísticas de uma organização. A sua principal função é manter um registo exato e ordenado de todas as operações económicas da empresa, incluindo receitas, despesas, activos, passivos e capitais próprios.
As responsabilidades de um contabilista podem variar de acordo com a dimensão e a natureza da empresa, mas geralmente incluem
- Registo de transacções: Registar todas as transacções financeiras, tais como vendas, compras, pagamentos e recebimentos, de forma precisa e atempada nos livros de contabilidade da empresa.
- Reconciliação bancária: Comparar os registos da empresa com os extractos bancários para garantir que os valores correspondem e para resolver quaisquer discrepâncias.
- Preparação de demonstrações financeiras: Elaboração de relatórios financeiros regulares, tais como o balanço, a demonstração de resultados e a demonstração de fluxos de caixa, que proporcionam uma visão clara da situação financeira da empresa.
- Conformidade regulamentar e fiscal: assegurar que a empresa cumpre os regulamentos contabilísticos e fiscais em vigor, apresentando declarações e pagando os impostos de forma correcta e atempada.
- Análise financeira: Ajudar na análise das demonstrações financeiras para fornecer informações valiosas sobre a rendibilidade, a liquidez e a eficiência da empresa, permitindo uma tomada de decisões informada.
- Controlo interno: aplicar sistemas e procedimentos contabilísticos eficazes para garantir a integridade e a confidencialidade das informações financeiras e evitar fraudes e erros.
- Gestão de custos: Calcular e analisar os custos de produção e de funcionamento para ajudar a empresa a otimizar a eficiência e a rentabilidade.
- Elaboração de orçamentos: ajudar na preparação e acompanhamento dos orçamentos financeiros, comparando os resultados reais com as projecções para identificar desvios e tomar medidas correctivas.
Em suma, o papel do contabilista é essencial para manter a saúde financeira de uma empresa, fornecendo informações precisas e relevantes para apoiar a tomada de decisões estratégicas e operacionais. Outros perfis profissionais intimamente relacionados com a atividade do contabilista são o controlador financeiro e o diretor financeiro.
2. Evolução do contabilista na empresa
O contabilista tem sofrido uma evolução histórica significativa ao longo do tempo, reflectindo as mudanças na economia, na tecnologia, na regulamentação e nas necessidades das empresas. Segue-se um resumo da sua evolução:
Nas civilizações antigas, como a Mesopotâmia, o Egipto e Roma, já existiam registos das transacções económicas, mas não se pode falar propriamente de contabilidade profissionalizada. Na Idade Média, a contabilidade baseava-se em registos simples e manuais, utilizados principalmente para fins fiscais e de controlo.
Com o surgimento do comércio e a Revolução Industrial, cresceu a necessidade de uma contabilidade mais detalhada e precisa. Surgiram os primeiros textos de contabilidade e foram estabelecidos os princípios básicos de registo e apresentação de relatórios financeiros.
À medida que as empresas cresciam em dimensão e complexidade, a contabilidade tornou-se uma função mais estruturada e foi reconhecida como uma disciplina mais formal. O aparecimento da contabilidade analítica ajudou as empresas a controlar e otimizar as suas operações.
Na primeira metade do século XX, com o aparecimento das empresas e a globalização dos negócios, a contabilidade tornou-se mais profissionalizada. Surgiram associações profissionais e foram estabelecidas normas contabilísticas, como os princípios contabilísticos geralmente aceites (GAAP).
Já na segunda metade do século XX, o desenvolvimento das tecnologias da informação e dos computadores revolucionou a forma como a contabilidade é feita. As folhas de cálculo electrónicas e os sistemas de software contabilístico automatizaram muitos processos manuais, permitindo um processamento mais rápido e preciso da informação financeira.
A globalização e a adoção de normas internacionais de contabilidade (por exemplo, as normas internacionais de informação financeira ou IFRS) conduziram a uma maior normalização da contabilidade a nível mundial. A função contabilística também evoluiu para a análise financeira, o aconselhamento em matéria de decisões estratégicas e a gestão de riscos.
Graças à revolução digital dos últimos anos, à automatização e à análise avançada, os contabilistas têm agora acesso a ferramentas mais poderosas para gerir dados e gerar relatórios mais precisos. Além disso, a função contabilística está cada vez mais integrada com outras áreas da empresa, desempenhando um papel estratégico na tomada de decisões.
Em suma, a figura do contabilista passou de um simples registador de transacções para um profissional fundamental na gestão financeira e estratégica das empresas, adaptando-se constantemente às mudanças no ambiente empresarial e tecnológico.
3. 10 conceitos essenciais que todo o contabilista deve saber
Estes são os 10 conceitos fundamentais que os contabilistas devem utilizar para poderem compreender, gerir e comunicar a saúde financeira de uma empresa, ajudando na tomada de decisões financeiras e estratégicas.
3.1 Ativo
Os activos são todos os recursos e bens que uma empresa possui e que têm valor económico. Incluem activos tangíveis, tais como dinheiro, inventário, propriedade e equipamento, bem como activos intangíveis, tais como patentes, marcas registadas e direitos de autor. Os activos representam os recursos que a empresa pode utilizar para gerar receitas e operar as suas actividades.
3.2 Passivo
Os passivos são as obrigações financeiras que uma empresa tem para com terceiros. Incluem dívidas, empréstimos e outras obrigações pendentes. O passivo representa as fontes de financiamento externo que a empresa obteve para apoiar as suas operações e aquisições.
3.3 Capital próprio
O capital próprio é a diferença entre o total do ativo e o total do passivo de uma empresa. Representa o valor residual que pertence aos proprietários da empresa após a dedução de todos os passivos. É uma medida da saúde financeira e da posição dos proprietários na empresa.
3.4 Receitas
As receitas são os fundos que uma empresa gera através das suas actividades comerciais. Pode provir da venda de produtos, da prestação de serviços, de juros e de outras fontes. As receitas aumentam o património líquido da empresa e são fundamentais para a sua rentabilidade.
3.5 Despesas
As despesas são os custos em que uma empresa incorre para operar e gerar receitas. Incluem os custos directos, como as matérias-primas e a mão de obra, e os custos gerais, como a renda, os salários, a publicidade e os fornecimentos. As despesas reduzem as receitas e afectam a rentabilidade da empresa.
3.6 Balanço
O balanço é um relatório financeiro que apresenta a situação financeira de uma empresa num determinado momento. Mostra o ativo, o passivo e o património líquido da empresa. A fórmula básica do balanço é: Ativo = Passivo Capital Próprio. Fornece uma imagem instantânea da forma como os activos da empresa são financiados.
3.7 Demonstração de resultados
A demonstração de resultados é um relatório que apresenta as receitas, as despesas e o resultado líquido (lucros ou prejuízos) de uma empresa num determinado período, como um trimestre ou um ano. Mostra como a empresa se comportou em termos de geração de receitas e controlo de custos.
3.8 Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um relatório que acompanha as entradas e saídas de dinheiro de uma empresa durante um período. Está dividido em três categorias principais:
- Fluxo de caixa operacional (das operações principais).
- Fluxo de caixa de investimento (de investimentos em activos).
- Fluxo de caixa de financiamento (de actividades de financiamento).
3.9 Depreciação
A amortização é a repartição progressiva do custo dos activos corpóreos ao longo da sua vida útil. É uma maneira de refletir o declínio no valor destes activos devido ao desgaste, uso e obsolescência. A depreciação é registada como um gasto na demonstração dos resultados e tem um impacto na determinação da rentabilidade.
3.10 Depreciação
A amortização é semelhante à depreciação, mas aplica-se a activos intangíveis tais como patentes, direitos de autor e marcas registadas. Tal como a depreciação, a amortização espalha o custo destes activos ao longo das suas vidas úteis e afecta a demonstração dos resultados através do registo de um gasto.
4. Ferramentas de automatização contabilística
A exatidão e a precisão são fundamentais para o trabalho do contabilista. Erros involuntários resultantes do processamento manual de informações podem levar a graves erros contabilísticos que podem resultar em multas. A utilização de ferramentas como o Tickelia elimina este risco, automatizando e simplificando os processos de gestão das despesas de uma empresa. O programa capta e regista automaticamente os dados de despesas de diferentes fontes, como recibos e facturas. O relatório de despesas é efectuado por cada empregado a partir do seu telemóvel, o que reduz significativamente a carga de trabalho manual para o contabilista e minimiza a possibilidade de erro humano na introdução de dados.
A tecnologia OCR/ICR do Tickelia permite a extração precisa de até 18 campos-chave das facturas de despesas, independentemente do idioma e do país. O software gera um documento digitalizado aprovado que tem a mesma validade legal que as facturas originais em papel.
Tickelia os cartões Visa, a gestão das despesas de viagem e os pedidos de adiantamento são apenas algumas das ferramentas que o Tickelia utiliza para facilitar o trabalho quotidiano dos empregados e da equipa de contabilidade. O programa encaminha as notas de despesas para os gestores competentes para verificação e aprovação. A ferramenta pode ser configurada para aplicar regras e limites pré-definidos, garantindo que as despesas apresentadas estão em conformidade com as directrizes estabelecidas pela empresa e com os regulamentos fiscais e regulamentares.
O contabilista pode visualizar todas as despesas da empresa em tempo real, produzindo relatórios detalhados com métricas relevantes para facilitar a análise da situação financeira.
A integração com os sistemas de contabilidade, RH e ERP agiliza todas as operações contabilísticas da empresa, poupando tempo e esforço ao departamento de contabilidade.
Solicite já uma demonstração e surpreenda-se com tudo o que o Tickelia pode fazer para ajudar na gestão contabilística da sua empresa.
